Распространенные ошибки в номенклатуре дел

Нужна ли номенклатура дел?

Статей о номенклатуре дел в периодических изданиях немало, сведения об этом документе содержатся в нормативных правовых актах. Нужно ли еще что-то об этом писать? Полагаю, что да, потому что в последнее время, лично общаясь с работниками коммерческих организаций (преимущественно малого, а иногда и среднего бизнеса) и задавая вопрос «А в вашей организации есть номенклатура дел?», все чаще получаю отрицательный ответ.

Конечно, речь не идет о государственных органах, органах местного самоуправления, бюджетных организациях, крупных акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью, в которых делопроизводство ведут квалифицированные специалисты, знающие, что исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, что в ней определены их сроки хранения. Без номенклатуры дел очень сложно навести порядок в документах: систематизировать их и обеспечить надлежащие сроки хранения.

Но большинство коммерческих организаций, не являющихся источниками комплектования государственного (муниципального) архива, не считают нужным ежегодно составлять, утверждать и использовать в работе номенклатуру дел.

Более того, эту позицию разделяют даже некоторые официальные органы. Например, Роструд (федеральный орган исполнительной власти)на своем портале «Онлайнинспекция.рф» на вопрос № 105610 «Обязана ли коммерческая организация или ИП, занимающиеся строительством, общепитом, организацией досуга, вести номенклатуру дел?» ответил 22.01.2019: «Нормами действующего законодательства не установлена обязанность коммерческих организаций или индивидуальных предпринимателей вести номенклатуру дел. Номенклатура дел указанными лицами ведется по своему собственному усмотрению в порядке, установленном внутренним локальным нормативным актом».

Такая позиция, на наш взгляд, мягко говоря, спорная. Индивидуальные предприниматели, действительно, не упоминаются в нормативных правовых актах, содержащих сведения о номенклатуре дел, но организации – упоминаются, причем без выделения из их числа «коммерческих», которым можно номенклатуру дел не иметь. Подтвердим сказанное цитатами из нормативных правовых актов, которые обязательны к применению всеми организациями России:

Таким образом, первой и главной ошибкой, связанной с номенклатурой дел, является ее отсутствие в организации. Для устранения этой ошибки требуется разработать и утвердить номенклатуру дел по методике, содержащейся в Правилах 2023 года, которые мы процитировали выше.

При анализе применяемых в организациях номенклатур дел встречаются ошибки 2 видов:

• в форме номенклатуры дел;
• в заполнении граф номенклатуры дел и ее итоговой записи.

Кроме того, встречаются и ошибки в порядке работы с номенклатурой дел, т.е. в ее ведении.

Ошибки в форме номенклатуры дел

Казалось бы, таких ошибок вообще не должно было бы быть. Номенклатуры дел для организации и для структурного подразделения:

• до 17.09.2023 имели «установленную форму» (Приложения 25 и 26 к Правилам, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015 года);
• с 17.09.2023 начали действовать «рекомендуемые образцы» (Приложения 1 и 2 к Правилам 2023 года).

Однако на практике можно увидеть наименования граф в номенклатуре дел, которые:

• в лучшем случае взяты из старых Правил 2015 года, не соответствуют внесенным в 2023 г. изменениям.
• Например, графа 3 продолжает называться «Количество дел» вместо «Количество томов (частей)». Это не логично, т.к. в каждой строке номенклатуры значится только 1 дело, просто у некоторых из них за год может сформироваться несколько частей = томов. Эту нелогичность в наименовании графы Правила 2023 года исправили.
  Обычно старые названия граф задерживаются, если номенклатура дел была когда-то разработана и потом актуализировалась не качественно. Корректировки в ее форму в 2023 году были внесены небольшие – их и не заметили;
• в худшем случае наименования граф вообще «взяты непонятно откуда» (см. Пример 1). Их могут сознательно упрощать, чтобы упростить последующее заполнение номенклатуры (например, оставить графу «Срок хранения», исключив из нее ссылку на нормативный документ, откуда взят этот срок).

В категорию ошибок мы не относим ситуацию, когда организация, видя, что в Правилах 2023 года теперь значится «рекомендуемый образец» номенклатуры, решила доработать ее под себя:

• сохранив все надлежащие сведения и
• добавив дополнительные сведения либо разделив содержимое отдельных колонок на несколько граф (например, отдельно срок хранения и нормативный документ со статьей, где он установлен; отдельно локализация для электронных документов; ответственное за формирование дела лицо и т.д.).

Встречаются примеры неправильного расположения заголовков разделов номенклатуры дел (см. Примеры 2, 3 и Фрагмент документа выше). Заголовками являются наименования структурных подразделений или функций, направлений деятельности организации (п. 11 Правил 2023 года). Иногда их ошибочно помещают в графу 1.

Ошибки заполнения номенклатуры дел

Еще одна ошибка, связанная с заголовками разделов номенклатуры дел, – неправильное понимание того, как их формулировать.

Во-первых, не стоит указывать только аббревиатуру. Должно быть полное наименование (сравните Примеры 2 и 3).

Во-вторых, если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, то она может легко промахнуться. Некорректные заголовки:

• наименования фактически несуществующих структурных подразделений («Бухгалтерия», «Плановый отдел») вместо направлений деятельности («Бухгалтерский учет», «Планирование»);
• неправильное обозначение направлений деятельности («Кадры», «Финансы» вместо «Кадровое обеспечение», «Финансирование»).

Нормы по заполнению граф номенклатуры дел не прописаны в Правилах 2023 года, поэтому можно порекомендовать практикам обратиться к иным нормативным правовым актам. Например, к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Инструкция 2018 года). Полагаем, что и в коммерческих организациях вполне возможно применение ее положений в части заполнения граф номенклатуры дел.

Например, в Инструкции 2018 года содержатся четкие правила индексации дел. В основном в организациях соблюдается требование о наличии 2 составных частей в индексе дела. Но не всегда практики понимают, что эти части – не порядковые номера, присваиваемые структурным подразделениям (или направлениям деятельности) организации и делам внутри данного структурного подразделения. Эти части представляют собой коды подразделений (по соответствующему классификатору) и дел, поэтому они должны иметь одинаковое число знаков за счет добавления нолей.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение 1 года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется даже сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы (п. 8.12 Инструкции 2018 года).

Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, что встречается достаточно часто, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру (см. тот же п. 8.12 Инструкции 2018 года). Очевидно, что для индексации новых дел требуются дополнительные индексы. Однако незнание или несоблюдение этого правила приводит к следующим ошибкам:

• в разделах номенклатуры дел отсутствуют резервные индексы дел либо
• они неверно расположены – не в конце раздела (см. Примеры 6 и 7).

Неправильная формулировка заголовков дел – пожалуй, самая распространенная ошибка.

Нарушая главное требование к заголовкам дел о необходимости максимально точного отражения содержания дела и состава его документов, практики часто поступают прямо наоборот: включают в номенклатуру дел запрещенные заголовки типа «Руководящие материалы», «Разная переписка», «Расчеты по зарплате» и т.п.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности (п. 8.13 Инструкции 2018 года):

• название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
• наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);
• наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• дата (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела.

Приведем примеры исправления неудачных заголовков дел, посредством включения в них названных выше элементов.

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие их содержание (п. 8.14 Инструкции 2018 года). В номенклатуре дел фиксируется только заголовок всего дела в графе 2 (ведь номенклатура утверждается до начала делопроизводственного года, документы которого она будет систематизировать), а по окончании года заполняется количество томов в графе 3. Заголовки томов появляются в позже оформляемых документах (на обложках томов, в описи дел и т.д.). См. Пример 8.

Довольно распространенной ошибкой является неправильная последовательность расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел. В результате номенклатурой дел сложнее пользоваться, труднее находить нужные дела. Поэтому следует придерживаться установленного порядка, в основе которого лежит требование об учете степени важности документов, включенных в дела (п. 8.14 Инструкции 2018 года). Дела надо располагать в следующей последовательности:

• учредительные документы;
• организационно-правовые документы (локальные нормативные акты);
• распорядительные документы (сначала от вышестоящей организации (при наличии), затем внутренние);
• плановые и отчетные документы (от годовых до ежемесячных);
• информационно-аналитические документы;
• документы, отражающие основную деятельность подразделения;
• переписка (по алфавиту корреспондентов);
• информационно-справочные документы (справки, служебные записки и др.);
• регистрационные и учетные журналы и картотеки обычно располагаются следом за делом с теми документами, которые учитываются в этих журналах, либо в конце раздела номенклатуры дел того подразделения, которое их ведет;
• базы данных.

При заполнении графы 3 «Количество томов (частей)» допускаются следующие ошибки:

• ее вообще не заполняют по окончании календарного года, считая, что это не обязательно;
• графу заполняют сразу же при разработке номенклатуры дел (совершенно нелогично, но на практике встречалось – человек посчитал, что надо заполнить все, и вписал данные предыдущего года);
• при наличии нескольких томов дела не указывают крайние даты документов каждого тома;
• указывают несколько томов для электронного дела, что неверно.

Для устранения перечисленных ошибок необходимо соблюдать простые правила заполнения графы 3:

• она заполняется по окончании календарного года (п. 8.15 Инструкции 2018 года);
• разбивать на тома обязательно надо только дела с бумажными документами, которые подлежат передаче из подразделений в архив организации. Каждая такая единица хранения («папка») должна содержать не более 250 листов и быть не более 4 см толщины. Исходя из этих критериев и понимают, надо ли разбивать единое дело на тома и на сколько именно;
• в графе 3 последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома (см. «1» в Примере 8);
• если за год в деле накопилось документов только на 1 том, то в графе 3 номенклатуры дел можно:
• указать цифру 1 без детализации с датами («2» в Примере 8) либо
• оставить ее пустой, а в «Примечании» отметить, что дело «Заведено» («3» в Примере 8);
• электронные дела на тома (части) не разделяются, все электронные документы, независимо от их объема, включаются в 1 электронное дело.

Изучение составленных в некоторых организациях номенклатур дел показывает, что при заполнении графы 4 «Срок хранения и № статьи по перечню» обычно совершаются следующие ошибки:

• сроки хранения взяты из устаревшего, не действующего Перечня документов со сроками хранения. Напомним, что с 18.02.2020 действует Перечень, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень 2019 года либо Перечень). Ранее действовавший Перечень, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, признан утратившим силу согласно приказу Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964;
• игнорируются ведомственные перечни документов со сроками хранения и другие профильные нормативные правовые акты – используются сроки только из типового Перечня 2019 года;
• неправильно определяются сроки хранения документов, создаваемых в организации, если в нормативных правовых актах они прямо не установлены;
• указываются только сроки хранения дел без ссылки на номер статьи по перечню (или другому нормативному акту), хотя само название графы 4 того требует;
• ссылки на статьи указываются с ошибками по невнимательности.

Объясним, как правильно заполнять графу 4 (подчеркнем, что многие сложные моменты четко не регламентированы, поэтому мы даем приемлемый вариант на основе анализа нормативной базы и сложившейся практики):

• если в номенклатуре дел используются сроки только из одного типового Перечня 2019 года, то в графе 4 указываем срок и через запятую статью и пункт (если он есть) – см. «1» в Примере 9. Почему не надо указывать наименование этого Перечня? Потому что он основной, по которому необходимо определять сроки хранения, – им пользуются по умолчанию;
• если мы ссылаемся на статьи из других нормативных правовых актов, то их реквизиты указываем:
  • одни организации делают это в графе 4 (где должна быть ссылка на нормативный документ, из которого взят срок хранения – это следует из названия графы) – см. «4» в Примере 9 этой статьи;
  • другие делают это в графе «Примечание» (т.к. там больше места, см. Пример 1 в другой статье этого номера журнала на стр. 75, там указываются аббревиатуры даже каждого используемого типового перечня).
  Если ссылаемся на документ часто, то можно ввести условное обозначение (например, «далее – Постановление № 656») и потом пользоваться им;
• иногда в пункте статьи типового Перечня стоит один срок хранения, а в силу примечания к этому пункту он изменяется, тогда надо сослаться именно на примечание к этому пункту Перечня (см. «2» в Примере 9 и Фрагмент Перечня);
• бывает еще интереснее: есть примечания ко всему типовому Перечню, которые располагаются под его табличной частью. Например, в примечании <1> к Перечню указано, что для неисточников комплектования государственных (муниципальных) архивов срок хранения «постоянно» не может быть менее 10 лет! Тогда что писать в номенклатуре дел такой организации? Появляются варианты:
  • если она решит хранить эти дела постоянно, то ссылается на статью и пункт типового Перечня («1» в Примере 9);
  • если захочет уменьшить срок хранения, то надо определить, каким он будет, на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации, это решение фиксируется в ее протоколе. Тогда в номенклатуре дел пишем скорректированный организацией срок и перечисляем все основания для этого («3» в Примере 9):
    • статью и пункт типового Перечня;
    • примечание <1> к Перечню;
    • реквизиты протокола ЭК.
При определении конкретного срока хранения в годах можно добавить отметку ЭК (например, «10 лет ЭК»). Это позволит по истечении 10 лет провести экспертизу ценности документов дела и решить, стоит ли хранить дальше его целиком либо некоторые изъятые из него документы;
• номера примечаний к статьям типового Перечня пишутся в круглых скобках: (1), (2) и т.д., а номера примечаний ко всему Перечню – в угловых скобках: <1>, <2> и т.д. (см. Фрагмент Перечня далее). Это помогает ориентироваться. В номенклатуре дел мы их можем указать, например, как «прим. 3 к ст. 18 е» и «прим. 1 к Перечню»;
• в примечаниях к некоторым статьям Перечня указан момент, с которого исчисляется срок хранения, его важно перенести в номенклатуру дел (см. «5» в Примере 9). Переносим в номенклатуру не все примечания к статье, а только те, которые относятся к сроку хранения документов вашего дела.

Чтобы было понятнее, процитируем те статьи типового Перечня, на которые мы ссылаемся в номенклатуре дел в Примере 9, поставив в Перечне те же «метки» с цифрами в кружках. Так вам легче будет соотнести, какая ситуация в Перечне как отражается в номенклатуре дел.

Раньше при указании сроков хранения чаще использовали сокращения «пост.», «5 л.», «3 г.» и др. Сейчас стараются указывать срок полностью (как в Примере 9 и самом Перечне), но это четко не регламентировано.

А вот статью и пункт Перечня пишут с использованием сокращения. Лучше так: «ст. 19 а». Хотя встречаются и другие варианты, когда пункт выделяют знаками препинания: «ст. 19 а)» или «ст. 19 “а”». Данный момент тоже не регламентирован, потому и появилось такое многообразие.

Ошибки в графе 5 номенклатуры дел «Примечания» связаны с включением в нее ненужной информации и отсутствием информации необходимой.

Например, в эту графу иногда автоматически, без всякой надобности, переносят записи из графы «Примечания» типового Перечня. Так, табели учета рабочего времени хранятся 5 лет (см. ст. 402 в Фрагменте Перечня выше). В примечании к этой статье указывается, что при вредных и опасных условиях труда табели должны храниться 50/75 лет. Но если в данной организации после проведения специальной оценки условий труда вредные и опасные условия не выявлены, то нет никакой надобности вносить это примечание в графу 5 номенклатуры дел, т.к. здесь табели учета рабочего времени не будут храниться 50/75 лет.

Кстати, если в организации есть вредные и опасные условия труда, то все табели учета рабочего времени нельзя подшивать в 1 дело и давать в примечании пояснение о длительном сроке их хранения для «вредников». Табели по «вредникам» надо вести отдельно, формировать их в отдельное дело и указывать для них срок хранения 50 лет без всяких примечаний.

В то же время, если в номенклатуру дел внесено дело с копиями распорядительных документов вышестоящей организации, то в примечании следует указать, где хранятся подлинники.

В графе «Примечания» номенклатуры дел проставляются следующие отметки (согласно п. 8.17 Инструкции 2018 года):

• о заведении дел («Заведено»);
• о переходящих делах (например, «Переходящее с 2024 года»);
• о выделении дел к уничтожению (например, в номенклатуре дел на 2021 год для дел с истекшим 3-летним сроком хранения вписываем «Выделено к уничтожению по акту от 31.01.2025 № 1»);
• о лицах, ответственных за формирование дел (например, «экономист Петров А.Н.»);
• о передаче дел в другую организацию для продолжения (например, «В связи с реорганизацией передано в ООО “Маяк” по акту от 20.10.2025 № 3» либо короче «Передано в ООО “Маяк” по акту от 20.10.2025 № 3»).

В графе 5 также указываются особенности формирования дела и вид носителя информации, если дела содержат электронные документы (полностью электронные или гибридные). Для электронных документов указывается их локализация (см. Пример 10, а также «4» в Примере 9).

По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел:

• сначала заполняется графа 3 о количестве образовавшихся за год дел / томов,
• а потом на основе этих данных оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных единиц хранения (Пример 11).

В итоговой записи выделяются дела по срокам хранения: постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно), а также переходящие и с отметкой «ЭПК».

Выделение вида носителя информации в итоговой записи изменило ее форму в Правилах 2023 года. Однако не все практики это заметили и продолжают применять отмененную форму образца 2015 года (как «более простую и понятную», по мнению одного из практиков, «тем более, что за это не оштрафуют»). Должна применяться только действующая форма итоговой записи.

Хотя она называется «Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в... году в организации», в ней подсчитывается количество заведенных за этот год единиц хранения (получившихся «папок»):

• у дел с бумажными документами может быть 1 или более томов (критерии деления дела на тома мы описали выше; как при этом заполнять графу 3 номенклатуры, мы показали в Примере 8);
• у электронного дела вне зависимости от его объема всегда получается 1 единица хранения;
• у гибридных дел:
• том с электронными документами – всегда 1 единица хранения,
• а бумажные документы могут составлять 1 и более томов.

Не всем практикам понятно, что такое гибридное дело. Такое дело включает документы и на бумажных, и на электронных носителях. Например, переписка по определенному вопросу ведется с несколькими организациями. При этом с одними организациями – традиционным способом (на бумажных носителях), а с другими – по электронной почте без последующей распечатки писем на бумагу. В целом вся переписка по данному вопросу образует 1 дело, но документы этого дела будут представлены как на бумажных, так и на электронных носителях, собираясь в разные тома.

Бумажные и электронные тома 1 гибридного дела участвуют в расчете итоговых сумм в разных разделах итоговой записи (про электронные и бумажные единицы хранения). Потом они попадают в разные описи дел.

Еще у некоторых возникают сложности с подсчетом единиц хранения переходящих дел. Правильный алгоритм следующий:

Ошибки в ведении номенклатуры дел

Отметим также распространенные ошибки в ведении номенклатуры дел:

• наличие в организации номенклатур дел в отдельных структурных подразделениях и отсутствие сводной номенклатуры дел организации. При этом ситуация наоборот грубой ошибкой не считается: когда только служба ДОУ разрабатывает сводную номенклатуру организации (и фактически разрабатывает ее разделы за все подразделения);
•  несвоевременное составление номенклатуры дел. До конца года она должна быть утверждена, чтобы с начала нового календарного года по ней можно было работать;
• не соблюдение процедуры разработки номенклатуры. Хотя в формах номенклатур дел из Приложений 1 и 2 к Правилам 2023 года четко видно, кто должен подписывать, согласовывать и утверждать их;
• не включение в номенклатуру дел новых, первоначально не запланированных дел, в т.ч. из-за отсутствия резервных номеров;
• не оформление в номенклатуре дел по окончании календарного года итоговой записи. Либо просто могут сильно затягивать с этим, потому что конкретной даты для данного действия в нормативных документах не установлено. Лучше «закрывать» номенклатуру дел прошедшего года в январе-феврале следующего, тогда при обнаружении нестыковок и утрат больше шансов «найти концы» и восстановить максимум возможного.

В заключение подчеркнем значение номенклатуры дел. Она просто необходима для систематизации и поиска документов, правильного формирования дел, составления описей дел, соблюдения сроков хранения. Безграмотная работа с номенклатурой дел существенно усложняет выполнение всех этих задач.