Принимает ли Государственный архив Российской Федерации электронные документы долговременного хранения?
В настоящее время прием электронных документов Государственным архивом Российской Федерации еще не начался. Однако создавать документы долговременного хранения в электронном виде можно, если внедрена система хранения электронных документов. Позже эти документы можно будет передать на государственное хранение.
Впервые условия хранения электронных документов были определены еще в 2015 году приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Приказ обеспечил прием на хранение электронных документов на оптических дисках CD-R, DVD-R.
В СЭД федеральных органов исполнительной власти 1 уже накоплен значительный объем электронных архивных документов. Объем информации, задокументированной в электронной форме в процессе деятельности ФОИВ, по данным Росархива, ежегодно возрастает в несколько раз.
Следующий шаг в хранении электронных архивных документов – это хранение с помощью специализированных информационных систем.
2 марта 2022 года Правительство России утвердило Положение о государственной информационной системе «Платформа «Центр хранения электронных документов» 2. Оператором платформы «ЦХЭД» является Минцифры России, заказчиком – Федеральное архивное агентство, разработкой и развитием платформы «ЦХЭД» занимается ФГАУ НИИ «Восход».
См. статью «Бесплатные государственные ИТ-решения для электронного документооборота и архива» в № 6’ 2022
См. статью «Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД» в № 12’ 2020
См. статью «Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта» в № 1’ 2021
См. статью «Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД» в № 1’ 2021
Платформа «ЦХЭД» создается для комплектования, учета, хранения и использования архивных электронных документов, обеспечит их сохранность, целостность и пригодность для использования на протяжении всего срока хранения с сохранением юридической значимости. Документы, направляемые на хранение, будут иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. В опытной эксплуатации приняли участие 20 федеральных органов исполнительной власти.
Источникам комплектования представляется возможность организовать хранение с использованием собственного архивного модуля или, при его отсутствии, в облачном хранилище, откуда потом электронные документы будут переданы в ЦХЭД.
ГИС «Платформа “ЦХЭД”» будет подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Благодаря этому ведомства смогут направлять электронные архивные документы в Государственный архив Российской Федерации на хранение, а также получать подтверждение о размещении документов в нем.
Функциональные требования к информационным системам в части передачи в государственный архив содержатся в приказе Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69: «1.5. СХЭД в архиве государственного органа должна обеспечивать прием электронных архивных документов, переданных из СЭД, их учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган».
Можно ли приказы по основной деятельности переводить в электронный вид и где это прописано? Как представить приказ в электронном виде по запросу?
Приказы по основной деятельности можно переводить в электронный вид. Хранение архивных электронных документов организаций – источников комплектования государственного архива будет обеспечиваться платформой «ЦХЭД». До того, как ведомства наладят электронное взаимодействие с государственным архивом, архивные электронные документы могут накапливаться в ведомственных архивах.
Четкий перечень документов, которые можно переводить в электронный вид, не сформулирован. Решение принимает организация самостоятельно на основе готовности обеспечить сохранность электронных документов.
Нормативной поддержкой выступает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который приравнивает усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) к собственноручной.
Долговременная сохранность электронного документа – это период времени, в течение которого он поддерживается в качестве доступного и аутентичного свидетельства (доказательства). При решении задачи долговременной сохранности электронного документа необходимо обеспечить воспроизводимость, полноту и неизменность – защиту от несанкционированных изменений.
Приказ по основной деятельности можно издавать в электронном (цифровом) виде при наличии внедренной системы хранения электронных документов (СХЭД).
Приказ по основной деятельности имеет постоянный срок хранения, при его создании должны быть соблюдены следующие условия:
Представлять электронный документ можно в электронном виде или в виде бумажной копии с электронного подлинника.
Копию может заверить организация – владелец документа либо нотариус. На оформление копий есть установленные...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).
В новых архивных Правилах, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, сказано, что основной файл архивного электронного документа должен быть в PDF/A. При этом многие разработчики электронного архива предлагают хранить файл основного документа в том формате, в котором он был создан, и визуализированную копию в PDF/A. Не является ли это нарушением требований новых Правил?
В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы, копии и проекты документов? Что делать с гибридными делами, в которых есть и бумажные, и электронные документы? Как зафиксировать локализацию документов: в своих и чужих информационных системах, на своем сервере и на компьютерах работников? Сначала рассказываем о правилах, закрепленных в нормативных документах (они достаточно скудны), а потом показываем примеры – как это делается на практике.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
