Спустя почти год после вступления в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» на сайте Росархива были опубликованы методические рекомендации по его применению, но без грифа утверждения или согласования, одобрения.
Эту новую разработку ВНИИДАД специалисты отрасли уже и не ждали. Потому что, во-первых, в самом ГОСТ Р 7.0.97-2016 прослеживается некоторая методическая составляющая за счет применения формулировок: «…по усмотрению организации…», «…закрепляется в локальном нормативном акте организации…», «…может проставляться…, включать…, дополняться…» и т.п. А во-вторых, ГОСТ Р 7.0.97-2016 разработан с учетом преемственности правил, закрепленных в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, и не вносит каких-либо коренных изменений в оформление реквизитов организационно-распорядительных документов и разработку бланков. А предыдущий ГОСТ Р 6.30-2003 за почти 15 лет можно считать практически внедренным.
Тем не менее специалисты надеялись, что в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» будут разъяснены и фактически исправлены прежде всего небрежность разработки и технические ошибки, допущенные и в тексте, и в приложениях к самому стандарту. Анализ текста и приложений к Методическим рекомендациям показывает, что, к сожалению, формальный подход и небрежность разработки проявились и в них. А самое главное – сам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации оказались практически не ориентированными на актуальную цифровизацию, на решение задач создания документов в статусе электронных оригиналов, что является проблемой для всех специалистов служб делопроизводства.
Обратим внимание на методику, которая применялась на общегосударственном уровне в процессе разработки унифицированных систем документации и Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации:
Результатом применения данной методики является такой всем известный «долгожитель», как Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, электронные шаблоны которого поддерживаются информационной системой «1С:».
Наибольших успехов в разработке типовых унифицированных форм документов достигли ФНС России, Росстат, Минфин России, Пенсионный фонд РФ и Банк России, сформировавшие унифицированные системы документации, которые включены в Общероссийский классификатор управленческой документации, и поддерживающие в актуальном состоянии альбомы форм. Именно типовые унифицированные формы и их электронные шаблоны (как форма представления документов) позволили этим организациям обеспечить переход на реальный публичный электронный документооборот в зоне их ответственности и в рамках стандартизации электронной отчетности.
В настоящее время на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) каждый федеральный орган должен самостоятельно разрабатывать и утверждать Альбом шаблонов унифицированных форм документов в пределах своей компетенции. Для их разработки большое значение имеют единые требования к оформлению документов и, как следствие, единообразные формы представления и оформления реквизитов, атрибутов и метаданных электронных документов. Пока неизвестно, будет ли разработан Альбом форм унифицированных организационно-распорядительных документов, которым, кстати, в ОКУД присвоены соответствующие коды форм.
Для практической деятельности служб делопроизводства организаций из этой методики можно сделать конкретные выводы:
Эти рекомендации могут представлять собой один или несколько локальных нормативных актов, они станут вариативными правилами, их легко актуализировать, публиковать на внутреннем сайте, доводить до сведения, обучать исполнителей, на их основе методически руководить составлением и оформлением документов исполнителями и осуществлять нормоконтроль их качества. А самое главное – разрабатывать на их основе типовые формы документов соответствующих видов.
Типовые унифицированные формы утверждаются приказом первого руководителя, постепенно включаются в Классификатор форм документов организации, а затем на их основе проектируются «входные» формы в СЭД и необходимые электронные шаблоны для создания документов в статусе электронных оригиналов или проектов и копий.
Как разработать Классификатор, Табель и Альбом унифицированных форм документов организации, показано в статье с множеством примеров «Разработка форм документов на предприятии» журнала № 1' 2017
См. статью «Для каких документов создавать бланки» журнала № 2' 2017
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Описан опыт крупного предприятия по обучению своих сотрудников делопроизводству и грамотному оформлению документов: кого стоит обучать, масштаб группы, частота мероприятий, форматы обучения, используемые материалы и приемы, организационный аспект.
Один из разработчиков этого документа объясняет его основные положения. Для каких организаций он обязателен? Работу с какой частью своей документации они должны вести в соответствии с ним? Как он регулирует ответственность работников за документы? В целом он соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016, но конкретизирует некоторые положения стандарта: про бланки документов, используемые шрифты и гербы, подготовку и оформление отдельных видов документов, процедуру согласования, про подписание, даны примерные перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью.
Руководитель службы ДОУ крупного предприятия делится своим опытом минимизации количества ошибок при создании документов исполнителями. В этой части статьи автор рассказывает об оставшихся 3 инструментах. Во-первых, о том, что из часто «выгребаемых» за исполнителями ошибок в организации был разработан специальный справочник, заточенный под задачи создания текстов управленческих документов (он опубликован целиком, можете его позаимствовать). Во-вторых, речь идет об образцах документов. И в-третьих, об обучающих семинарах.
Руководитель службы ДОУ делится своим опытом преодоления несовершенств нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении документов при его внедрении на крупном предприятии: какой стратегии придерживаться, как отвечать на вопросы подразделений о промахах стандарта (бухгалтерии, службе безопасности, техническим подразделениям и др.).
На практике можно встретить множество правильных и неправильных вариантов оформления реквизита «адресат» на письмах. Давайте «отделим зерна от плевел», разобрав следующие вопросы. Где размещать этот реквизит? Включать ли в него адрес? Как указывать наименование организации, подразделения, должности и Ф. И. О. – в каком порядке и падеже? При направлении документа сразу нескольким организациям когда уместно будет указать их обобщенно, а когда перечислить конкретно? Как адресовать письмо частному лицу? Какие этикетные фразы в обращении и подписи сейчас уместны? Что писать после обращения «Уважаемый» – «Иван Иванович!» или «г-н Иванов», «господин Президент»? В каждом случае есть свой оптимальный вариант – поможем его подобрать. Такие статьи хороши тем, что их можно использовать как удобное методическое пособие (все систематизировано и наглядно показано) не только для себя, но и для своих подчиненных, коллег, если вы устали объяснять им «прописные истины».
В статье описан живой опыт разработки Классификатора, Табеля и Альбома унифицированных форм документов конкретного предприятия. Автор предупреждает читателя о возможных ошибках на этом пути, советует оптимальный алгоритм действий и демонстрирует образцы оформления документов. Вы поймете, как инициировать такой проект, собрать нужную информацию с подразделений, проанализировать ее и систематизировать, оформить результаты должным образом, а потом корректировать по мере необходимости, отслеживая версионность форм документов.
Давайте разбираться, как перенаправить часть входящих документов, чтобы они миновали генерального директора (это разгрузит его и ускорит исполнение): по каким правилам организуется предварительное рассмотрение документов? как разработать Классификатор основных направлений деятельности? как оформлять на входящих документах отметку о предварительном рассмотрении? чем она отличается от резолюции? как закрепить за сотрудниками службы делопроизводства необходимые им полномочия? Если правильно внедрить предварительное рассмотрение документов, это будет способствовать повышению статуса и авторитета службы делопроизводства.
В этом номере журнала начнем осваивать «начинку» шаблона документа в MS Word 2010, упражняться будем на примере служебного письма. Освоим размещение реквизитов на листе в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Научимся настраивать поля ввода текста; даты; элементов, выбираемых из списков; а также блоков часто повторяющихся фрагментов текста.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
