Номенклатура дел и СЭД: практика применения в ответах на вопросы

Возможности номенклатуры дел как классификатора документов в большинстве организаций, к сожалению, недооценены. А система электронного документооборота (СЭД), в сущности, представляет собой систему метаданных и электронных форм для создания и учета (регистрации) документов, комплекс классификаторов и справочников, систему управления правами доступа. СЭД должна позволять маршрутизировать документопотоки, иметь хранилище для текущего (оперативного) хранения документов и проведения экспертизы ценности. Давайте разберемся, как можно использовать номенклатуру дел в СЭД для управления документами организации.

Номенклатура дел как классификатор

Номенклатура дел является многофункциональным документом, который позволяет фиксировать и учитывать состав документального фонда организации в систематизированном виде.

На первом уровне классификации выделяются разделы номенклатуры дел:

• по всем функциям и вопросам деятельности организации (схема функционального типа) или
• по ее структурным подразделениям (схема структурного типа).

Документальный фонд подразделяется таким образом на функциональные документные комплексы.

На втором уровне классификации в номенклатуре дел фиксируются категории дел по степени их значимости и принадлежности к системам документации с учетом принципа взаимосвязи документов и их значения для полного раскрытия вопросов деятельности. Именно на этом этапе в каждом разделе номенклатуры дел обеспечивается последовательность расположения категорий дел:

• учредительные и др. организационные документы самой организации;
• распорядительные документы вышестоящих организаций (копии);
• распорядительные документы самой организации;
• планы по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
• за планами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих планов;
• отчеты по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
• за отчетами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих отчетов;
• в зависимости от видов деятельности возможна систематизация планов и отчетов об их выполнении;
• категории дел (документы), отражающие основную профильную деятельность организации / подразделения и принадлежащие к специальным системам документации: первичной учетной, технологической, проектной, конструкторской и другим;
• договоры по степени значимости (по видам сделок, возможна также дополнительная систематизация по алфавиту наименований контрагентов);
• за договорами возможно расположение дел с перепиской о заключении или выполнении этих договоров и журналов, баз данных, в которых регистрируются договоры;
• переписка по степени значимости вопросов (возможна дополнительная систематизация по степени значимости и алфавиту наименований корреспондентов);
• учетные документы (все виды отдельно существующих журналов, картотек, баз данных);
• регламентирующие документы об организации делопроизводства и архивного хранения документов (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

А на третьем уровне классификации документов в номенклатуре дел закрепляется и учитывается состав дел, т.е. первичных комплексов документов структурных подразделений. Документы систематизируются и формируются в дела в соответствии с признаками заведения дел. Их шесть:

• номинальный – название вида дела (переписка, журнал, книга и т.п.) или вида / разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и  т.п., т.к. все документы, за исключением писем, имеют оформленное на них название вида, т.е. «сами себя называют»);
• авторский – название автора документа: организации, структурного подразделения или должностного лица. Любой документ имеет автора, это один из необходимых идентификационных реквизитов;
• предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;
• корреспондентский – название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат – основной реквизит в письме);
• географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (обычно используется в сочетании с корреспондентским признаком);
• хронологический – даты (период), к которым относятся документы дела (дата – также идентификационный реквизит любого документа);
• учитывается также подлинность или копийность документов. Невозможно формировать в одно дело подлинники и копии, у них разные сроки хранения (исключение составляют досье, личные и судебные дела).

Обратите внимание: носитель документа не имеет значения, т.к. документы, создаваемые в информационных системах организации, классифицируются и систематизируются в составе документального фонда по таким же правилам, как и документы в бумажной форме.

Название информационной системы и электронная форма документов (дела) обычно фиксируются в графе «Примечание» номенклатуры дел, а общее количество электронных дел отражается в итоговой записи к ней отдельной строкой.

Нормативная база для разработки номенклатуры дел

Требования к разработке номенклатуры дел как классификатора отразились в следующих действующих на настоящий момент нормативных правовых актах и методических документах:

• Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477) ¹;
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);
• Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44);
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
• Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (опубликованы на сайте Росархива 18.07.2018).

Опыт лучших практик показывает, что правила разработки номенклатуры дел лучше регламентировать в отдельном локальном нормативном акте организации, а не оформлять их в составе Инструкции по делопроизводству.

Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утв. приказом Минкомсвязи от 02.09.2011 № 221), в п. 19 говорят, что «в классификационной схеме СЭД… должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел…».

Классификаторы номенклатуры дел и СЭД помогут друг другу

Правильно разработанная номенклатура дел сразу дает для проектирования СЭД:

• классификатор вопросов и участков деятельности;
• классификатор структурных подразделений;
• классификатор систем и подсистем документации, из которых состоит документальный фонд организации;
• классификатор дел как первичных комплексов документов и др.

Номенклатура дел – это не иерархический классификатор (как думает большинство ИТ-специалистов), а матричный. Его возможная структура показана в Схеме 1. Такой матричный классификатор отражает реальные связи функций и документов (дел) по каждому подразделению, что позволяет правильно маршрутизировать документопотоки и обеспечить реальный электронный документооборот в организации.

В номенклатуре дел и в СЭД должно быть определено, какие документы существуют и оформляются в статусе бумажных оригиналов, а какие – в электронной форме. В СЭД должна быть возможность управления шаблонами создания электронных оригиналов и электронных копий документов. И, наконец, при правильной функциональности СЭД автоматически могут быть получены (как отчеты из системы на требуемую дату):

• номенклатура дел организации / подразделения;
• внутренние описи документов каждого...