Сроки хранения госконтрактов и договоров, связанных с закупками

Договоры о закупках

В Перечне УД 2019 г.¹ появилась ст. 225, которая включает контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц.

Поскольку этот Перечень не конкретизирует, о каких закупках идет речь, то можно предположить (исходя из самого наименования статьи), что речь идет о закупках, которые регулируются Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ². Положения указанного закона регламентируют закупки, которые проводят организации с государственным³ участием (наполовину или более чем наполовину принадлежащие государству, а также их дочерние структуры).

Но закупками, то есть проведением конкурентных процедур, закупками у единственного поставщика занимаются не только организации с госучастием. Зачастую это делают и просто коммерческие компании, которые осуществляют закупки путем проведения торгов, в т.ч. на электронных торговых площадках, что регулируется уже не ФЗ-223, а локальными нормативными актами конкретной организации.

Так, например, на Электронной торговой площадке Группы Газпромбанка (ЭТП ГПБ) работают секции закупок:

• по ФЗ-223 о закупках;
• по Федеральному закону «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ⁴;
• для коммерческих организаций введена в эксплуатацию секция закупок, обеспечивающая реализацию требований постановления Правительства РФ от 01.07.2016 № 615 «О порядке привлечения подрядных организаций для оказания услуг и (или) выполнения работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме и порядке осуществления закупок товаров, работ, услуг в целях выполнения функций специализированной некоммерческой организации, осуществляющей деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах»⁵.

Поэтому возникает вопрос, какие закупки регулирует данная статья. Если все-таки предположить, что ст. 225 Перечня УД 2019 г. регулирует закупки только по ФЗ-223, то возникает резонный вопрос: что делать обычным коммерческим компаниям, деятельность которых не регулируется этим законом, но закупки они осуществляют, какой статьей им руководствоваться при определении срока хранения договоров, заключенных по результатам закупок?

В рамках ФЗ-223 можно закупать товары, услуги или работы. Но вполне возможно, что ваша организация осуществит закупку и таких работ, которые предусмотрены Перечнем НТД 2021 г.⁶:

Тогда несмотря на то, что договор заключен по результатам закупки по ФЗ-223, мы будем применять срок хранения:

• не по ст. 225 Перечня УД 2019 г. (5 лет ЭПК после истечения срока действия договора и исполнения обязательств по нему);
• а более длительный по соответствующей статье Перечня НТД 2021 г. (в Примерах 1 и 2 фигурировали сроки 15 лет ЭПК и постоянно).

Поэтому следует при определении срока хранения договоров по закупкам не слепо руководствоваться одной статьей 225 Перечня УД 2019 г., а делать детальный анализ всех статей Перечня УД 2019 г. и Перечня НТД 2021 г., чтобы выбрать максимальный срок хранения и руководствоваться именно им.

Государственные и муниципальные контракты

Для государственных и муниципальных контрактов на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд⁷ в последнем Перечне УД 2019 г. предусмотрена специальная статья:

Раньше срок хранения госконтрактов в соответствии со ст. 272 старого Перечня УД 2010 г.⁸ составлял:

• 5 лет ЭПК и
• постоянно (по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам).

В Перечне УД 2019 г. теперь установлен один срок – 5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта и прекращения обязательств по контракту. Но сразу сделаем оговорку, что указанный срок хранения изменен профильным законом с 01.01.2022: информация и документы, предусмотренные в ФЗ-44 о госконтрактах, теперь хранятся не менее 6 лет с момента начала закупки (ч. 15 ст. 4 ФЗ-44), если заказчик подготовил их не в ЕИС⁹ и (или) не на электронной (специализированной) площадке и не размещал информацию и документы в них. Под началом закупки понимается размещение в ЕИС извещения о ее осуществлении (направление приглашений принять в ней участие), а в случае закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) – заключение контракта (п. 3 ч. 1 ст. 3 ФЗ-44). Поэтому, учитывая изменения, внесенные ФЗ-44 в сроки хранения договоров, следует скорректировать номенклатуры дел на 2022 год.

В отношении госконтрактов целесообразно придерживаться следующего подхода – храните их:

• не менее 5 лет, начиная с 1 января года, следующего за годом их завершения делопроизводством, т.е. когда истек срок их действия и прекратились обязательства по ним;
• но не менее 6 лет с момента начала закупки.

Сроки хранения госконтрактов содержатся и в Перечне НТД 2021 г. в примечаниях к отдельным статьям (см. например, ст. 583 и 594):

Срок хранения договора зависит от его формы (бумажной или электронной)

Обратите внимание: сроки хранения договоров, указанные в ст. 224 (с учетом изменений ФЗ-44) и в ст. 225 Перечня УД 2019 г., относятся только к тем документам, которые подготовлены заказчиком не в ЕИС и (или) на электронной (специализированной) площадке, и он не размещал информацию и документы в них, т.е. договор заключен на бумажных носителях без размещения в соответствующих информационных системах.

Если по результатам закупки договор заключен в электронном виде на электронной торговой площадке и размещен на этой же площадке и в ЕИС, то срок хранения, указанный в Перечне УД 2019 г. (с учетом изменения ФЗ-44), не подойдет! При этом заключение договора в электронном виде по результатам закупки может быть прямо предусмотрено договоренностью сторон или даже требованием законодательства.

Например, в настоящее время компании, которые работают по ФЗ-223, обязаны в соответствии с его ст. 3.4 договор по результатам конкурентной закупки с участием субъектов малого и среднего предпринимательства заключать с использованием программно-аппаратных средств электронной площадки, и такой договор должен быть подписан электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени соответственно участника такой конкурентной закупки, заказчика (ч. 28 ст. 3.4 ФЗ-223).

При этом документы и информация, связанная с осуществлением закупки с участием только субъектов малого и среднего предпринимательства, полученные или направленные оператором электронной площадки заказчику, участнику закупки в форме электронного документа, хранятся оператором электронной торговой площадки¹⁰ не менее 3 лет (ч. 30 ст. 3.4 ФЗ-223).

Конечно, заказчик может заключать договор в электронном виде по результатам торгов не только с субъектами малого и среднего предпринимательства (если это предусмотрено Положением о закупке организации и извещением о закупке). В этом случае договор будет храниться на ЭТП, и вполне возможно, что это будет его единственное место хранения.

Многие компании, чтобы не запутаться со сроками хранения договоров, заключенных по результатам закупок в электронном виде, включают специальный раздел в Положение о закупках.

Как видите, получается конфликт с фундаментальным правилом делопроизводства и архивного дела, которое гласит, что срок хранения документа зависит от его содержания, но не зависит от его носителя (электронной или бумажной формы). Это «старое доброе правило» зафиксировано и в Инструкции по применению действующего Перечня УД 2019 г.

Но вот анализ нормативных правовых актов (заметим, это касается только закупок, осуществленных в электронном виде) говорит несколько о другом. Сроки хранения договоров, заключенных в электронном виде и размещенных на электронных торговых площадках, определяются постановлением Правительства РФ:

Если ваша организация осуществляет хранение договоров, заключенных в электронном виде на одной из электронных торговых площадок, то необходимо изучить Регламент этой площадки, чтобы понять, как на ней определяется порядок хранения документов.

Но сразу заметим, что кроме срока хранения, никакой другой информации о порядке хранения, уничтожения документов по закупкам оператором ЭТП автор не нашла. А ведь уничтожением договоров должна заниматься та компания, которая осуществляет их хранение. Видимо, основные силы операторов ЭТП уходят на наполнение и обеспечение сохранности содержимого ЭТП, а о выделении документов к уничтожению пока не задумываются.

Особенность уничтожения документов в электронном виде заключается в том, что документ считается уничтоженным, только если уничтожена последняя резервная копия (такой подход используется в мировых практиках, но в российском законодательстве он пока не закреплен). Поэтому, на взгляд автора, должен быть определен:

• не только срок хранения договоров в электронном виде на ЭТП и ЕИС;
• но и порядок их уничтожения с учетом того, что указанные документы размещаются не только на ЭТП, но в ЕИС в Реестре договоров (такой порядок по своей сути должен опираться на порядок уничтожения документов на бумажных носителях: включение в состав экспертной комиссии представителей компаний, чьи документы готовятся к уничтожению, отбор документов и т.д.);
• и самое главное, должен быть определен порядок информирования заказчика и исполнителя (подрядчика) о том, что данные договоры уничтожены.

Как в номенклатуре дел отразить хранение договоров на ЭТП

При составлении номенклатуры дел в части хранения договоров следует учитывать, что документы в электронном виде могут храниться на разных ЭТП, а значит, и папки по хранению будут сформированы на каждой ЭТП. Поэтому если ваша организация аккредитована на нескольких ЭТП, в номенклатуре дел следует отразить папки для хранения документов по сделкам в электронном виде для каждой площадки.

Если по результатам торгов договор будет заключен на бумажном носителе, то это одна папка, а если – в электронном виде, то это уже другая.

У организации, аккредитованной на нескольких площадках, в номенклатуре дел отразится все это многообразие.

В Примере 6:

• в делах 09-25 и 09-27 собираются бумажные договоры, которые заказчик подготовил не в ЕИС и (или) не на электронной (специализированной) площадке и не размещал информацию и документы в них;
• а дела 09-24 и 09-26 отражают нахождение заключенных электронных договоров в двух разных ЭТП (с отражением адресов соответствующих сайтов в Интернете).

Но возникают такие ситуации, когда договор заключен в электронной форме по итогам электронного аукциона, а в ходе исполнения договора может быть заключено дополнительное соглашение на увеличение объема поставок в простой письменной форме на бумажном носителе, т.к. торги уже могут быть закончены. Кроме того, не всегда стороны прибегают к платным услугам ЭТП, чтобы и дополнительное соглашение подписать в электронном виде. Для подобных случаев как раз и пригодится дело 09-28 из Примера 6.

В этой ситуации договор заключен в соответствии с ч. 28 ст. 3.4 ФЗ-223 с использованием программно-аппаратных средств электронной площадки. По общему правилу соглашение об изменении договора совершается в той же форме, что и договор, если из закона, иных правовых актов, договора или обычаев не вытекает иное (п. 1 ст. 452 ГК РФ). ФЗ-223 особых требований на этот счет не содержит. Поэтому рекомендуем предусматривать возможность подписания дополнительных соглашений в простой письменной форме:

• непосредственно в самих договорах, которые заключены в электронном виде, (см. Пример 7) либо
• в Положении о закупке заказчика.

Сложившаяся в настоящее время практика не отрицает возможности заключения дополнительных соглашений в бумажной форме к договорам, заключенным в электронной форме, даже при отсутствии указания об этом в локальных документах заказчика. Поэтому в данной ситуации не должно быть негативных последствий для участников сделки.

Отчеты об исполнении госконтрактов

Ст. 224 Перечня УД 2019 г. говорит о сроках хранения государственных, муниципальных контрактов на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд. При этом иные документы в данной статье не предусмотрены. Стоит обратить внимание еще на ст. 214 этого же Перечня – вполне возможно, что в некоторых организациях будет удобно хранить упомянутые в ней отчеты вместе с самими госконтрактами.