Ведомственные перечни документов со сроками хранения: что уже сделано и где проблемы

Кто какие перечни разрабатывает

Законом об архивном деле ¹ установлено, что для экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности организаций, применяются перечни документов со сроками хранения: типовые и ведомственные.

Типовые перечни документов со сроками хранения ² разрабатываются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (таковым является Федеральное архивное агентство (Росархив)), а ведомственные перечни документов разрабатываются федеральными органами государственной власти и иными государственными органами Российской Федерации.

Понятие «ведомственные перечни документов» нормативно не закреплено, но оно широко употребляется специалистами для обозначения перечней, которые разрабатываются федеральными государственными органами для установления видового состава и сроков хранения документов, образующихся в деятельности центральных аппаратов этих органов, их территориальных органов в субъектах Российской Федерации (если они имеются) и подведомственных организаций (при их наличии).

В чем отличия перечней документов со сроками хранения:

• в типовом фигурируют документы по общим для всех организаций функциям;
• а в ведомственном – характерные для отрасли, регулируемой автором ведомственного перечня. Иначе говоря, именно ведомственные перечни отражают специфику документирования деятельности, которая в одном случае относится к сфере образования, в другом – к сфере труда и трудовых отношений, в третьем – к сфере здравоохранения или иной.

В ведомственный перечень включаются документы:

• как по типовым функциям (из типового перечня);
• так и документация, характерная только для деятельности ведомства.

Для типовой документации в ведомственном перечне, как правило, устанавливается тот же срок, что и в типовом перечне. Изменение срока хранения допускается в 2 случаях:

• если с момента утверждения типового перечня произошли изменения в законодательстве, в соответствии с которыми срок хранения документов был увеличен или сокращен;
• повышение сроков хранения возможно в случае обоснования его особенностями работы ведомства (уменьшение сроков хранения на этом основании недопустимо).

Если перечни типовых документов разрабатываются Росархивом и регулярно пересматриваются (например, за последние несколько десятилетий сменили друг друга перечни 2000 года, затем 2010 года и действующий сейчас перечень 2019 года), то с ведомственными перечнями у нас все не так благополучно. Разрабатывают и регулярно пересматривают свои перечни лишь отдельные ведомства (Федеральная налоговая служба, Федеральная таможенная служба и некоторые другие), большая часть федеральных органов исполнительной власти в последние десятилетия не разрабатывала новых перечней документов, в связи с чем специалистам в сфере делопроизводства и архивного дела не оставалось ничего другого, как руководствоваться ведомственными перечнями, разработанными еще в 1970–1980-е годы, несмотря на то что они не отражают современной документации. Кроме того, в результате регуляторной гильотины старые ведомственные перечни были отменены, и применять их при проведении экспертизы ценности нельзя просто потому, что они утратили юридическую силу.

Крайние сроки для выпуска ведомственных перечней

Для того чтобы инициировать разработку ведомственных перечней, Правительством РФ было дано поручение от 26.03.2020 № ДЧ-П-44-2409, в соответствии с которым федеральные органы исполнительной власти должны разработать и утвердить новые перечни документов со сроками хранения.

Росархивом было направлено письмо в федеральные органы исполнительной власти об организации выполнения этого поручения Правительства РФ ³. В письме сказано, что федеральным органам исполнительной власти:

• имеющим современные ведомственные перечни документов, необходимо провести их сравнительный анализ с Перечнем типовых управленческих архивных документов ⁴ (далее – Перечень типовых управленческих документов), подготовить и представить на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве (далее – ЦЭПК при Росархиве) изменения, вносимые в действующие перечни документов (в срок не позднее IV квартала 2020 г.) или новые редакции действующих перечней документов (в срок не позднее II квартала 2021 г.).
• не имеющим современных ведомственных перечней документов, было рекомендовано завершить их разработку не позднее 1-го квартала 2022 г. 

Какие ведомственные перечни уже готовы и что на подходе

По данным Росархива, на данный момент большинство федеральных органов исполнительной власти ведут разработку (переработку) перечней документов, однако работа эта ведется с разной интенсивностью. Есть органы власти, которые уже разработали и утвердили новые или обновленные ведомственные перечни, но есть и такие, которые по различным причинам не успевают выполнить эту работу в установленные сроки.

Так, Минпромторг России планирует завершить разработку своего ведомственного перечня документов в 1-м квартале 2023 года, поскольку в его ведении находится большое количество организаций различных видов деятельности, а также торговые представительства Российской Федерации за рубежом, что требует сложной аналитической работы для его подготовки. В связи с наличием большого количества территориальных органов и...