Кто должен разрабатывать номенклатуры дел структурных подразделений.

Где написано, что должны делать структурные подразделения

В действующем законодательстве делегирование ответственности за работу с документами до уровня подразделения прямо не сформулировано (в рамках административной ответственности упоминаются юридические лица, должностные лица), но в нормативных правовых актах Росархива оно фактически закрепляется как принцип, как норма. Это было и в ранее действовавших актах¹, есть и в действующих. Например:

• в грифах утверждения номенклатуры дел, описей дел и акта о выделении дел к уничтожению (сводных) должна оформляться подпись руководителя организации,
• а номенклатуру дел и проект акта структурного подразделения подписывает руководитель подразделения (а не секретарь, помощник или ответственный за делопроизводство).

Общий алгоритм разработки сводной номенклатуры дел всего предприятия на основе номенклатур дел подразделений закреплен действующими нормативными правовыми актами Росархива (процитируем их далее), которые более строго соблюдаются организациями – источниками комплектования при участии куратора соответствующего архива. Иные организации также стараются ему следовать, поскольку уполномоченные архивные органы в субъектах Российской Федерации контролируют соблюдение требований законодательства об архивном деле не только государственными и муниципальными, но и негосударственными организациями.

Кроме того, годовой раздел описи дел каждого вида и годовой акт о выделении документов к уничтожению служба делопроизводства также составляет на основе соответствующих описей и актов, полученных от структурных подразделений.

Служба делопроизводства анализирует «первичные» документы подразделений, а ответственность несет за разработанные ею сводные документы:

Обратите внимание, процитированные далее архивные Правила 2023 года обязательны для применения организациями любой сферы деятельности и любой формы собственности. Формы номенклатур дел организации и структурного подразделения вошли в них в качестве приложений². Однако названы они там рекомендуемыми образцами. В форме номенклатуры дел организации ее руководитель расписывается в грифе утверждения. А в форме номенклатуры дел подразделения его руководитель оформляет свою подпись.

Если служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру для (за) всех

Судя по ситуации, описанной нашим читателем (и кстати весьма распространенной), руководство вашего предприятия считает службу делопроизводства очень профессиональной и с достаточным ресурсом времени. Она, действительно, отвечает за разработку сводной номенклатуры дел предприятия при методической помощи архива в определении сроков хранения, но должна выполнять эту работу на основе номенклатур дел подразделений.

Разработка качественной номенклатуры дел для крупного предприятия со сложной схемой оргструктуры фактически представляет собой проект с участием руководителей, наиболее квалифицированных специалистов отрасли и даже с участием внешних консультантов, включая представителя гос- или муниципального архива (источником комплектования которого является организация). А по времени проект может длиться до полугода, т.к. в номенклатуру дел должны быть включены абсолютно все документы предприятия, в т.ч. существующие в информационных системах. Профессионализма и времени требует также разработка схемы классификации дел (совершенно необязательно разделы номенклатуры дел должны быть похожими на схему оргструктуры). Качественно сделанная номенклатура дел становится одним из базовых классификаторов в информационных системах предприятия. Кроме того, первый этап экспертизы ценности документов проводится как раз в процессе разработки номенклатуры дел.

Служба делопроизводства может в плановом порядке за 4–6 месяцев разработать проект сводной номенклатуры дел предприятия, но обследование и анализ документов структурных подразделений она все равно будет проводить с участием руководителей подразделений и специалистов отрасли. Доступ к документам структурных подразделений необходимо будет получить на основании приказа руководителя предприятия, в котором можно утвердить график обследования документальных фондов подразделений.

Наиболее распространенный способ выполнить поручение руководства «разработать номенклатуру дел для всех» – это следующий организационный алгоритм (но при его реализации все равно требуются ресурсы и взаимодействие подразделений):

• служба делопроизводства инициирует издание приказа первого руководителя, в соответствии с которым руководители подразделений должнынаправить ей подписанные ими номенклатуры дел своих подразделений (см. Пример 1). Если номенклатура разрабатывается в первый раз или существенно перерабатывается, то можно не пугать коллег термином «номенклатура», а запросить простые списки / перечни всех дел / папок, информационных систем / директорий, представлений и даже электронных таблиц, которые использует подразделение в своей работе (см. Пример 2). Форма представления этого списка / перечня может быть похожей на номенклатуру дел структурного подразделения, чтобы было удобно делать последующий «свод»;
• приказ подписывает первый руководитель, служба делопроизводства ставит его на контроль (на 2 месяца и долее);
• служба делопроизводства в приказе формулирует «задачу самой себе» и в течение всего контролируемого срока помогает структурным подразделениям организовать составлениеноменклатуры / списка / перечня дел, одновременно выявляя подлинники и копии документов, их принадлежность к разным системам документации, ответственных за работу с ними, определяя / намечая сроки хранения. То есть фактически осуществляется обследование и таким образом определяются состав и ценность документального фонда, т.к. руководители подразделений не думают об учете документов, сроках их хранения, обеспечении сохранности и т.п. аспектах своей работы;
• получив номенклатуры / списки / перечни дел структурных подразделений, служба делопроизводства начинает свою профессиональную работу по этапам:
  • разработка классификационной схемы (разделов номенклатуры дел);
  • редактирование / формулирование заголовков дел и
  • уточнение сроков их хранения;
  • систематизация заголовков дел;
  • оформление сводной номенклатуры дел предприятия как документа, согласование его с экспертной комиссией, утверждение первым руководителем (лучше приказом или подписью в грифе утверждения).

Обратите внимание на примеры приказов:

• в Примере 1 показан приказ, который распределяет обязанности по разработке номенклатуры дел так, как предусмотрено нормативным правовым актом Росархива,
• в Примере 2 сформулированы обязанности всех необходимых участников этого процесса (служба делопроизводства вместе с архивом «в гордом одиночестве» эту задачу не выполнят). Руководителям структурных подразделений необходимо поручить организовать составление перечня всех документов и документированной информации, которые образуются в деятельности их подразделений.А составлять такой список будут те, кому эти руководители поручат это сделать (не во всех подразделениях есть ответственный за делопроизводство).

Что включать в список:

• дела / папки с бумажными документами;
• папки на сервере и на рабочих компьютерах с электронными документами, проектами и скан-копиями;
• таблицы в Excel или др. программах, в которых часто фиксируются сведения о документах;
• информационные системы, в которых создаются, хранятся документы.

В приказе из Примера 2 и предлагаемой к заполнению форме сотрудникам подразделений стоит предложить определить значимость документов, а при возможности указать сроки хранения дел и основания их установления:

• если они знают нормативный срок хранения документов дела и смогут дать ссылку на источник, то это идеально. Особенно ценно, когда они ссылаются не на утвержденный Росархивом типовой Перечень документов со сроками хранения³ или ведомственный (если таковой применяется в вашей отрасли), которые служба делопроизводства и так знает лучше них, а когда они ссылаются на какие-то свои «профильные нормативы» (например, регламенты работы торговых площадок, указания Банка России или закон об АО для корпоративных документов и т.п.). Специалисты подразделений лучше знают правила работы со своей профильной документацией – вот их и нужно выяснить – попросив изложить в списке;
• если вам удастся организовать работу так, чтобы сотрудники подразделений (при консультационной поддержке службы делопроизводства и архива) указали срок хранения у всех фигурирующих в их перечне документов / дел, то у вас появится возможность научить их пользоваться типовым Перечнем документов со сроками хранения и ведомственным перечнем (если такой существует). Возможно, благодаря вам, сотрудники подразделений впервые о них узнают и поймут, что документы нельзя уничтожать просто когда им удобно, что у документов есть обязательный срок хранения;
• вариант указания срока «постоянно», потому что «руководитель сказал» или «так всегда делали» тоже информативен – он даст понять, что определением срока хранения таких документов в подразделении еще никто не занимался.

Если за предыдущий год номенклатура дел разработана, то легче попросить подразделения отметить в ней, что именно изменилось, чем поручать составлять «полный список всего», необходимый для полноценного обследования состава документов подразделений с нуля.

Что включить в номенклатуру дел структурным подразделениям

Документальный фонд организации – это совокупность абсолютно всех документов всех систем документации, образованных в процессе ее деятельности. За него отвечает первый руководитель, как и за организацию делопроизводства (см. п. 1.10 Правил делопроизводства госорганов). И даже если он делегирует какую-то часть полномочий одному из заместителей, в зоне ответственности которого окажется деятельность службы делопроизводства и организация мероприятий по соблюдению нормативных сроков хранения документов, ответственность за документальный фонд (систематизация, хранение, обеспечение сохранности и т.п.) все равно несет первое лицо.

Соответственно, за документальные фонды структурных подразделений несут ответственность руководители подразделений, поскольку документы подразделения отражают специфику его работы. Большая часть документов подразделений, как правило, относится не к управленческой, а к специальным системам документации. Правила документирования и порядок работы с ними регламентируются специальными нормативными правовыми актами и ГОСТами на производственную, технологическую, конструкторскую и т.п. документацию, которые профессионально знают и применяют специалисты отрасли (технологи, конструкторы, строители, производственники)! Именно эти документы (бумажные и электронные подлинники и копии, которые в обязательном порядке должны учитываться) прежде всего вносят в номенклатуру в каждом подразделении.

А условно типовыми делами в каждом подразделении могут быть как раз организационно-распорядительные документы (т.е. управленческие), например:

• Положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников (подлинники или копии; должностные инструкции могут быть выделены в отдельное дело);
• Рабочие инструкции (для рабочих профессий, когда не разрабатываются должностные инструкции);
• Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии (рассылка по вопросам профильной деятельности подразделения);
• Распоряжения главного технолога / заместителя по производству;
• Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении (подлинники или копии; к подлинникам могут быть заявления работников о переводе или увольнении);
• Приказы об отпусках и командировках (подлинники или копии);
• Планы работы и отчеты об их исполнении (производственные, финансовые, бюджет подразделения; утвержденные планы – копии, отчеты – подлинники).

В каждом подразделении составляются табель учета рабочего времени, ведется учет имущества и оборудования (подлинники или копии документов об инвентаризации), документы по охране труда и технике безопасности и т.п., т.е. документы по общим вопросам управления. Кроме того, в каждом подразделении составляются служебные записки и при наличии полномочий руководителя – ведется переписка и заключаются договоры.

Все журналы и книги учета, все таблицы, базы данных в информационных системах, которые применяются в структурных подразделениях, вносятся в номенклатуру дел с указанием их локализации.