По данной теме собраны статьи, которые помогут вам:
  • Организовать дистанционную работу офиса, воспользовавшись рецептами крупной компании (в т.ч. по ведению делопроизводства);
  • Освоить современные бесплатные программы для видеоконференций (позволят дистанционно проводить совещания), а также программы постановки задач и отслеживания их выполнения (мы дали анализ имеющихся на рынке вариантов и подробную инструкцию к двум из них);
  • Грамотно работать с «облаками»;
  • Повысить виртуозность электронной переписки;
  • Узнать о законодательных изменениях в сфере использования электронных подписей и получить кейсы их применения в организации. Это готовые решения, обкатанные на практике.
Экономьте свои силы и повышайте эффективность работы (а высвободившееся время сможете потратить на более приятные вещи :)

Опыт перевода компании на дистанционную работу

Описан ценный опыт крупного предприятия по организации дистанционной работы в сжатые сроки, самые удачные решения можно продолжить использовать и после «выхода из карантина». Кого оставить в офисе, а кого перевести на удаленную работу из дома. Как это технически реализовать: удаленный доступ к необходимым программам, электронной почте, перевод внутренних и внешних коммуникаций в онлайн. Как службе делопроизводства при помощи СЭД и иных инструментов продолжить дистанционно выполнять свои задачи, что при этом придется доделывать после возвращения в офис. Как сохранить управляемость коллектива и контроль.

Как организовать видеоконференцию при помощи Zoom

Организовать полноценное совещание территориально разрозненных людей реально, если у каждого есть компьютер (или хотя бы смартфон) и доступ в Интернет. Рассказываем вам о наиболее подходящей программе для этого, причем бесплатной: как установить Zoom, как ее использовать организатору «встречи» и участникам, какие настройки удобно сделать.

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Программы для дистанционной постановки задач и отслеживания их выполнения

Есть целый класс бесплатных программ, в которых можно работать командой: дистанционно ставить задачи, отражать и контролировать ход их выполнения – это менеджеры задач. Предложим вам ассортимент наименований таких программ, отсортировав их по принципам работы. Освоить их реально за 1-2 дня, и тогда управлять коллективом дистанционно будет легче (кстати, исключительно в личных целях их тоже можно использовать).

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Коммерческая тайна при обмене документами с контрагентом

Можно ли установить режим коммерческой тайны для информации, которой контрагенты обмениваются между собой? Что для этого необходимо (обязательна ли при этом реализация в компании – обладателе коммерческой тайны полного комплекса мероприятий по ее защите, включая издание специального ЛНА)? Как нанести гриф ограничения доступа на документ? А если он отсутствует на физическом носителе, например направляется по электронной почте? Поводом к написанию статьи послужили вопросы читателя.

Англоязычная деловая переписка по электронной почте

Рассказывая о правилах англоязычной международной переписки, порой будем отмечать ее национальные особенности в некоторых странах. Но большинство правил все-таки универсальны. Из статьи вы узнаете, как грамотно и уважительно написать партнеру, чтобы рассчитывать на аналогичный «теплый прием». Какой шрифт использовать? С какой формулы вежливости начать (если вы знаете пол и семейное положение адресата и если не знаете)? Насколько церемониально витиеватые обороты к кому уместо использовать? Что считать приглашением перейти на «ты»? Каковы особенности в применении знаков препинания? Какие общеизвестные сокращения будут восприняты как неуместный сленг, а какие – подчеркнут ваш уровень владения языком? В какие сроки считается вежливым дать ответ? Что написать, если вы в них не укладываетесь? Как сформулировать автоматический ответ на приходящие на ваш электронный ящик письма в период своего длительного отсутствия (например, на время отпуска)? В каком формате лучше указывать даты? Ведь в разных странах порядок расположения в них дня, месяца и года различается. Как указывать точное время с использованием всемирного (UTC)? Какие заключительные формулы вежливости уместны в тексте электронного письма? И как оформить свою подпись?

Корпоративная электронная почта на Google

На Google-почте можно создать электронный ящик не только с родным доменом этого бренда (gmail), но и с любым адресом после @, что позволяет использовать ее и для корпоративной почты. Здесь удобно одновременно обмениваться электронными письмами и вести общение в чате. Покажем, как можно структурировать архив электронных писем, осуществлять поиск, настроить автоматическую подпись в конце текста создаваемых посланий, писать письма (в т.ч. сохраняя историю переписки и пересылая их нескольким адресатам).

Что меняется в получении и применении квалифицированной электронной подписи

Какие электронные квалифицированные подписи теперь смогут использовать сотрудники организации? Как изменился их состав? Где и как теперь их получать? Требования к аккредитации удостоверяющих центров, выдающих ЭП, существенно ужесточили (чего стоит одно лишь повышение размера необходимого капитала с 7 млн до 1 млрд руб.). Это приведет к их резкому сокращению: вместо 500 останется несколько десятков. Что будет с выданными ими электронными подписями? Когда работодателю надо «отзывать» свои ЭП?

Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

В каких форматах можно изготавливать электронные подлинники документов

Покажем вам, чем опасно изготовление подлинников документов в форматах DOC, DOCX, ODT и PDF – как после их подписания даже усиленной электронной подписью можно незаметно изменить текст документа. Объясним, какие форматы сейчас являются самыми надежными для создания электронных подлинников и их последующего архивного хранения. Продемонстрируем, как созданный в Microsoft Word документ перед подписанием можно транслировать в них.

Облака и управление документами: выгода и риски, правовые и технические проблемы

Давно уже вопрос стоит не о том, использовать облако или нет, а о том, как это делать максимально эффективно и с минимальным риском для жизни. Данная статья перечисляет плюсы этой технологии, но основное внимание уделяет ее потенциальным проблемам. Статья содержит рекомендации коммерческой организации по выбору поставщика облачных услуг для хранения документов, она поможет оценить договор, предлагаемый вам к подписанию, обратит ваше внимание на возможные ценовые уловки и «выкупные» платежи.

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!