Разработчики нового Перечня документов со сроками хранения из ВНИИДАД рассказывают об изменениях раздела 1 «Организация системы управления» в Перечне 2019 года по сравнению в Перечнем 2020 года: как изменились структура, состав документов и сроки хранения.
Обращаем ваше внимание на 4 группы изменений в сроках: сокращение срока «постоянно» до «5 лет ЭПК», чтобы на этапе экспертизы ценности решать, какие документы все-таки стоит хранить постоянно; замена постоянного срока на «до ликвидации организации» и в чем тут разница; сокращение временных сроков хранения и другие варианты их изменения.
18 февраля 2020 года вступил в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1. Перечень 2019 г. впервые получил четкое правовое обоснование, т.к. все его статьи прошли правовую экспертизу, в т.ч. в федеральных органах исполнительной власти, которые дали нормативное обоснование формулировкам многих статей, в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.
Официального выхода нового Перечня давно ждали как сотрудники архивов и делопроизводственных служб организаций, так и специалисты государственных и муниципальных архивов. Было очевидно, что предыдущий аналогичный Перечень 2010 г. 2 уже не мог отвечать новым задачам.
Кроме того, накопившийся опыт проведения экспертизы ценности документов показал, что многие виды документов имеют долговременное практическое применение, но это не означает, что они должны храниться вечно.
За счет исключения некоторых видов документов, не относящихся к типовым и ставших неактуальными, а также объединения в статьях единых комплексов документов, было сокращено количество статей с 1003 (в Перечне 2010 г.) до 657 (в Перечне 2019 г.). Например:
- в разделе «Трудовые отношения» было 87 статей, стало 58;
- в разделе «Кадровое обеспечение» было 100 статей, стало 78;
- в разделе, посвященном административно-хозяйственному обслуживанию, было 120 статей, стало 47;
- в разделе «Социально-бытовые вопросы» было 79 статей, стало 41.
Значительно уменьшилось количество статей с отметкой «ЭПК». Вместо срока хранения «постоянно» стал широко применяться срок хранения «до ликвидации организации».
В серьезной корректировке нуждалась и традиционная структура Перечня. Рабочей группой разработчиков Перечня, с учетом предложений многочисленных рецензентов, было принято решение об изменении структуры Перечня 2019 г. Это касалось в первую очередь раздела 1 «Организация системы управления».
Изменение структуры и состава статей
Изменение структуры раздела 1 было связано с необходимостью сконцентрировать в нем виды документов, ранее разбросанные по другим разделам Перечня 2010 г., а также включить в него новые виды документов, отражающих развитие процессов управления на современном этапе. Было признано целесообразным создание отдельного раздела 11 «Обеспечение режима безопасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций», в который вошел полный комплекс документов по данным вопросам. Раздел 12 «Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений)» был исключен, т.к. деятельность общественных организаций и документы, образующиеся в их деятельности, не имеют отношения к типовой управленческой документации.
Первый раздел является фундаментом, закладывающим основы построения любого Перечня, т.к. в нем сосредоточены виды документов, отражающие правовые вопросы управления, систему управления, распорядительную деятельность организаций.
Таблица 1. Сравнение структуры разделов «Организация системы управления» двух перечней
