Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Что подлежит учету в архиве

Полный и достоверный учет документов в архиве организации – ситуация идеальная и не всегда возможная на практике, но к этому стоит стремиться. По общему правилу, в архиве не должны храниться неучтенные документы.

Учет выполняет задачи регистрации (классификации) каждой единицы хранения (учета) в составе архивного фонда организации, а также установления фактического количества таких единиц в архиве организации.

Под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве, а под единицей хранения архивных документов – учетная и классификационная единица архивного фонда организации, имеющая самостоятельное значение.

Следует заметить, что единица хранения и единица учета архивных документов не всегда равнозначны. Например, единица учета кинодокументов – одна или несколько единиц хранения определенного кинофильма. В случае с обычными бумажными документами единица учета и единица хранения совпадают по объему.

Архивные документы на традиционном носителе могут храниться в папке, переплетенной книге («деле», как говорят архивисты), файле. Это и будет единица хранения документов на бумажном носителе (совокупность связанных между собой документов или один документ на одном или нескольких листах бумаги).

В свою очередь каждая такая папка (переплетенная книга, отдельный документ и т.д.) в рамках документального фонда организации учитывается в составе номенклатуры, а в архиве – в описи дел (архивный фонд организации). Это и есть единица учета документов на бумажном носителе.

Документы коротких сроков хранения, как правило, в архив организации не передаются, учитываются по номенклатуре. А документы более длительных сроков хранения (постоянного, по личному составу, временных свыше 10 лет) учитываются по формам учета, установленным Правилами 2015.

Различные обстоятельства цикла жизнедеятельности организации зачастую ведут к тому, что сведения в учетных документах перестают отражать реальную ситуацию объемов архивного фонда организации – документы в архиве могут:

• получить неисправимые физические повреждения;
• быть не обнаружены по результатам проведенного розыска;
• быть выделены по акту к физическому уничтожению;
• поступить по решению руководства в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет;
• быть сданы в государственный архив и т.д.

Поэтому своевременное и объективное отражение этих и множества других изменений в учетных документах архива организации и является первостепенной задачей архивиста (работника, ответственного за архив).

Последовательность действий

Причину выбытия документируем соответствующим актом

На первом шаге снятия с учета архивных дел должно наступить определенное обстоятельство, которое является основанием для изменений учетных данных по архиву организации.

Большинство этих обстоятельств выявляется по результатам проверки наличия и состояния дел в архиве организации, которые отражаются в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

В ходе проверки наличия и состояния архивных документов могут обнаружиться расхождения в цифрах объемов дел ввиду ошибок технического характера, вызванных «человеческим фактором».

Например, во время проверки могут быть установлены пропущенные номера дел (за делом № 25 следует дело № 27). Часть архивных дел, имеющих литерные номера (к номеру, обозначенному арабской цифрой, добавляется буква кириллического алфавита «а», «б», «в»), «забывают» отразить в итоговой записи к архивной описи либо наоборот пропускают номера при нумерации дел по описи.

В этом случае основанием для внесения изменений в учетные документы является акт о технических ошибках в учетных документах (показан в Примере 1), итоговая запись к описи также пересоставляется с учетом выявленных ошибок.

Следующий достаточно распространенный случай связан с обнаружением в архиве организации «чужих» архивных документов. Особенно это актуально для организаций, расположенных на территории крупных производственных площадок советской эпохи, сохранивших в своих «недрах» архивные документы по личному составу и по основной деятельности давно ликвидированных советских предприятий и организаций. Но не только от флагманов советского производства может достаться подобное наследство. Вполне возможно обнаружить документы от постороннего ликвидированного юридического лица и в собственном не очень большом офисе. Собственники организации могли принять решение о выделении нового юридического лица из уже существующего, а документы этого нового юридического лица по каким-то причинам в новую организацию не попали.

В двух описанных выше случаях опять-таки в силу «человеческого фактора» эти документы, не относящиеся собственно к архивному фонду организации, были учтены исполнителями, ответственными за архив, ведь, как известно, в архиве не могут храниться неучтенные документы.

В этом случае основанием для выбытия и внесения соответствующих изменений в учетные документы станет акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (Пример 2).

Таким же основанием для выбытия документов будут два других акта, о которых речь шла в публикациях прошлого года: акт об утрате документов и акт о неисправимых повреждениях архивных документов.

Напомним важный аспект. В отношении документов Архивного фонда РФ и организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов перед принятием руководителем организации окончательного решения о снятии с учета по актам-основаниям, речь о которых была выше, необходимо эти акты представить на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего федерального архивного учреждения или органа управления архивным делом субъекта РФ. Необходимо также учитывать региональную специфику этого согласования. В разных российских регионах могут предъявляться дополнительные требования к материалам, представляемым вместе с актами, для запуска процесса согласования комиссией.

Но не только проверка наличия и состояния архивных документов в архиве организации бывает причиной снятия с учета архивных документов.

Ситуация может быть вполне стандартной для организации-источника комплектования соответствующего государственного или муниципального архива. Подошел срок передачи документов в архив. Упорядоченные организацией документы сдаются на постоянное (долговременное для личного состава) хранение в архивохранилище госархива или муниципального архива. Это обстоятельство необходимо также отражать в учете архива организации. В этом случае основанием для отражения выбытия дел в учетных документах архива организации станет акт приема-передачи архивных документов на хранение по форме приложения № 20 к Правилам 2015 (см. Пример 3).

В ходе подготовки к передаче документов на хранение в государственный или муниципальный архив неизбежно будет выявлено некоторое количество архивных документов, которые дальнейшему хранению уже не подлежат в связи с истечением установленных сроков хранения, практической и исторической ценности не имеют, а потому вполне могут быть уничтожены. В этом случае учесть выбытие дел позволит акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (Пример 4) по форме приложения № 21 все к тем же Правилам 2015.

И последний из возможных актов – оснований выбытия документов из архива организаций – акт об изъятии из дел и возвращении собственнику подлинников личных документов.

Речь идет о ситуации, когда бывшие работники в силу разных личных обстоятельств «забывают» в организации свои подлинные личные документы, которые работодатель вынужден хранить до востребования работником в течение установленных сроков. Это, как правило, документы на аналоговом (бумажном) носителе: обычно трудовые книжки, реже дипломы и свидетельства об образовании, актовые свидетельства органов ЗАГС. Собственник указанных документов или его законные представители (наследники) вправе по письменному заявлению истребовать свои документы из организации. Вполне вероятно, что по мере продвижения страны по пути всеобщей цифровизации (электронные трудовые книжки и т.п.) такая практика будет встречаться все реже и реже.

Само изъятие и возвращение документов должно быть оформлено актом об изъятии из дел и возвращении собственнику подлинников личных документов. Его форму Правила 2015, к сожалению, не предусматривают (нет ее и в действующих правилах работы госархивов 2020 года).

В качестве образца можно порекомендовать воспользоваться формой акта, которая действовала до недавнего времени в отношении государственных и муниципальных архивов – см. приложение 1 к Правилам работы госархивов 2007 года (были утверждены приказом Минкультуры РФ от 10.09.2007 № 1273 и в настоящее время не действуют), – как ее можно заполнить в данной ситуации, мы показали в Примере 5.

В принципе, выдача во временное пользование – отдельная любопытная тема, которую мы можем разобрать в другой раз.

В приведенных в статье образцах оформления актов номер фонда (№ Р-1528) появляется только с Примера 3, а до этого его нет (стоит «б/н»), что не случайно (см. отметки «!» в Примерах 1, 3, 4, 5, 6 и 7). Номер фонда присваивается при первом поступлении документов организации в гос­архив (или муниципальный архив). Мы в примерах отразили ситуацию, когда организация не сразу стала источником комплектования, поэтому:

• первые 2 акта не имеют архивного номера фонда;
• в листе фонда сначала его тоже нет, он появляется только во втором полугодии 2020 года.

Проверку архивного фонда обычно проводит не один сотрудник, а несколько (для этого даже может образовываться специальная комиссия), тогда и акт с выявленными фактами лучше подписывать всем этим людям (см. наши Примеры 1 и 2), а не одному специалисту (как в формах из приложений 4 и 5 к Правилам 2015, по которым мы составили эти примеры).

Вносим изменения в основные учетные документы архива

После того как был сделан первый шаг (наступило обстоятельство – основание для изменений учетных данных по архиву организации, все акты оформлены должным образом, согласованы при необходимости ЭПК архивного органа или учреждения), можно сделать второй шаг – внести необходимую информацию в основные учетные документы архива:

• книгу учета поступления и выбытия дел, документов;
• лист архивного фонда.

Книга учета поступлений документов служит для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени, состояния их описания (Пример 6). В итоговой годовой записи книги учета поступления и выбытия дел отражается суммарный итог архивных дел, выбывших за истекший год.

Лист фонда предназначен для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда. Заметьте, что в листе фонда из Примера 7 мы не отражаем ситуации, которые документировались актами, т.к. в листе фонда собирается иная информация. В описываемой ситуации номер фонда появляется здесь не при начале оформления листа фонда в 2006 году, а после присвоения номера в 2020 году.

Акты, на основании которых выбыли архивные дела и документы, включаются в дело фонда архивного фонда организации и хранятся постоянно в его составе.

Обратите внимание: если документы хранятся в архиве организации по архивным описям, то необходимо будет внести соответствующие изменения в общие итоговые записи к этим описям, отразив выбывшие единицы хранения и основание выбытия, заверительные надписи к описям структурных подразделений (сдаточным) в этом случае не изменяются, т.к. в тот момент, когда эти описи составлялись, они отражали ситуацию корректно – документы по ним, действительно, были переданы в описанном составе и объеме. Утрата единиц хранения происходит в архиве позже, что документируется актами.

С целью оказания помощи работникам архивов организаций в применении Правил 2015 года ВНИИДАД разработал «Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (размещены на сайте Росархива). Эти рекомендации не являются нормативным (обязывающим) документом, но весьма полезны для решения практических вопросов, в т.ч. в сфере учета архивных документов. Непосредственно вопросам учета выбытия архивных дел посвящен пункт 3.6 данных рекомендаций.