Top.Mail.Ru

Регламентируем систему контроля исполнения документов (часть 2)

Как организовать современную систему контроля исполнения? В первой части статьи в прошлом номере журнала мы разобрались с видами и типами контроля, какими документами регламентируется контроль в небольшой и крупной организациях. В этом номере журнала перейдем к основным элементам контрольной работы, которые должны быть отражены в составе разделов Регламента контроля исполнения документов и поручений. Особое внимание уделим тому, что ставить на контроль, и срокам исполнения.
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2016
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2016

Основные термины

В практике контрольной работы широко применяется стандартизированное определение термина по ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Определение является не совсем корректным, оно дается методом «само из себя». В нем не отражены два аспекта контроля исполнения, которые в нем всегда присутствуют:

  • контроль исполнения по существу принятых решений (управленческий контроль, отвечающий на вопросы: «правильно – неправильно», «достигнут ожидаемый результат – результат не достигнут или получен иной результат по сравнению с поручением / резолюцией»);
  • контроль исполнения по срокам (традиционный делопроизводственный сроковый контроль, отвечающий на вопрос «вовремя – невовремя»).

Практика последних лет показала, что службы делопроизводства осуществляли контроль исполнения документов фактически в обоих аспектах, хотя руководители должны были бы руководствоваться предоставленной ими статистикой «вовремя – невовремя», а остальное «делать сами» 1.

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» контроль движения и использования документов в информационной системе определяется исключительно в технологическом аспекте как:

  • контроль действий с документами и информацией о них в системе;
  • контроль местоположения документов.

Контроль действий предполагает проверку:

  • этапов исполнения решений или выполнения операций, зафиксированных в документе;
  • распределения ответственности за действия между исполнителями в соответствии с их правами доступа в системе;
  • фиксирования дат предполагаемого и реального исполнения.

А контроль местоположения означает фиксирование факта включения документа в СУД / СЭД2 и фактов совершения операций с ним: регистрации, направления на рассмотрение (резолюция), исполнения, передачи и направления на хранение под ответственность исполнителя.

Назначение контроля в информационной системе (ИС) по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 сформулировано как:

  • идентификация невыполнения требуемых действий;
  • обеспечение поиска документов;
  • предотвращение утраты документов;
  • мониторинг работы в ИС в целях ее «сохранения» в качестве инструмента управления документами и защиты информации.

То есть СУД / СЭД может предоставлять в форме отчетов независимо от исполнителя совершенно объективную информацию, позволяющую оценивать и «исполняемость» решений руководства, и уровень исполнительской дисциплины сотрудников. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет СУД исключительно как информационную систему, поддерживающую операции работы с документами, поэтому контроль за технологией выполнения этих операций является важнейшим и обязательным функциональным требованием.

Пример 1. Термины и примеры их определений для включения в раздел «Термины и определения» Регламента контроля исполнения документов и поручений

исполнитель – сотрудник организации, осуществляющий действия по исполнению принятого решения и / или подготовку проекта документа;

ответственный исполнитель – в случае исполнения решения / поручения несколькими лицами, ответственный исполнитель руководит этим процессом и несет ответственность за его результат;

исполненный документ – документ, работа с которым завершена;

контроль – управленческая функция, которая осуществляется в организации с целью обеспечения ее управляемости, поддержания организационного порядка, технологической и исполнительской дисциплины;

контроль исполнения – совокупность управленческих действий и технологических операций, с помощью которых проводится проверка соответствия действий исполнителей установленным в организации нормам и правилам, указаниям вышестоящих руководителей, а также формулируются предложения по их совершенствованию;

контроль исполнения документов – совокупность управленческих действий и технологических операций, с помощью которых обеспечивается соблюдение сроков действия / актуальности и сроков осуществления указаний и действий по исполнению принятых / документированных управленческих решений и исполнению / подготовке проектов документов;

контрольная служба – структурное подразделение организации, осуществляющее административный контроль сроков действия / актуальности и сроков исполнения документов и документированных управленческих решений;

резолюция – указание уполномоченного должностного лица по исполнению документа, оформленное на нем; реквизит документа, оформляющий управленческое решение, принятое уполномоченным должностным лицом организации;

срок исполнения – период времени, в течение которого необходимо выполнить указание уполномоченного должностного лица; дата, при наступлении которой указание уполномоченного должностного лица должно быть выполнено.

Задачи контрольной работы

В любом внутреннем нормативном документе организации необходимо четко определить цель и задачи его создания. В контрольной работе задачами могут быть следующие:

1. Задачи в области организации системы контроля исполнения, например:

  • разработка организационных основ системы – распределение прав руководства принимать решения, подписывать документы и давать поручения по статусу автора (первый руководитель или его заместители), принципу принятия решений (коллегиальность или единоначалие);
  • поддержание целостности многоуровневой системы контроля исполнения в соответствии с уровнями управления организацией (с учетом контрольных полномочий и ответственности за реализацию регламентированных процедур и процессов, которая возлагается на руководителей подразделений до уровня начальника отдела или руководителя группы);
  • обеспечение приоритетного, своевременного и качественного исполнения решений и поручений контролирующих и регулирующих органов;
  • обеспечение мониторинга сроков исполнения и оценки качества исполнения...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Корпоративная культура выполнения управленческих решений

По каким критериям можно понять, что пора наводить порядок в исполнительской дисциплине работников и руководителей организации. Опытный руководитель в сфере ДОУ делится своими выводами, на  каких принципах стоит выстраивать систему исполнения управленческих решений. Предлагает рабочую формулу для расчета исполнительской дисциплины, которую можно применять для оценки как конкретного работника, подразделения, так и организации в целом. Показан пример Положения об исполнении управленческих решений.

Гиперссылка как инструмент навигации по нормативным документам организации

Показываем, как создать оглавление в начале локального нормативного акта в виде системы гиперссылок, чтобы пользователи потом, нажимая на нужный раздел, могли сразу «перелетать» на него. Вы сможете установить отдельные гиперссылки внутри вордовского файла на любые его фрагменты, а также настраивать их на внешние ресурсы: файлы, веб-сайты, электронную почту. В каком формате лучше размещать итоговый нормативный документ для использования работниками организации.

Как определить вид приказа об утверждении ЛНА

Возникла спорная ситуация с коллегами в части отнесения приказа к производственной или административно-хозяйственной деятельности. Необходимо ввести в действие Положение о порядке предоставления компенсации стоимости проезда работникам организации. В данном случае приказ о введении в действие будет с буквой «а» или «п»? Если исходить из основного вида деятельности организации, то мы – институт, выполняющий проектные и изыскательские работы по объектам транспортного и промышленно-гражданского строительства.

Как сделать Инструкцию по делопроизводству полезной для компании

Конкретные рекомендации по превращению Инструкции по делопроизводству в удобный справочник для сотрудников: как организовать навигацию, оптимальная структура текста, что можно вынести в приложения и памятки, как отразить правила оформления разных видов документов и процессы работы с ними в удобной табличной форме, что включать в альбом (бланки, формы, шаблоны заполнения документов). Примеры оформления 1-й страницы Инструкции с титульным листом и без него.

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Корпоративная культура выполнения управленческих решений

По каким критериям можно понять, что пора наводить порядок в исполнительской дисциплине работников и руководителей организации. Опытный руководитель в сфере ДОУ делится своими выводами, на  каких принципах стоит выстраивать систему исполнения управленческих решений. Предлагает рабочую формулу для расчета исполнительской дисциплины, которую можно применять для оценки как конкретного работника, подразделения, так и организации в целом. Показан пример Положения об исполнении управленческих решений.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Исполнитель: кто им может быть и как отразить в документе

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять. Как тогда называть этих лиц с разными ролями, чтобы их можно было различать в Инструкции по делопроизводству? Показаны примеры формулировок поручений для различных ситуаций: поручение дано группе лиц и один из них – ответственный исполнитель; одному руководителю (потом он сам его дробит на подпоручения и «раздает» своим подчиненным); организации или отделу; как поручение может «спускаться сверху вниз»; рядом с исполнителем можно сразу написать, кто это будет делать в случае его отсутствия. Показано, как отражать исполнителя, который готовил проект документа. Все это сделано на примерах, со схемами, с учетом особенностей входящего, исходящего и внутреннего документов. В конце статьи ответили на вопрос читателя, распутав путаницу с реквизитами и полномочиями службы делопроизводства.