Договорная работа

В июньском номере журнала мы начинаем публикацию материалов, посвященных вопросам регламентации договорной работы на предприятии. В первой части статьи мы покажем основные этапы договорной работы, определим предмет договорного регламента, а далее детально разберемся с тем, как можно проверить добросовестность контрагента перед заключением сделки (как поделить договоры на разные группы риска, чтобы организовать для них разную глубину проверки потенциального партнера, какие документы у него можно запросить, как оформить результат проверки, для чего он может потребоваться).

Начало статьи. Окончание в № 07 / 2016, № 08 / 2016, № 09 / 2016, № 10 / 2016, № 11 / 2016

Правильно разработанный Договорный регламент лежит в основе эффективной договорной работы любой организации. Налаженная договорная деятельность может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров. И если несколько лет назад обсуждался вопрос по поводу того, нужен ли Договорный регламент или нет, то сейчас он звучит по другому: как сделать так, чтобы утвержденный Договорный регламент отражал все этапы договорной работы конкретной организации, т.е. был оптимальным с точки зрения организации процессов управления в конкретной компании, минимизировал все риски и, самое главное, чтобы он был «рабочим документом», а не подготовленным для галочки, и который бы исполнялся всеми работниками организации, включая ее руководителя.

Здесь заметим, что в соответствии со сложившейся судебной практикой¹ совершение генеральным директором сделки без соблюдения принятых в данном юридическом лице внутренних процедур рассматривается судами в качестве доказательства отсутствия добросовестности и разумности в действиях директора при совершении сделки и является основанием для взыскания с него убытков, причиненных в результате ее совершения. Как говорится, комментарии излишни.

Любой Договорный регламент разрабатывается в целях минимизации экономических, правовых, налоговых и иных рисков и является внутренним документом, который отражает порядок договорной работы в организации.

В среднем порядка 90% управленческих решений документируются. И ни одна легальная хозяйственная связь между хозяйствующими субъектами не осуществляется без оформления соответствующих документов. А это означает, что в той или иной форме необходимо заключать договор.

Поскольку договорная работа сквозной нитью проходит через все структурные подразделения организации, то именно Договорный регламент представляет собой некий единый алгоритм для совместных действий.

Внутренние документы организации, охватывающие договорную работу, являются достаточно своеобразными для каждой отдельно взятой компании, сделать их единообразными для всех просто невозможно. Далее в статье вас ждут конкретные рекомендации по отдельным важным аспектам и алгоритмам договорной работы, которые были буквально выстраданы автором в результате многолетней практики. Офицеры говорят новобранцам, что военный устав писан кровью, и это правда. В случае с Договорным регламентом цена вопроса конечно ниже, но тоже весьма высока!

Предмет Договорного регламента

Какой же документ является основным объектом регулирования Договорного регламента? Конечно, договор, ответят многие. Но тут не все так просто и следует дать кое-какие разъяснения.

Во-первых, договор – это сделка, выражающая согласованную волю двух или более лиц и их действия, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, т.е. обязательств (ст. 153, 154, 420 Гражданского кодекса РФ – далее ГК РФ). К договорам применяются правила о двухсторонних и многосторонних сделках.

Во-вторых, договор – это письменный документ, в котором отражены условия вышеуказанных обязательств. Напомним, что согласно подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и гражданами должны совершаться в письменной форме.

Договор, согласно п. 2 ст. 432 ГК РФ, может также заключаться посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Получается, что подписание сторонами единого документа (привычного нам договора) – является далеко не единственным способом заключения договора. Приведем примеры:

Пример 1. Заключение сделки путем выставления счета и его оплаты

Организация А выставила счет от 14.03.2016 № 345 организации Б, который содержит все существенные условия договора купли-продажи. Поэтому он может быть квалифицирован как оферта, а его оплата организацией-покупателем – как акцепт. Соответственно, письменная форма заключения сделки в этом случае соблюдается.

Пример 2. Заключение сделки путем обмена несколькими документами

Организация А направила организации Б документ «Заявка на участие в выставке», которая содержит существенные условия договора (оферта). Организация Б направила письмо «О подтверждении участия в выставке» (акцепт). Письменная форма договора здесь также соблюдена.

Пример 3. Заключение сделки путем совершения конклюдентных действий

Организация А направила организации Б проект договора подряда (оферту), изложив в нем все существенные условия сделки. Организация Б приступила к выполнению работ, полностью соответствующих условиям договора, в срок, установленный для акцепта ГК РФ, не подписав договор. И оферта, и акцепт в данном случае налицо. Поэтому данная сделка считается заключенной путем совершения конклюдентных действий, даже без подписания проекта договора второй стороной.

Как видим из Примеров 1–3 договор может заключаться разными способами, мы привели лишь некоторые из них. Получается, что и подписанный сторонами единый документ, и два документа (предложение и ответ), и определенные конклюдентные действия являются заключением сделки. Потому вы должны определить, какие документы будут подпадать под действие вашего Договорного регламента, а какие нет! Могу рекомендовать включить в зону его ответственности следующие:

договоры, заключаемые в письменной форме в виде единого документа – самый привычный для нас способ;
дополнительные соглашения об изменении договоров, их дополнении (включая пролонгацию договоров) и расторжении;
протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, которые рассматриваются как встречная оферта;
заявки, спецификации, заказы и др. документы к договорам, которые содержат существенные условия² договора;
типовые формы договоров;
проекты договоров для включения в документацию конкурентной закупки (чаще всего речь идет об организации аукционов, конкурсов, запросов котировок и др., для которых предписан определенный состав конкурсной документации; какие-то коммерческие организации подпадают в этом вопросе под действие Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», а какие-то организуют прозрачные закупки по собственной инициативе, она обычно исходит от владельцев бизнеса; а вот государственные и муниципальные бюджетные учреждения руководствуются Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»).

При этом из зоны ответственности Договорного регламента следует исключить договоры, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, а также договоры из сферы трудовых отношений. Группу исключений можно дополнить и договорами, содержащими сведения конфиденциального характера, в т.ч. сведения, составляющие коммерческую тайну. Целесообразность этих исключений обусловлена спецификой документооборота таких документов, потому, как правило, работа с ними регламентируется отдельными организационными документами.

Предложенный перечень документов каждая организация может дополнять и изменять по своему усмотрению. Например, в исключительных случаях, учитывая специфику деятельности отдельных организаций, можно предусмотреть заключение договора путем обмена документами посредством почтовой, факсовой, электронной или иной связи с обязательным указанием условия о переоформлении договора путем создания единого документа, подписанного сторонами, с указанием о том, когда и каким образом он был заключен.

Но самое главное, что нужно уяснить: под действие Договорного регламента попадают все договоры гражданско-правового характера, заключаемые в виде единого документа, а также все документы, подготавливаемые в рамках заключенных договоров, которые содержат существенные условия и подписание которых приводит к возникновению правоотношений между сторонами сделки (именно несогласование последних в установленном в организации порядке ввиду непонимания их важности отдельными руководителями приводит к серьезным проблемам).

Поэтому без юристов при разработке Договорного регламента вам никак не обойтись!

Схема 1. Этапы договорной работы

Этапы договорной работы

Рассмотрим сначала основные этапы договорной работы и дадим рекомендации читателям по их отражению в Договорном регламенте. А уже разобравшись с содержанием каждого этапа, перейдем к структуре Договорного регламента в целом.

Этапов работы много: начиная с принятия решения о заключении договора и заканчивая его архивным хранением (см. Схему 1). Все они важны, но вот не все стоит регламентировать в одном локальном нормативном акте (ЛНА) – нельзя объять необъятное.

Принятие решения о заключении договора и выбор контрагента

Принятие решения о заключении договора обычно связано с необходимостью приобретения (закупки) товаров, работ, услуг или их продажи. Оно должно осуществляться компетентным лицом.

Выбор контрагента может производиться одним из следующих основных способов, в т.ч. предусмотренных законодательством для отдельных категорий юридических лиц или внутренними локальными актами самой организации:

проведение конкурентных закупок (заказчиком);
участие в конкурентных закупках (участником закупок);
выбор контрагента в соответствии с правилами, установленными в организации (мониторинг рынка, анализ лучших условий заключения договора);
свободный выбор контрагента.

Причем в одной организации могут сосуществовать разные способы закупок, включая конкурентные. Этап выбора контрагента может регулироваться Положением о закупках, которое является отдельным ЛНА, и, что самое главное, обязательным только для отдельных видов юридических лиц³. Иные организации могут (но не обязаны) самостоятельно регламентировать закупочные процедуры в своей компании.

Обычно данные этапы договорной работы в Договорный регламент не входят, за исключением порядка подготовки и согласования проекта договора для включения в документацию процедуры закупки.

Большинство привыкло к тому, что Договорный регламент прежде всего регулирует процессы, связанные непосредственно с документом под названием «договор», т.е. с его подготовкой, проверкой контрагента, согласованием, подписанием, регистрацией, исполнением. Но на практике возможны и другие подходы к содержанию регламента.

Проверка контрагента

В последнее время значительно возросло количество неблагонадежных компаний на рынке, а это значит, что ваша организация может понести значительный ущерб, заключив договор с проблемным контрагентом.

На актуальность вопросов проверки контрагентов обратила внимание и ФНС России в письме от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124, настоятельно посоветовав налогоплательщикам самостоятельно, проявляя должную осмотрительность, проверять правовой статус налогоплательщиков.

Сразу оговоримся, что законодательством не предусмотрена обязанность проверять контрагентов по признакам добросовестности. Но доначисление налогов, наложение штрафных санкций, отказ в возврате НДС – это далеко не весь перечень рисков, которым подвергнется ваша организация, если заключит договор с «неблагонадежным» партнером.

С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен ст. 173.1, предусматривающей уголовную ответственность за создание фирм-«однодневок». Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.2011 № 419-ФЗ.

Правильно организовав проверку контрагента, вы сможете доказать проверяющим органам, что ваша организация проявила должную осмотрительность перед заключением договора, и тем самым снизить свои риски!

Теперь попробуем разобраться, на каком этапе договорной работы лучше проверять контрагента, вопрос этот достаточно спорный. Объясним почему:

в Схеме 1 такую проверку мы предлагаем производить в начале, сразу после подбора одной или нескольких подходящих организаций;
но многие компании осуществляют такую проверку на стадии согласования договора, когда проект уже подготовлен: потрачены силы и время на переговоры и оттачивание условий сделки, на которых стороны готовы сотрудничать, и только потом проект договора направляется для проверки контрагента в соответствующее подразделение, и тут вдруг может выясниться, что контрагент неблагонадежен. Например, компания контрагента зарегистрирована по адресу массовой регистрации либо имеет задолженность по уплате налогов или предоставлению налоговой отчетности. А могут быть обнаружены и другие признаки неблагонадежности. Тогда от сделки вы отказываетесь и получается, что время-то и усилия сотрудников вашей организации были потрачены впустую!

Поэтому рекомендуем осуществлять проверку контрагента до этапа подготовки проекта договора.

Теперь самое время вспомнить о творческом подходе, т.к. нельзя всех контрагентов «причесывать под одну гребенку». К «новичку» и давнишнему партнеру, с которым у вас многолетнее положительное сотрудничество, должен быть разный подход. К только что зарегистрированной фирме и госкорпорации – тоже.

Проанализировав договоры, заключаемые вашей компанией, вам стоит определить:

цели и задачи проверки контрагентов;
группы риска заключаемых договоров (например, могут быть определены несколько групп риска: высокая, средняя и низкая; критериями могут стать суммы договоров, их разновидности и др., см. Пример 4).

Пример 4. Группы риска заключаемых договоров

Пример 5. Краткий перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

1. Копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (дата изготовления не более 1 месяца на момент представления).

2. Документ, подтверждающий применение упрощенной системы налогообложения (уведомление, письмо и др.), если таковая применяется контрагентом.

3. В случае подписания договора не руководителем организации – копию документа, подтверждающего его полномочия (доверенность, решение учредителей, договор), заверенные в установленном порядке.

Кроме того, в зависимости от специфики заключаемого договора контрагентом должны быть представлены и иные документы (лицензии, свидетельство СРО с приложениями, аккредитации, разрешения и т.п.) по запросу проверяющего контрагента подразделения или иных согласующих структурных подразделений.

Пример 6. Средний перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

1. Копия учредительного документа организации.

2. Копия свидетельства о государственной регистрации организации.

3. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет организации.

4. Копия приказа о вступлении в должность руководителя организации.

5. Копия решения об избрании руководителя организации.

6. Копия письма из Госкомстата.

7. Копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц.

8. Документ, подтверждающий применение упрощенной системы налогообложения (уведомление, письмо и др.), если таковая применяется контрагентом.

9. В случае подписания договора не руководителем организации – копию документа, подтверждающего его полномочия (доверенность, решение учредителей, договор), заверенные в установленном порядке.

Кроме того, в зависимости от специфики заключаемого договора контрагентом должны быть представлены и иные документы (лицензии, свидетельство СРО с приложениями, аккредитации, разрешения и т.п.) по запросу проверяющего контрагента подразделения или иных согласующих структурных подразделений.

Пример 7. Расширенный перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

1. Документы, содержащие сведения о контрагентах1.1. Представляемые юридическим лицом – резидентом:

1) заверенные печатью организации и подписью руководителя организации копии учредительных документов в действующей редакции (со всеми изменениями и дополнениями):

Устава,
Учредительного договора (для товариществ – во всех случаях, для других юридических лиц – в случае необходимости по дополнительному запросу сотрудников юридической службы),
Положения об организациях данного вида (в случаях, предусмотренных законом)

либо заверенные печатью организации и подписью уполномоченного лица выписки из указанных учредительных документов, содержащие сведения о:

полном и сокращенном наименовании организации, ее местонахождении, наличии дочерних или зависимых обществ,
составе учредителей (участников) организации и долях их участия, уставном (складочном) капитале (фонде) – по дополнительному запросу сотрудников юридической службы,
органах управления организацией, включая единоличный исполнительный орган, уполномоченный на совершение сделок от имени организации, порядок его избрания, срок осуществления и пределы полномочий,
порядке принятия решения о совершении крупной сделки и получения согласования ее совершения, порядке совершения иных сделок, если он отличается от предусмотренного действующим законодательством РФ, а также предусматривает необходимость получения согласования уполномоченных органов юридического лица либо органов государственной власти, местного самоуправления;

2) при необходимости копия Положения об обособленном подразделении юридического лица (заверенная печатью организации и подписью руководителя организации);

3) копии документов, подтверждающих полномочия лица на совершение сделки (заверенные печатью организации и подписью руководителя организации):

протокола об избрании на определенный срок (при наличии),
приказа о назначении на должность,
доверенности, договора, решения собрания на совершение сделки в случае подписания договора иным кроме руководителя организации лицом,
заверенная копия письма-согласования, выдаваемого в случае необходимости уполномоченным органом юридического лица либо органом государственной власти, местного самоуправления (например, для государственных и муниципальных предприятий при необходимости получения согласия собственника имущества на совершение сделки) – предоставляются до подписания договора;

4) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

5) заверенные печатью организации (при наличии) и подписью руководителя организации копии:

свидетельства о государственной регистрации юридического лица,
свидетельства о постановке юридического лица на налоговый учет,
кодов органов государственной статистики (Информационного письма об учете в ЕГРПО),
паспортов руководителя и главного бухгалтера (по дополнительному запросу сотрудников службы безопасности),
лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.

1.2. Представляемые контрагентом – физическим лицом:

1) копия паспорта;

2) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ;

3) копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц – индивидуальных предпринимателей);

4) банковские реквизиты (при необходимости).

1.3. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося российским юридическим лицом:

1) доверенность на представителя (руководителя) российского юридического лица от иностранного юридического лица (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) выписка из ЕГРЮЛ на доверенную организацию не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

3) приказ о назначении руководителя юридического лица (протокол общего собрания акционеров, решение участников общества о назначении либо иной документ, подтверждающий полномочия руководителя в зависимости от организационно-правовой формы организации), заверенный печатью организации, утвердившей человека в должности руководителя.

1.4. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через свое представительство, находящееся на территории РФ:

1) доверенность на главу представительства, находящегося на территории РФ (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) свидетельство об аккредитации представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия);

3) разрешение на открытие представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия).

Примечание: организация (физическое лицо), действующая (ее) от имени представительства иностранного юридического лица, аккредитованного на территории РФ, помимо документов, указанных в пунктах 1 и 2, при себе должна (но) иметь доверенность на представление интересов от представительства, составленную на бланке и заверенную печатью представительства.

1.5. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося физическим лицом:

1) доверенность, выданная на физическое лицо, в содержании которой в обязательном порядке указывается Ф.И.О., паспортные данные доверенного лица, полномочия (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) паспорт доверенного физического лица либо нотариально заверенная копия страниц паспорта, на которых указаны основные данные лица, удостоверяющие личность (Ф.И.О., номер, серия, дата и орган, выдавший паспорт).

1.6. Для иностранных юридических лиц, действующих самостоятельно:

1) полная выписка из торгового (коммерческого) реестра (иной аналогичный документ) на компанию с указанием организационно-правовой формы, названия, места нахождения, личности руководителя и т.п.;

2) учредительные документы на компанию, сертификат инкорпорации, протокол (внутренний корпоративный документ) о назначении первого лица – руководителя;

3) доверенность на лицо, уполномоченное подписывать документы, от иностранного юридического лица.

2. Требования к оформлению официальных документов,
предъявляемые к иностранным юридическим лицам

2.1. Официальные документы, предоставляемые зарубежными организациями для проверки, должны быть надлежащим образом оформлены, а именно:

документы должны пройти процедуру консульской или дипломатической легализации (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, не является страной – участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
либо документы должны пройти процедуру проставления апостиля (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, является участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
либо документы могут быть иным образом удостоверены, например: торгово-промышленными палатами, нотариально (данное удостоверение возможно только в случае упразднения процедуры легализации и апостилирования в связи с заключением соглашения между РФ и иностранным государством об отмене процедуры проставления апостиля).

2.2. Официальные документы, составленные на иностранном языке, подлежат нотариально заверенному переводу на русский язык.

3. Требования к доверенности

3.1. Доверенность, выданная российской организацией на своего представителя, предоставляется в виде копии, заверенной в установленном порядке (с указанием должности лица, подписи и расшифровки Ф.И.О., датой выдачи), если она не совершена в нотариальной форме.

3.2. Доверенность, исходящая от иностранного юридического лица, нотариально заверяется, указывается ее номер, дата выдачи. Обратите внимание: если государство, в котором выписана доверенность, входит в Гаагскую конвенцию, то доверенность должна содержать штамп апостиль, проверьте список стран, для которых апостиль не нужен.

3.3. Доверенность, выданная иностранной организацией на имя руководителя российского юридического лица, главу представительства иностранной компании, физического лица на осуществление полномочий с правом передоверия, разрешает предоставлять полномочия третьему лицу. На третье лицо оформляется доверенность (оформленная на бланке организации или представительства, с печатью при ее наличии). В случае передоверия полномочий, возложенных иностранной компанией на физическое лицо, передоверие на третье лицо оформляется нотариально заверенной доверенностью.

3.4. Главы представительств, филиалов действуют исключительно на основании доверенности. Все иные сотрудники юридического лица за исключением единоличного исполнительного органа также действуют на основании доверенностей или решения собрания, договоров, в которых указаны полномочия указанных лиц. Полномочия в вышеуказанных документах формулируются организациями самостоятельно в произвольной форме.

4. В случае совершения сделки с недвижимым имуществом
дополнительно запрашиваются

1) справка о балансовой и остаточной стоимости объекта;

2) нотариально заверенная копия свидетельства о внесении в реестр недвижимого имущества;

3) подготовленный в соответствии с законодательством РФ об оценочной деятельности отчет об оценке рыночной стоимости объекта, произведенной не ранее, чем за 3 месяца до его представления;

4) заверенные в установленном порядке копии документов технического учета (технического паспорта, поэтажного плана и экспликации);

5) справка о принадлежности имущества к памятникам истории и архитектуры;

6) нотариально заверенные копии правоустанавливающих документов на земельный участок, на котором расположен объект недвижимого имущества;

7) копия кадастрового плана земельного участка под объектом недвижимого имущества или ситуационный план (при отсутствии кадастрового плана), копия кадастрового плана земельного участка – объекта сделки;

8) сведения об обременениях недвижимого имущества с приложением копий соответствующих документов.

5. В случае необходимости проверяющим контрагента подразделением
запрашиваются и иные документы (в виде оригиналов или заверенных копий).

class='dash'

на каком этапе договорной работы осуществляется проверка контрагентов, с которыми заключаются договоры той или иной группы риска;

можно создать не один, а несколько перечней запрашиваемых у контрагента документов: чем выше степень риска заключаемого договора, тем больше документов запрашиваем для проверки (см. Примеры 5, 6 и 7);

критерии, по которым будут проверяться контрагенты (в том числе с использованием сайта ФНС России), а также, кто в вашей организации по каким критериям будет осуществлять проверку;

class='dash'

будет ли привлечена специализированная организация для осуществления проверки контрагента (что становится все более распространенным явлением в последнее время). Если да, то определить, для каких договоров это необходимо (например, приобретение бизнеса / предприятия требует полной проверки деятельности компании, в то время как приобретение компьютеров или расходных материалов к ним требует совершенно другого подхода);

порядок взаимодействия работников вашей организации с теми, кто будет осуществлять проверку контрагентов (этим может заниматься один или несколько отделов либо конкретные должностные лица);

сроки проверки контрагента в соответствии с группами риска для планирования, понимания общего времени, необходимого для заключения договора и его исполнения;

требования к участнику закупки для включения в документацию закупки в случае, если компания осуществляет закупочные процедуры, в т.ч. в соответствии с требованиями Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (например, участник не должен находиться в процессе ликвидации (для юридического лица) / прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя или он не должен быть признан по решению суда банкротом);

порядок документирования процесса проверки контрагента:

разработка формы запроса о проверке контрагента с указанием перечня данных, необходимых для проверки, который направляется внутри вашей организации от инициатора заключения договора в отдел (или сотруднику), отвечающий за проведение проверки контрагента (показан в Примере 8);

Пример 8

Запрос на проведение проверки контрагента

СвернутьПоказать

каким образом фиксируется результат проверки. Как правило, большинство потенциальных партнеров проверяются по утвержденному списку критериев, алгоритму и оказываются благонадежными, потому не имеет смысла составлять об этом отдельный детальный документ – легче предусмотреть соответствующие графы в форме заявки (как в Примере 8). Если ответ по контрагенту «у службы безопасности» однозначно «запретный», то это можно вписывать туда же. Но когда к контрагенту есть замечания и руководителю необходимо взвешивать «плюсы» и «минусы», чтобы решиться на заключение сделки, вот в этой ситуации имеет смысл составить отдельный документ о результатах проверки, например служебную записку. При большом числе проверяемых контрагентов такой подход оптимален. Как может выглядеть отдельный документ о результатах проверки, показано в Примере 10.

ответственность лиц, осуществляющих проверку контрагентов.

Регламентировать проверку контрагентов можно:

в соответствующем разделе Договорного регламента или создать для этих целей отдельный локальный нормативный акт. Эти варианты равнозначны. Какой из них выбрать – решать вам. В некоторых организациях предпочитают иметь несколько документов по вопросам договорной работы, т.к.: их можно разрабатывать и вводить в действие последовательно; ими будут руководствоваться разные подразделения / группы сотрудников. Но кому-то больше нравится единый документ (ведь содержание и предметный указатель и в длинном тексте помогут быстро находить нужные фрагменты);
одним приказом о проверке контрагентов в организации, что характерно для небольших компаний, где количество заключаемых договоров мало, работает небольшое число сотрудников и осуществлять проверку можно поручить одному человеку, ведь зачастую в таких небольших компаниях даже отсутствует служба безопасности;
отдельными приказами на проверку конкретных контрагентов (Пример 9). Этот вариант может быть предусмотрен и самим Договорным регламентом для проверки контрагентов, которые требуют каких-то специальных дополнительных проверок, например запросов в налоговую службу. Также такой вариант может использоваться в течение переходного периода, когда регламент проверки контрагентов еще находится в стадии разработки, а проверки проводить уже необходимо. В Примере 10 показано, как можно оформить результаты проверки.

Пример 9. Приказ о проведении проверки конкретного контрагента

Независимо от того, какой именно внутренний документ будет регламентировать проверку контрагентов, само его наличие будет служить хорошим доказательством в суде⁴, подтверждая соблюдение вами должной осмотрительности при выборе конкретного партнера (потому и результаты проверки важно оформлять, см. Примеры 8 и 10).

Пример 10. Акт проверки конкретного контрагента

Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 1)

Предмет Договорного регламента

Этапы договорной работы

Принятие решения о заключении договора и выбор контрагента

Проверка контрагента

Сноски 4

Выбери свой вариант доступа

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Электронный документооборот договоров в СЭД: от проекта до подписания

Создаем для документа предметный указатель средствами MS Word

Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 2)

Делаем ЛНА более наглядным

Электронный документооборот договоров в СЭД: от проекта до подписания

Удобная навигация по ЛНА: возможности Microsoft Word

Как хранить доверенности?

Договорная работа: современный подход и регламентация (часть 2)