Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Зачем нужна номенклатура дел организации и подразделений

Обязанность организации по сохранности архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение нормативных сроков их хранения установлена Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Номенклатура дел – это оптимальный инструмент для систематизации документального фонда организации. В терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2013¹ мы видим следующее определение: «номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения».

Номенклатура дел включает в себя документы по всем направлениям деятельности организации. Она помогает обеспечить учет документов, быстрый поиск дел и соблюдение сроков хранения. Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов (в т.ч. типовых² и ведомственных перечней документов со сроками хранения).

Обязательно ли ведение номенклатуры дел? Вести номенклатуру дел в организации предписывают Правила 2023 года³.

Сводную номенклатуру дел организации, как правило, ведет подразделение документационного обеспечения управления (ДОУ). Она составляется на календарный год, при утверждении в конце года вводится в действие с 1-го января следующего календарного года и подлежит ежегодной корректировке.

Сводная номенклатура дел создается на основании номенклатур дел структурных подразделений, которые утверждаются их руководителями.

Номенклатуры дел структурных подразделений передают данные о ведущихся делах службе ДОУ в удобном формате, на основании которого:

• данные из номенклатуры дел структурного подразделения переносятся в сводную номенклатуру дел организациии и являются одним из ее разделов;
• руководитель структурного подразделения подписывает свою номенклатуру дел, что устанавливает его ответственность за поданные в службу ДОУ сведения.

Кадровая служба также создает номенклатуру дел своего подразделения и предоставляет ее для включения в сводную номенклатуру дел организации. Кадровые документы есть в каждой организации, на их отражении в номенклатуре дел мы и сосредоточимся.

Определение списка дел кадровой службы и их сроков хранения

В кадровой службе создается и хранится большое количество документов: локальные нормативные акты, организационные документы, приказы по личному составу, трудовые договоры, трудовые книжки и пр. Срок хранения многих из них составляет 50/75 лет, обеспечивая таким образом социальные права граждан.

Для составления номенклатуры дел кадровой службы необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности данного структурного подразделения. Для определения их сроков хранения в основном используется типовой Перечень 2019 года. В нем приведен список разновидностей документов и их сроки хранения. Для составления номенклатуры дел кадровой службы используются, как правило, разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».

Но, отталкиваясь от формулировок Перечня 2019 года, заголовки дел и их сроки хранения все-таки приходится формулировать самостоятельно – простым копированием это сделать невозможно! См. Пример 6 с номенклатурой дел кадрового подразделения и Пример 1, чтобы сравнить:

• как может быть сформулирован заголовок дела в номенклатуре;
• что при этом написано в графе «Вид документа» Перечня 2019 года в той статье, на которую ссылается номенклатура дел.

Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, отдельно надлежит хранить приказы по личному составу, документирующие:

• прием, перемещение, совмещение, совместительство, перевод, увольнение, оплата труда, поощрение, изменение персональных данных, отпуска по уходу за ребенком, по беременности и родам, отпуска без сохранения заработной платы и пр., у которых срок хранения 50/75 лет;
• ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дежурства, командировки, служебные проверки, у которых срок хранения 5 лет, и
• дисциплинарные взыскания, у которых срок хранения 3 года.

В итоге в номенклатуре дел кадровой службы будут сформированы как минимум 3 разных дела с приказами по личному составу – см. Пример 1. В статье 434 типового Перечня 2019 года перечислено больше разновидностей приказов, но в номенклатуре дел конкретного структурного подразделения или организации стоит учитывать только те документы, которые у нее реально образуются.

Например, что если в организации есть работники с вредными и/или опасными условиями труда, срок хранения некоторых документов увеличивается: те же приказы по личному составу (ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дежурства, командировки) для данной категории работников будут храниться уже 50/75 лет. Поэтому для таких документов имеет смысл сформировать отдельное дело (в Примере 6 см. дело № 09.2-06).

Когда формулирование заголовков дел происходит на основании Перечня 2019 года, следует учитывать, что в нем приведены общие, типовые сроки хранения для разновидностей документов. А заголовки дел в номенклатуре дел конкретного подразделения должны отражать характеристики документов, которые туда фактически подшиваются.

Одна статья Перечня 2019 года нередко соответствует нескольким делам. Такая «разбивка» целесообразна, когда документов много или это в дальнейшем облегчит их поиск. Например, личные дела руководителей и других работников формируются отдельно, но срок хранения и номер статьи по Перечню 2019 года у них совпадают (см. Пример 2). Раньше он отличался: у руководителей сразу был постоянным, а у остальных работников 75 лет ЭПК.

А в Примере 3 в номенклатуре у двух дел с документами о награждении срок хранения отличается, и ссылаемся мы на разные статьи Перечня 2019 года.

Часто в статьях Перечня 2019 года для документов по личному составу указывается вариативный срок хранения 50/75 лет или 50/75 лет ЭПК. Но в номенклатуре организации у дела желательно указывать конкретный срок хранения в годах!

Если часть этих документов потом в результате экспертизы ценности может быть отобрана на постоянное хранение в государственном или муниципальном архиве, то добавляется отметка «ЭПК». Если организация не является источником комплектования архивного учреждения, то данную отметку стоит заменить на «ЭК». Потому что:

• ЭПК – это экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения;
• ЭК – экспертная комиссия самой организации.

Например, если срок хранения дела в номенклатуре записан как «50 лет ЭК», то по истечении 50 лет экспертная комиссия (ЭК) решает вопрос об увеличении срока хранения либо о выделении к уничтожению дела с истекшим сроком хранения.

Пункт 4.8 Инструкции по применению Перечня 2019 года (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237) посвящен сроку хранения документов по личному составу, который в Перечне 2019 оформлен как 50/75 лет. Изначально такой вариативный срок хранения появился в законе об архивном деле – там перечислены ситуации, когда документы надо хранить 50 лет, а когда 75 лет. Перечень 2019 года потом установил аналогичные сроки хранения для этих документов.

Таким образом, если в организации нет документов по личному составу, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года или отражающих военную, правоохранительную госслужбу, то срок хранения в номенклатуре дел на следующий 2025 год указывается как 50 лет у тех дел, у которых в Перечне 2019 года срок 50/75 лет (т.е. из этих двух возможных вариантов организация выбирает свой для каждого дела). Это мы видим в номенклатуре, показанной в Примере 6.

Если в дело собраны копии документов, то это должно быть отражено в его заголовке, например «Должностные инструкции работников отдела. Копии». Обычно у таких дел срок хранения «до минования надобности» (ДМН).

При этом составители номенклатуры дел зачастую ссылаются на статью Перечня 2019 года, где указан более длительный срок хранения для оригинала такого документа (например, 50/75 лет по ст. 443 для должностных инструкций работников, т.е. их подлинников), что вызывает обоснованные вопросы, поэтому лучше поступать иначе.

Согласно п. 4.6 Инструкции по применению Перечня 2019 года срок «до минования надобности» означает, что:

• организация сама определяет срок хранения таких документов (как правило, решением экспертной комиссии);
• однако этот срок не может быть менее 1 года;
• обычно он устанавливается для документов, направленных для сведения, и копий документов.

Поэтому в подобных случаях в номенклатуре дел в качестве основания для установления срока хранения «до минования надобности» для копий документов желательно указывать номер и дату протокола заседания экспертной комиссии (см. дело № 09-02 в Примере 6). Некоторые организации используют в сводной номенклатуре дел аббревиатуру «РЭК» (что значит «решение ЭК», а дальше смотрят реквизиты протокола ЭК, которым данная номенклатура была согласована).

В некоторых статьях Перечня 2019 года сразу указывается срок хранения документа и по месту утверждения (обычно подлинник), и в структурных подразделениях до минования надобности (обычно там лежат копии) – см. ст. 33 Перечня 2019 года во фрагменте этого документа далее и дело № 09.1-01 в Примере 6.

В Перечне 2019 года встречаются также статьи, где прямо упоминаются копии документов, в большинстве случаев там фигурирует 5-летний срок хранения. В таких случаях в номенклатуре его нельзя делать меньшим – см., например, ст. 298 Перечня 2019 года.

Если дело сформировано из документов с разным сроком хранения, то время хранения дела устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения – соответствующие срок и статья по Перечню 2019 года тогда и указываются в графе номенклатуры дел.

До Перечня 2019 года действовал Перечень 2010 года (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), где у документов – оснований к приказам по личному составу был срок хранения 5 лет, поэтому их имело смысл формировать в отдельные дела (не вместе с приказами длительного хранения), если эти документы-основания не подшивались в личные дела работников. Но в Перечне 2019 года в ст. 434 установили единый срок хранения для:

• приказов, распоряжений по личному составу и
• документов (докладные записки, справки, заявления) к ним.

То есть теперь сколько храним приказ по личному составу, столько и документы-основания для его издания – это общее правило. Но в каждом конкретном случае надо разбираться, например:

• основанием для издания приказа о приеме на работу является подписанный трудовой договор, основанием для приказа о переводе – соглашение об изменении трудового договора. И трудовой договор, и соглашение о его изменении мы будем формировать в дело «Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним» со сроком хранения 50/75 лет ЭПК (по ст. 435 Перечня 2019 года), а не в дело с приказами;
• согласие на работу в выходной день логично приложить к соответствующему приказу.

В Примере 4 показано, как можно отразить наличие документов-оснований в деле с приказами (это возможно для приказов, не подлежащих передаче в архив).

В Примере 5 другой вариант – основания формируются в отдельное дело. Тогда удобнее, если количество таких «дел-оснований к приказам» соответствует количеству дел с приказами по личному составу.

Состав приказов по личному составу обусловлен спецификой деятельности той или иной организации. Например, у кого-то может не быть приказов о награждении, приказов в отношении работников с вредными и/или опасными условиями труда и т.д.

Для удобства поиска при составлении заголовков дел к приказам по личному составу следует указывать разновидности документов, помещенных в дело.

В любом случае регистрировать приказы надо:

• либо по их разновидностям,
• либо по «папочкам» (т.е. по формируемым делам с приказами).

В СЭД эта задача решается автоматически. Но есть организации, которые ведут журналы регистрации приказов «вручную», например в Excel. Разные документопотоки приказов можно различать путем добавления к порядковому номеру литеры или индекса дела по номенклатуре дел (например, в деле с индексом 08-05 сначала будет приказ № 1/08-05, потом № 2/08-05, № 3/08-05, № 3/08-05 и т.д.; а в деле № 08-06 сначала приказ № 1/08-06, потом № 2/08-06 и т.д.).

По общему правилу сроки хранения журналов регистрации совпадают со сроками хранения документов, которые в них регистрируются. Если в одном журнале мы регистрируем документы разных сроков хранения, то хранить такой журнал надо по бОльшему из имеющихся в нем сроков хранения приказов. На практике встречается такой подход – в разных журналах «вручную» регистрируют:

• приказы, которые потом передаются на хранение в архив организации (тогда эти приказы с их журналом регистрации передаются туда);
• приказы, которые остаются в кадровой службе до их уничтожения (со сроком хранения менее 10 лет).

В СЭД все приказы по личному составу могут отображаться в едином журнале регистрации. Поэтому в Примере 6 у нас 1 такой журнал со сроком хранения 50 л. ЭК (см. дело № 09.2-20).

Если в Перечне 2019 года нет информации о сроке хранения какого-либо журнала регистрации, то срок устанавливается как у документов, данные о которых заносятся в этот журнал (см. дело № 09-08 в Примере 6). Но для журнала регистрации приказов по личному составу там есть профильная статья 182 с пунктом «б» (срок хранения надо брать из нее и ссылаться в номенклатуре дел тоже на нее, а не на пункты «а» и «ж» статьи 463). Статья 463 пригодится нам при установлении сроков хранения других журналов регистрации в кадровой службе.

Обратите внимание, что в номенклатуре дел кадрового подразделения в Примере 6:

• есть дело № 09.2-21 «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» (со сроком хранения 50 л. ЭК по ст. 463 в);
• нет аналогичной книги учета для бланков этих документов (по ст. 463 г), потому что они обычно хранятся и учитываются в бухгалтерии.

Последовательность размещения заголовков дел

В номенклатуру дел кадровой службы включаются все создаваемые в ней документы, поступающие, учетные и отчетные документы этого подразделения. Порядок расположения заголовков зависит от важности документов, входящих в состав этих дел. Предлагаем следующую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел кадровой службы:

• штатное расписание и изменения к нему (обычно копии, т.к. оригиналы хранятся в подразделении документационного обеспечения управления как приложения к приказам по основной деятельности);
• локальные нормативные акты (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о материально-техническом и социальном обеспечении работников, положения о структурных подразделениях и т.д.);
• приказы по личному составу в порядке убывания сроков хранения (сначала вносятся приказы со сроком хранения 50 лет, далее со сроком хранения 5 лет и 3 года);
• документы-основания к приказам (служебные записки, акты, объяснительные записки и пр.);
• учетные документы работников (личные карточки, личные дела);
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• все виды журналов учета приказов по личному составу, табельных номеров, трудовых договоров и соглашений к ним и т.д. (хотя каждый такой журнал регистрации можно располагать в номенклатуре дел и сразу следом за делом с документами, которые в нем регистрируются);
• личные документы работников (трудовые книжки и т.д.);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• планово-отчетная документация. Планы располагаются по степени значимости (годовые, квартальные, месячные), за ними могут идти дела с перепиской о составлении этих планов. Аналогично поступают с отчетностью и перепиской по ней;
• иные документы в порядке убывания сроков хранения (переписка, уведомления работникам и т.д.).

Но при этом дела со связанными между собой документами стараются располагать рядом как в номенклатуре дел, так и в местах хранения (в Примере 6 см. дела с № 09.2-03 по № 09.2-08).

Заполнение номенклатуры дел структурного подразделения

Форма номенклатуры дел структурного подразделения приводится в приложении № 2 к Правилам 2023 года. В Примере 6 показываем, как ее можно оптимизировать, тем более что в Правилах 2023 года приводится рекомендуемый образец этой формы:

• можно добавить дополнительную графу «Вид носителя»;
• привычную графу «Срок хранения и № статьи по перечню» можно разделить на 2 колонки «Срок хранения» и «Номер статьи по Перечню». Тогда удобнее будет фильтровать и искать данные.

Кроме того, при заполнении номенклатуры дел можно:

• добавить сноску *, которая объясняет, из какого перечня взяты сроки хранения. Если бы в номенклатуре дел использовались сроки еще и из других нормативных правовых актов, то их реквизиты тоже надо было бы четко указывать;
• ссылаться в графе «Номер статьи по Перечню»:
• не только на статью и пункт (например, «ст. 182 а»),
• но и на номер задействованного примечания к статье, если на основе него установлен срок хранения дела (например, «ст. 70 (1)» или «ст. 434 б, г (1)»). Так мы поступили в делах № 09.1-04 и № 09.2-06 в Примере 6.

В номенклатуре дел необходимо отражать примечания к срокам хранения, которые являются точкой отсчета для установленного срока. Так, по п. «б» ст. 440 Перечня 2019 года документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных хранятся не по месту утверждения 3 года после замены новыми, а согласно ст. 458 карточки воинского учета хранятся 5 лет после снятия с учета.

Номенклатура дел состоит из разделов. Заголовками разделов обычно являются наименования структурных подразделений. Для сводной номенклатуры дел это привычно. Например, номер подразделения в оргструктуре 09, тогда дела в его номенклатуре будут нумероваться, начиная c № 09-01, потом № 09-02 и т.д.

Но если, например, департамент кадровой политики (№ 09) включает в себя отделы, то и его номенклатура (как структурного подразделения) будет содержать разделы, соответствующие этим отделам департамента (№ 09.1, № 09.2), а индексы дел тогда будут иметь более сложный номер – как в Примере 6.

Со времен полностью бумажного делопроизводства сохранилась практика включения свободных строк (минимум одной) в конце каждого раздела номенклатуры – так называемые резервные номера дел. Они оставляются для занесения в номенклатуру новых дел, которые могут возникнуть в течение календарного года, если изначально они не были запланированы в ней.

Изменения всегда вносятся в рабочий экземпляр номенклатуры дел текущего года, как правило, от руки. В качестве рабочего экземпляра служба ДОУ рассылает в структурные подразделения «их» разделы из утвержденной сводной номенклатуры дел в виде электронной или бумажной копии.

В номенклатуре дел отражаются и бумажные, и электронные документы, для последних в графе «Примечание» указывается место хранения.

Графа «Количество томов (частей)» заполняется по истечении календарного года. В ней указывается то количество единиц хранения каждого дела, которое образовалось в течение года. Например, для номенклатуры дел на 2025 год эту графу нужно будет заполнять в начале 2026 года. На основании данных этой графы потом оформляется итоговая запись к номенклатуре дел с количеством образовавшихся дел по различным категориям сроков хранения и носителям (бумажным / электронным).

Обратите внимание: согласно ранее действовавшим Правилам⁴ данная графа в сводной номенклатуре дел организации называлась «Количество дел». Однако в каждой строке номенклатуры и так указано только 1 дело. Но за год у разных дел может получиться разное количество томов, т.е. единиц хранения (документы дела разбиваются на тома так, чтобы каждая папка не превышала 4 см высоты и 250 листов документов внутри). Поэтому по итогам года имеет смысл указывать, сколько томов получилось у дела: 1, 2, 3 или др. Правила 2023 года исправили наименование данной графы в номенклатуре дел организации на более правильный вариант (а в форме номенклатуры дел подразделения она и раньше называлась корректно, но подразделения часто получают форму для заполнения из службы ДОУ и могут не обратить внимания на такие «мелочи»). Итак, если на 2025 год вы разрабатываете номенклатуру дел на основе ранее существующей, проследите, чтобы некорректное наименование графы не перекочевало в новую номенклатуру дел.

Надеемся, что данная статья поможет вам при составлении номенклатуры дел кадровой службы.