Случилось то, что все давно ждали. Наконец-то у Минтруда России дошли руки до бумажных трудовых книжек. С 01.09.2021 вступает в силу приказ ведомства от 19.05.2021 № 320н, утвердивший:
Документ по содержанию объединяет Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 692 , и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 2253.
Многие устаревшие положения исключены, какие-то добавлены, что-то актуализировано с учетом произошедших за это время изменений в трудовом законодательстве.
С момента вступления в силу приказа утратят силу Инструкция и Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утв. постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50. Очевидно, что перестанут действовать и Правила, но поскольку утверждало их Правительство РФ, а не Минтруд России, то Правительству их и отменять.
Разберемся, что изменится совсем скоро.
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
Изменения в формах трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку незначительные, поэтому изготовленные и приобретенные работодателями ранее бланки, как заявлял Минтруд России, останутся действующими, и при выдаче сотруднику дубликата или вкладыша работодателю не обязательно приобретать новые бланки.
Напомним также, что с 2021 года бумажные трудовые книжки для впервые принятых на работу сотрудников не оформляются4, сведения об их трудовой деятельности теперь передаются и хранятся только в электронной базе ПФР. Поэтому новые формы пригодятся только при выдаче дубликатов трудовых книжек ранее принятых сотрудников и вкладышей в них. В связи с этим, кстати, отменили и требование, установленное Правилами о том, что принятому на работу впервые сотруднику трудовая книжка заполняется в его присутствии.
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Пример 1. Образец записи в трудовую книжку о постоянном переводе, который изначально был временным
Отдельно сказано про ситуации с заполнением трудовой книжки в случае работы по совместительству. Из нового (но применявшегося ранее) можно отметить:
1) если работник хочет внести такую запись, но в настоящее время не работает, то он может обратиться к работодателю, у которого трудился по совместительству;
2) записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку:
3) работодатель по основному месту работы может вносить записи о работе по совместительству, которая была до трудоустройства сотрудника к нему (п. 11 Порядка).
Пример 2. Образец записи в трудовую книжку о работе по совместительству, внесенной у основного работодателя
В новом Порядке появился отдельный пункт (п. 14), посвященный внесению записей о профессиональной служебной деятельности в виде:
Сказано, что трудовые книжки на лиц, осуществляющих эту деятельность, ведутся, если это предусмотрено федеральными законами, регулирующими прохождение соответствующего вида службы, а записи вносятся с учетом положений этих законов и иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.
Произошли изменения в порядке заполнения трудовой книжки в случае увольнения сотрудников. Напомним, что в Инструкции было два спорных момента:
Это вступало в противоречие с ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, где указано, что записи в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ (иного федерального закона) и со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ. Кадровики, внося запись об увольнении, на практике пишут и «уволен», и «трудовой договор расторгнут», и «трудовой договор прекращен».
Интересно, что практически все примеры с записью об увольнении из Порядка исчезли, но остался лишь один, который был в Инструкции: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Как видите, формулировка «уволен» осталась, а ссылка на норму ТК РФ обрела правильный формат. Теперь при внесении записи об увольнении прописано, что нужно ссылаться (там, где это необходимо) на подпункт, пункт, часть статей 77, 81, 83, 278, 336 ТК РФ и др. (см. Примеры 3 и 5, где в одном месте написано «уволен», а в другом – «трудовой договор прекращен»).
В Порядке прописано, что при заполнении трудовой книжки при увольнении в порядке перевода к другому работодателю нужно указать наименование работодателя, к которому работник переводится (п. 21 Порядка). Раньше такого требования не было, хотя на практике большинство работодателей именно так и делали. Но нередко можно было встретить записи, где наименование работодателя не указывалось. Как правильно, покажем в Примере 3.
Пример 3. Образец записи в трудовую книжку о переводе работника к другому работодателю
В Порядке отсутствует требование о заверении работником всех записей, внесенных в трудовую книжку за время работы у данного работодателя (см. «!» в Примере 3). То есть с 01.09.2021 не нужно при увольнении просить сотрудника расписаться в трудовой книжке (п. 36 Порядка). Не придется больше знакомить сотрудника под подпись в личной карточке и с каждой вносимой в трудовую книжку записью.
В сведения о награждении за трудовые заслуги добавили помимо тех, что были ранее, награды:
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
Указано, что первая страница после ее заполнения заверяется подписью работника, который подтверждает тем самым правильность внесенных сведений. Далее в сведениях о работе пишутся сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю. Ранее, напомним, по Инструкции помимо общего стажа надо было вносить непрерывный. Но запись об этом утратила свою актуальность с вступлением в силу Федерального закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Несмотря на это, специалисты рекомендовали писать в трудовой книжке, например, о том, что время работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж не включается, как того требовала Инструкция. С сентября 2021 года такую запись вносить не придется.
Если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, то за выдачей дубликата сотрудник должен обратиться не по последнему месту работы, а по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись (п. 30 Порядка). Получается, что если запись об увольнении была признана недействительной уже после того, как сотрудник устроился на новое место работы, то для выдачи дубликата ему придется обратиться к предыдущему работодателю, а не текущему. Как быть с ситуацией, если сотрудник успел с тех пор поменять несколько работодателей, не объясняется (очевидно, сотруднику придется после выдачи дубликата обходить их всех).
Если же внесшая недействительную запись организация ликвидирована, то выдать дубликат может работодатель не только, как было прописано в Правилах, по новому месту работы, но и по месту работы, где была внесена последняя запись (абз. 2 п. 30 Порядка). Сделано это для тех граждан, которые в настоящее время не работают, и у них нет текущего работодателя.
Из серьезных нововведений можно отметить изменившийся перечень документов, которые должен представить сотрудник комиссии по установлению стажа в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек сотрудников. Если ранее этот перечень был открытым и включал справки, профсоюзные билеты, учетные карточки членов профсоюза, расчетные книжки и пр., то теперь он сузился только до сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работнику работодателем или из информационных ресурсов ПФР. Если стаж работы у сотрудника не велик, и начал он работать только с 2020 года, то сведений (так называемой электронной трудовой книжки) будет достаточно. А как быть, если работник трудится значительно дольше? Превращение перечня документов из открытого в закрытый доставит сотруднику значительные проблемы. Если документы не сохранились, работника за подтверждением стажа отправляют в суд. Почему так было сделано, остается только догадываться. Единственный положительный в этой части момент: показания двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним работе у работодателя, в качестве подтверждения работы пока сохранили. Но далеко не всегда можно найти свидетелей по работе 20–30–40-летней давности. А значит, остается только уповать на то, что работодатель хранит трудовые книжки как зеницу ока и не допустит их массовой утраты.
Из важных изменений, касающихся вкладыша, можно отметить, что исключено требование о его вшивании в заполненную трудовую книжку. Теперь речь идет только о дополнении книжки вкладышем (п. 32 Порядка). Исключение фразы о вшивании понятно, особенно, если вкладышей было несколько, из-за чего невозможно было аккуратно вшить один документ во второй.
См. ответ на вопрос «Как аннулировать запись о выдаче дубликата вкладыша» в № 10’ 2020
См. ответ на вопрос «Что делать, если штамп о выдаче вкладыша случайно проставлен в сам вкладыш» в № 4’ 2020
См. ответ на вопрос «Как быть, если запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку, хотя имеется вкладыш, в котором уже есть записи» в № 10’ 2019
Кроме того, в Порядке прописали, куда ставится штамп о выдаче вкладыша: на титульный лист трудовой книжки – первую страницу. В принципе все и раньше так делали. Однако добавлено, что если свободное место на титульном листе закончилось, то запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
Кстати, раз уж мы заговорили о печатях, в новый Порядок вернули возможность помимо печати работодателя в трудовую книжку сотрудника проставлять печать кадровой службы. Напомним, что в 2008 году из Правил изъяли слова о печати кадровой службы, из-за чего эксперты рекомендовали отказаться от этой печати или хотя бы добавить на нее минимальные реквизиты работодателя (наименование и место нахождения). Также уточнено, что печать проставляется только при ее наличии.
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
Затем запись заверяется подписью работодателя (лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печати). Заверять эту надпись подписью сотрудника не требуется (Пример 4).
Прописано, что работодатель также обязан выдать работнику трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления сотрудником в целях обязательного социального страхования (обеспечения) (п. 34 Порядка).
В п. 38 Порядка включили уточнение, что в случае смерти работника выдать трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью о прекращении трудового договора можно на руки члену семьи (раньше было одному из родственников), предъявившему свидетельство о смерти. Сейчас требования об этом нет, однако на руки трудовую книжку все равно выдают только на основании подтверждающего смерть документа.
Пример 4. Образец записи в трудовую книжку о ее выдаче работнику в связи с подачей работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности
Пример 5. Образец записи в трудовую книжку о прекращении трудового договора в связи со смертью работника
Важные изменения произошли в сфере учета и хранения трудовых книжек. Работодатель по-прежнему должен вести учет как бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, так и движения трудовых книжек и вкладышей в них. Однако с сентября 2021 года работодатель самостоятельно разрабатывает учетные книги (журналы). Ранее утвержденные формы больше не являются обязательными (п. 40 Порядка). Но это не значит, что ему надо отказаться от текущих книг (журналов). Правило о разработке и утверждении собственных форм касается случаев, когда возникает необходимость начать ведение новой книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также по учету движения трудовых книжек. Действующие книги (журналы) работодатель вправе вести до их окончания. Об этом заявили специалисты Роструда на сайте онлайнинспекция.рф5.
См. статью «Все о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» в № 6’ 2019
См. статью «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее: что должен знать кадровик» в № 7’ 2019
Наконец-то избавились от устаревшего требования опломбировывать и скреплять книги (журналы) сургучной печатью. Теперь достаточно их пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя работодателя и печатью организации (при наличии) (абз. 4 п. 40 Порядка).
Прописано, что не полученные при увольнении или в случае смерти сотрудника трудовые книжки и их дубликаты должны храниться в организации до востребования в соответствии с гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
По общепризнанному мнению, любой вновь принимаемый документ, регулирующий жизненно важные вопросы значительной части общества, вызывает чувство надежды, что уж он-то внесет больше ясности, избавит от неоднозначных трактовок или явных ошибок. Так было и сейчас. Но при безусловном наличии в новом Порядке6 разъяснений по ранее незатронутым вопросам, часть проблем так и осталась неотрегулированной. Более того, появились новые.
К неотрегулированным проблемам можно отнести следующие:
1. Минтруд России так и не навел порядок в терминологии с понятиями «прекращен», «расторгнут», «уволен». Причина, видимо, в том, что ранее были даны противоположные ответы на запросы кадровых служб, как же правильно вносить запись в трудовую книжку при прекращении трудовых отношений. Согласно «золотому правилу» кадрового делопроизводства большинство специалистов решило, что запись должна соответствовать тексту приказа, а приказ должен соответствовать тексту закона. Поэтому в трудовых книжках все чаще стали появляться записи о расторжении трудового договора по тем или иным основаниям.
Однако в теории трудового права понятие «расторжение» рассматривается как процедура, где есть инициатор и комплекс необходимых, предусмотренных законодательством действий, имеющих временные рамки. Например, работник пишет заявление об увольнении про собственному желанию и по общему правилу отрабатывает 2 недели. Но при наличии уважительных причин он отрабатывает всего 3 дня или не отрабатывает вовсе и получает расчет и трудовую в день подачи заявления. Другой пример – расторжение трудовых отношений в связи с сокращением численности или штата по общему правилу будет производиться в течение 2 месяцев, хотя возможны и исключения (согласие работника).
Здесь важно понять, что расторжение – это процесс, который 1) начинается по чьей-то инициативе, 2) имеет законодательно предусмотренную последовательность действий сторон, и 3) они всегда ограничены определенными временными пределами. Зачем в трудовые книжки вносить то, что отнесено к процедурам? Там должен быть только их результат – увольнение (со ссылкой на соответствующий подпункт, пункт, часть статьи и статью закона). Термином «прекращение» мы пользуемся, только когда отсутствует воля сторон отношений, как это прямо предусмотрено в п. 19 Порядка. Согласно ему, при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Такая формулировка может привести к серьезным проблемам при заполнении трудовых книжек. С одной стороны, понятно, когда применять термин «прекращение», с другой – кадровые службы могут ошибочно при заполнении книжки сослаться на указанную ст. 83 ТК РФ. Но все основания, перечисленные ст. 83 ТК РФ, должны оформляться со ссылкой на п. 10 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Очень жаль, что Минтруд России не удосужился привести точные примеры хотя бы по основным, наиболее часто применяемым основаниям прекращения трудового договора. Тем не менее в п. 15–19 Порядка понятие «увольнение (прекращение трудового договора)» по смыслу противопоставляется понятию «расторжение», т. к. при расторжении подразумевается наличие инициативы одной из сторон трудовых отношений.
2. Пункт 20 Порядка усугубляет проблему, которую давно надо было исправить в ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ («при прекращении трудового договора по другим основаниям… в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона»). Более того, эта же ошибка теперь будет и в тексте бланка трудовой книжки! А ведь специалисты неоднократно указывали на неправильную последовательность ссылок на закон. В ТК РФ нарушена общеправовая практика ссылок на подпункты, пункты и статьи Кодекса. Хотя в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ приводятся примеры в правильной, общепринятой в законодательстве и правоприменительной практике последовательности.
3. Специалисты высказывали озабоченность проблемой внесения информации в трудовую книжку в связи с поправками в системе образования. Все надеялись, что этот вопрос будет решен при разработке новых бланков трудовых книжек. Но этого не случилось. Работники с образованием по направлению подготовки бакалавриата или магистратуры так и не получили возможности иметь запись, соответствующую их диплому.
4. Осталась проблема с внесением в трудовую книжку наименования организации. В абз. 1 п. 10 Порядка указано, что «в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии)». Следовало бы уточнить, что сокращенное название организации может быть использовано в тексте трудовой книжки только при его наличии в уставе организации. Сотрудники кадровых служб, как правило, не получают профессиональной юридической подготовки, чтобы знать эти тонкости.
5. Пункт о внесении записи работы по совместительству, безусловно, внес свои плюсы в разрешение давней проблемы. Но не обошлось без дополнительных проблем. Абз. 2 п. 11 Порядка разрешает запись о работе по совместительству вносить и в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной. Однако согласно ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же или другого работодателя. Получается, до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной, любая другая работа для него не была совместительством.
6. Осталась еще одна существенная проблема. С одной стороны, грамотно описаны процедуры оформления записи в трудовую книжку при увольнении в порядке перевода, подчеркнута необходимость не только правильно сослаться на соответствующие нормы в ТК РФ, но и указать, куда работник увольняется в порядке перевода. С другой – в абз. 2 п. 21 Порядка в запись о приеме на работу не добавили, откуда приходит работник в организацию в порядке этого перевода.
В трудовой книжке при увольнении из организации «А» должно быть указано, что он уволен в порядке перевода в организацию «Б», а в организации «Б» должно быть внесено в трудовую книжку, что он принят на работу в порядке перевода из организации «А». В практике бывают случаи, когда работник в процессе перехода передумывал и трудоустраивался в организацию «С». ТК РФ предусмотрена свобода труда, и работник может передумать и никого не ставить в известность, но в трудовой книжке запись о приеме в организацию «С» пояснит, что перевод не состоялся и было обычное увольнение по собственному желанию.
На первый взгляд ничего страшного не произошло. Но законодатель, судебные органы и сам Минтруд России постоянно напоминают, что не все причины увольнения равноценны. Кроме виновных и невиновных составов при увольнении по инициативе работодателя, есть еще и уважительные и неуважительные причины увольнения по собственному желанию. Это прямо указано в абз. 2 п. 17 Порядка: «при расторжении трудового договора по инициативе работника по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации, с которыми связано предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих оснований».
Причины не только влияют на карьерное развитие человека, но и рассматриваются при назначении пособия по безработице. Если работник не может трудоустроиться и обращается в службу занятости, причина увольнения имеет значение при решении вопроса о размере пособия. Так, увольнение в порядке перевода относится к уважительным причинам увольнения (если из «А» он перешел в «Б»). Но если сотрудник не перешел, как планировалось, в организацию «Б», а устроился в «С», то это рассматривается как увольнение по собственному желанию без уважительных причин. По ранее действующим правилам повторное увольнение без уважительных причин в течение года прервало бы его трудовой стаж. Сейчас принимающая документы кадровая служба сможет задуматься о деловых качествах кандидата и его способности держать слово и нести обязательства перед другим работодателем, где его по закону должны были ждать целый месяц.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек 7, который вступит в силу с 1 сентября 2021 года, не вносит, на наш взгляд, каких-либо существенных изменений в технологию кадрового делопроизводства, в учет и обеспечение сохранности трудовых книжек. Но он дает возможность кадровым службам провести анализ организационных и технологических процедур работы с трудовыми книжками и в плановом порядке провести их необходимые уточнения для полного соответствия новому Порядку.
Наметим некоторые мероприятия.
В разделе I «Общие положения» Порядка предусмотрено, что новый Порядок распространяется в том числе на ситуацию, когда работник при увольнении подает заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Кадровая служба в номенклатуру дел на 2022 год обязательно (а в дополнение к номенклатуре дел на 2021 год желательно) вносит соответствующий заголовок дела (которое предстоит завести, если часть работников предпочла электронные трудовые книжки). Например:
Выписки «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица. Форма СТД-Р (заявления, копии выданных сведений с расписками уволенных о получении)». Срок хранения – 5 лет, ст. 624 а).
Срок хранения необходимо определять по новому типовому Перечню документов 2019 года8 , а дело можно вести как переходящее (т. е. из года в год, распределяя в папке заявления и копии выписок по годам увольнения и алфавиту фамилий уволенных). Уволенный сотрудник может пожелать получить сведения в электронной форме по адресу электронной почты, который он должен указать в заявлении. Бумажную копию отправленного электронного сообщения в этом случае работник кадровой службы должен удостоверить своей подписью и сформировать в дело вместе с заявлением. Казалось бы избыточное хранение заверенных и отправленных сведений в настоящее время является необходимым. Ведь работодатель в случае спорных ситуаций должен подтверждать факт отправки именно этих сведений.
Раздел VIII «Учет и хранение трудовых книжек» Порядка предусматривает, что работодатель обязан:
В этой связи и опять в плановом порядке кадровой службе необходимо проверить актуальность действующих приказов о назначении сотрудников, ответственных за ведение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним; ведение и учет личных дел; за обработку и защиту персональных данных (в связи с ведением трудовых книжек и личных дел).
В организациях обычно на одного или двух сотрудников кадровой службы возлагаются все три вида ответственности. Рекомендуем при актуализации приказа закрепить «дублеров» ответственных сотрудников, т. е. замещающих в случае их временного отсутствия, что позволит укрепить организационный порядок и контролировать риски, за которые отвечает первый руководитель организации.
В рамках реализации п. 40 Порядка кадровая служба может принять решение не разрабатывать новую форму книги (журнала) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а продолжать вести действующую книгу, особенно в ситуации, когда большая часть сотрудников выбрала ведение трудовой книжки в бумажной форме. Но на случай возможных проверок рекомендуем 01.09.2021 издать приказ по административно-организационной деятельности со сроком хранения 5 лет (ст. 19 б) типового Перечня 2019 года о продолжении учета трудовых книжек в действующей книге старого образца, обязательности ее удостоверения после окончания и подготовки к передаче на архивное хранение. А разработать новую форму книги и подготовить ее к утверждению приказом первого руководителя кадровая служба сможет в плановом порядке и в случае необходимости9.
В номенклатуре дел кадровой службы книга учета трудовых книжек располагается сразу после заголовка «Трудовые книжки», сроки хранения которых типовой Перечень 2019 года устанавливает теперь по-новому. Рекомендуем в номенклатуре дел дополнительно закрепить и ответственного за обеспечение сохранности. Например:
| Заголовок дела | Сроки хранения и номер статьи по Перечню | Примечание |
| Трудовые книжки сотрудников | До востребования, ст. 44910 |
Невостребованные сотрудниками – 50 лет; ответственный за обеспечение сохранности – инспектор Иванова П.Р., замещающий в случае временного отсутствия – специалист Воробьева А.С. |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет, ст. 463 в) |
Переходящее, подлежит передаче на архивное хранение; ответственный за обеспечение сохранности – инспектор Иванова П.Р., замещающий в случае временного отсутствия – специалист Воробьева А.С. |
В кадровой службе трудовые книжки работающих и трудовые книжки уволенных совершенно правильно хранят раздельно в отдельных коробках или ящичках или в папках с завязками, в которых трудовые книжки располагаются по алфавиту фамилий сотрудников. Трудовые книжки уволенных в течение периода 1–3 года подлежат передаче на архивное хранение. Рекомендуем кадровым службам еще раз прочесть п. 4.22 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, а в настоящее время перерабатываются) и п. 1.2 Методических рекомендаций по их применению 11. Они помогут соблюдать требования к архивному хранению трудовых книжек в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
С точки зрения технологии более внимательно советуем изучить Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций12 . Невостребованные трудовые книжки должны быть вложены в конверты и помещены в личные дела уволенных, в самый конец каждого дела перед листом-заверителем. Конверт включается во внутреннюю опись документов личного дела, прошивается вместе с ней и документами так, чтобы клапан было удобно открывать и изымать трудовую книжку в случае необходимости. Конверт нумеруется в валовом порядке как последний лист личного дела, трудовая книжка может нумероваться как одно цельное вложение, а может и не нумероваться, а просто фиксироваться в листе-заверителе. В части формы листа-заверителя, предусмотренной для фиксации особенностей формирования дела, обычно указывается:
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
| <…> | |
| Конверт формата С5 с одним вложением | 202 |
| Вложение – трудовая книжка АТ-VI № 778076751 Максимова Семена Сергеевича |
По заявлению бывшего работника и с разрешения руководителя организации (резолюция на заявлении) трудовая книжка может быть выдана сотруднику под расписку. Этот факт уже в архиве должен быть зафиксирован во внутренней описи документов дела, в листе-заверителе, а также в описи дел по личному составу как учетно-справочном документе, в который вносятся личные дела по годовым разделам (годам увольнения работников).
А в порядке подготовки к внедрению нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек рекомендуем сформировать личные дела уволенных в период 2018–2020 гг. и даже в 2021 г., проверить:
Оставшиеся невостребованными и не включенные в состав личных дел трудовые книжки необходимо внести по годам и датам увольнения и по алфавиту фамилий бывших работников в опись дел по личному составу или в отдельную опись личных дел, если дел много и необходимо составление отдельного вида описи.
Учет, текущее оперативное хранение и подготовка трудовых книжек к архивному хранению достаточно трудоемки и требуют выполнения многих ручных операций. Но за ними стоит глубокий смысл и важнейшая миссия кадровой службы по обеспечению и защите социальных и трудовых прав граждан.
См. статью «Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.» в № 8’ 2020
См. статью «Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов» в № 12’ 2016
См. статью «Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров» в № 12’ 2015
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Бывает, что работники просят уволить их без отработки в две недели. Обычно мы в таких случаях соглашаемся, но иногда сделать это невозможно, ведь приходится искать замену, а на это нужно время. В каком случае мы обязаны удовлетворить их желание, а когда можем этого не делать?
Когда в компании необходимо создать службу охраны труда или выделить для этого специалиста (поручить действующему сотруднику выполнять его функции). Как на практике это происходит. Какие требования выдвигают нормативные акты к сторонним организациям и ИП, которые могут осуществлять функции службы охраны труда. Что должен делать специалист по охране труда. Как найти кандидата на должность такого специалиста и проверить, подходит ли его опыт работы именно вам. Как контролировать вновь принятого на работу специалиста, а также на что обратить внимание при его увольнении. Автор делится богатым опытом подбора и адаптации специалистов по охране труда.
Сотрудник отработал 10 месяцев и 25 дней и уволился по собственному желанию. Компенсацию за неиспользованный отпуск работодатель посчитал из расчета отработанных 11 месяцев. Фактически работник был в отпуске 14 календарных дней. Компенсация была выплачена за 11,67 календарных дней (28 / 12 х 11 = 25,67-14). Является ли верным данный расчет?
Что считается появлением на работе в состоянии опьянения? Когда есть основания полагать, что сотрудник находится в состоянии опьянения, которое влечет за собой применение работодателем мер дисциплинарной ответственности? Можно ли привлечь к ответственности сотрудника, которого застали в нетрезвом виде в командировке (либо на пути к месту командирования или обратно)? А если он пришел пьяным на работу, но во время своего отгула или даже отпуска? Когда состояние опьянения не повод для увольнения? Как составить акт о нахождении на работе в состоянии опьянения и что делать, если работник отказывается его подписывать? Как поступить, если работник отказывается пройти медицинское освидетельствование на состояние опьянения или предоставить акт работодателю? В статье найдете ответы на все эти вопросы, подборку судебной практики по спорным моментам, а также образцы документов: акта о нахождении сотрудника на работе в состоянии алкогольного опьянения, направления его на медосвидетельствование, запроса о предоставлении акта освидетельствования, приказа об отстранении от работы в связи с появлением в состоянии алкогольного опьянения и актов об отказе сотрудника с ним ознакомиться, об отказе предоставить письменное объяснение, приказа о допуске к работе.
Как можно отправить документы работнику почтой? Когда это обязательно, а когда речь идет лишь о целесообразности? Какие виды отправлений бывают? Как подтвердить отправку, где хранить такие документы? Эти и другие практические вопросы мы рассматриваем в статье.
В прошлых номерах журнала мы изучили общие правила исчисления сроков в трудовом праве, а также сроки исковой давности по трудовым спорам. Теперь проанализируем сроки, связанные с увольнением работника. Ведь вопросы расторжения трудовых договоров в случае конфликта чаще всего доходят до суда, который рассматривает действия работодателя и работника под микроскопом. В частности, разъясним правила о двухнедельном сроке предупреждения об увольнении, сроке уведомления о сокращении; расскажем о тонкостях прекращения срочного трудового договора и сроке окончательного расчета с сотрудником, а также что грозит в случае задержки платежей.
С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.
Сотрудник отработал 10 месяцев и 25 дней и уволился по собственному желанию. Компенсацию за неиспользованный отпуск работодатель посчитал из расчета отработанных 11 месяцев. Фактически работник был в отпуске 14 календарных дней. Компенсация была выплачена за 11,67 календарных дней (28 / 12 х 11 = 25,67-14). Является ли верным данный расчет?
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
