Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год

Что такое начало нового календарного года для отдела документационного обеспечения (ОДО)? Прежде всего, это взгляд в недалекое прошлое. Определенно, мы должны понимать, что оставили после себя, какую работу проделали, какие результаты получили. Без всестороннего анализа и оценки своей работы нам будет трудно двигаться вперед. У себя в отделе мы называем этот период моментом истины.

Отчет об объеме документооборота за год

– Значит, вот это твоя отчетность?
– Да. В ней могут быть пробелы, то тут, то там...
– Тут пробел в одном месте... такой большой пробел между страницами 1 и 210?!

Из к/ф «Книжный магазин Блэка»

Есть мнение, что анализ деятельности в виде годового отчета об объеме документооборота на предприятии никому не нужен, что он интересен только тем, кто его формирует. В организациях, где руководители не особо интересуются работой своих подчиненных, применяется формальный подход.

Но здесь все зависит от вашего умения и дара доносить важную информацию до руководства. Выражаясь языком Л.Н. Гумилева, надо быть пассионарием и совершать маленькие революции в своем отделе, коллективе, предприятии. В конце концов, руководители нанимали вас и для того, чтобы вы предлагали им свои идеи.

Приведенные факты (в меньшей степени) и качество составленного вами отчета с предлагаемыми на его базе выводами (в гораздо большей степени) могут стать серьезными основаниями уважать ваше экспертное мнение.

Перед подготовкой отчета об объеме документооборота за год советую задать себе 3 главных вопроса: зачем? что? и как?

• Зачем? Действительно, зачем мы делаем этот отчет? Какова его цель? Подумайте, что вы хотите изменить своим отчетом? Просто донести информацию или показать свои успехи, а может, дать импульс к переменам?
• Что? Как только определим, какую цель преследуем, мы поймем, что в отчете стоит усилить и углубить, подробнее прокомментировать. Бесполезная статистика никому не интересна. Дайте руководителю действительно важную информацию – и он оценит ваш профессионализм!
  Какие данные предоставить для принятия управленческого решения? В этом вопросе вы должны быть стратегом и, как в шахматной партии, предвидеть последствия своего хода. Отчет должен заинтересовать руководителя, чтобы тот прочитал его до конца и, возможно, задал вопросы.
  И учтите, что «небывалая толщина отчета защищает его от опасности быть прочитанным» – это отметил еще профессиональный управленец и стратег Уинстон Черчилль. Потому включайте в отчет самое главное – факты, факты и еще раз факты.
  Отчет не должен напоминать свалку данных. Он должен быть написан ясным и понятным языком, без отступлений и лишней информации. Откажитесь от заумных терминов, которые простые смертные не используют. Помните о третьем законе Чизхолма: «Даже если ваше объяснение настолько ясно, что исключает всякое ложное толкование, все равно найдется человек, который поймет вас неправильно».
• Как? «Мы никогда не стыдились воровать гениальные идеи у других», – эти слова принадлежат Стиву Джобсу. Все уже придумано до нас. Остается только найти и впитать лучший опыт, приправив его собственными идеями.
  Мир делопроизводства наполнен различными формами и шаблонами, надо только адаптировать их под свои цели. В «Метрострое» мы не идем сложным путем, а вынимаем массив данных для отчетности и анализа из системы электронного документооборота (СЭД). Система сама формирует справку об объеме документооборота за год. Остальное – дело техники и вашего таланта.
  Некоторые отделы ДОУ в попытках показать себя с лучшей стороны пытаются нарисовать красивые цифры и скрыть те, за которые стыдно. Если вам обязательно нужно что-то спрятать или поставить «в самое незаметное место», значит, вы просто не знаете, как эти цифры объяснить. Но в делопроизводстве можно объяснить все!
  Многие мои коллеги считают, что хуже неструктурированного отчета может быть только красивый отчет без пояснительных блоков. Поэтому к любым таблицам, графикам, схемам, диаграммам добавляйте текстовые пояснения, которые помогут сориентироваться вашему руководителю.

Итак, вы можете создать отчет, которым будут подпирать шатающийся офисный стол, а можете подготовить инструмент влияния на мнение вашего руководителя. С помощью годового отчета вы можете сформулировать проблему, донести до аудитории свои способы ее решения, показать возможности, которые никто до этого не замечал. См. Пример 1.

«Обратная связь» при помощи анкеты оценки качества работы вашего подразделения

– Вы же сами дали положительную оценку этой моей работе.
– Это еще раз доказывает мою неразборчивость.
– Нет, это доказывает вашу принципиальность!

Из к/ф «Гараж»

Еще одно знаковое событие начала календарного года в мире делопроизводства – это оценка работы нашего подразделения. Подводя итоги года, мы хотели бы получить качественную оценку своей деятельности. Обратная связь от наших коллег помогает нам посмотреть на свою работу под другим углом, с другого берега. Невысказанные вслух претензии подобны воде в плотине, которая, постоянно прибывая, может ее смести. Надо уметь работать с «возражениями», а для начала о них полезно узнать. Оценка отдела позволяет найти направления, на которых стоит в новом году приложить больше усилий, это возможные точки роста!

Мы сами инициируем мероприятия по оценке, разрабатываем анкету, делаем рассылку, получаем данные, анализируем, делаем выводы, определяем план улучшений. Очень важный момент – оценку работы вашего отдела нужно применять только тогда, когда вы точно знаете, что делать с полученными результатами. Иначе не имеет смысла отрывать от работы коллег.

Текст анкеты разрабатывает наше подразделение, а ИТ-специалисты автоматизируют ее форму, чтобы статистика собранных результатов накапливалась автоматически. См. Пример 2. Напомним разницу в заполнении двух распространенных вариантов чек-боксов:

• при клике на «флажок» в изначально пустом квадратике появляется «галочка» и рядом могут стоять квадратики иных вариантов ответа, не связанные с предыдущим, т.е. «галочки» можно проставить в нескольких из них;
• «радиокнопка» у нескольких вариантов ответа на 1 вопрос подразумевает возможность выбора только 1 из них.

Если вы можете полагаться только на свои силы, то для создания формы документа в MS Word можете задействовать элементы, удобные для анкет (правда, в этом случае подсчет результатов анкетирования придется проводить вручную):

Эти и другие элементы появляются на вкладке «Разработчик» в верхнем меню. Изначально она обычно не видна, активизировать ее можно так: на вкладке «Файл» выберите «Параметры» и «Настройка ленты», далее в поле «Основные вкладки» поставьте галочку напротив «Разработчик» и нажмите «ОК».

Закрытие журналов регистрации

«Быть или не быть?» – такой поистине шекспировский вопрос стоит перед делопроизводителями в начале календарного года при решении вопроса закрытия журналов регистрации. В законодательстве такого требования не существует. Необходимость закрытия журналов регистрации документов может быть закреплена в локальном акте организации, например в Инструкции по делопроизводству.

В современном делопроизводстве журналы регистрации ведутся:

• в электронном виде (в СЭД или в табличном процессоре, например в Excel) и 
• на бумажном носителе.

Что касается регистрации документов на бумажном носителе, то эта форма уходит в прошлое и считается устаревшей, архаичной. Главный ее минус в трудоемкости ведения и поиска информации в журнале. Поэтому в бумажных журналах регистрируются только те документы, для которых это предусмотрено законодательством, а среди организационно-распорядительных таких нет! Поэтому большинство отделов ДОУ ведет журналы регистрации в электронном виде.

Если журнал регистрации ведется вручную (на бумаге или в Excel), то и итоговую запись по окончании делопроизводственного года в нем тоже надо делать вручную. Обычно итоги подводят в последний рабочий день уходящего года, но чаще в первый день нового года. Перед этим мы должны просмотреть весь журнал регистрации и выявить возможные неточности, опечатки, ошибки. Все ли мы заполнили корректно, информация занесена в полном объеме? После проверки делаем итоговую запись (Пример 3). В ней мы укажем, сколько документов зарегистрировано за прошедший год. Это позволит нам защитить журнал от внесения последующих корректировок.

Внутри электронного журнала регистрации в Excel эта итоговая запись может быть оформлена без подписи. Для блокировки последующего редактирования преобразуем (конвертируем) журнал регистрации в PDF-файл. Получившийся файл можно записать на компакт-диск, который становится электронной единицей хранения в архиве компании. Если у руководителя отдела ДОУ есть электронная подпись, то данный файл можно подписать ею.

В системе электронного документооборота процесс закрытия журналов регистрации документов происходит автоматически. Он прописан разработчиками программного продукта или настраивается под ваши требования. В любом случае в СЭД это не происходит в ручном режиме. Как правило, система самостоятельно 1 января в 00-00 закрывает электронный журнал, блокируя его администрирование пользователем.

Если в журнале регистрируются документы длительного хранения и в особенности постоянного, его стоит распечатать (из СЭД или Excel). Например, приказы по основной деятельности предприятия имеют срок хранения – постоянно¹. В течение этого же времени хранится и журнал их регистрации. Документы постоянного срока хранения обязательно должны сдаваться в архив в бумажном виде. Поэтому электронный журнал регистрации приказов по основной деятельности будет являться всего лишь копией, удобной в пользовании.

В прошитой распечатке электронного журнала с данными за год оформляется итоговая запись, как в Примере 3. Распечатывать можно все графы таблицы или только наиболее значимые (ведь поиском удобнее будет пользоваться в электронном журнале).

Итоговая запись в номенклатуре дел

Нас будет интересовать графа 3 «Количество дел» в табличной части номенклатуры дел. Если дело переваливает за 250 листов, его разбивают на тома, каждый из которых тоже должен оставаться в этих пределах. В конце года доформировывают дела и определяются с количеством томов каждого, после чего можно подсчитать количество папок (томов, частей) каждого дела и внести их в графу 3 номенклатуры. Обычно этим занимаются в начале следующего года, потому что такая работа трудоемкая и в последний рабочий день уходящего года ее качественно не сделать.

На основе этих данных потом заполняется итоговая запись к номенклатуре дел за прошедший год о категориях и количестве заведенных дел. Отдел ДОУ собирает эти сведения от всех структурных подразделений, составляет и заверяет итоговую запись к сводной номенклатуре дел организации руководитель отдела ДОУ.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке следует сообщить архиву организации (а если она является источником комплектования государственного или муниципального архива, то и в это учреждение) – эта информация помогает планировать архивам свою деятельность. В итоговой записи номенклатуры дел после подписи руководителя отдела ДОУ делается отметка о передаче итоговых сведений в архив с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

Все мероприятия по составлению итоговой записи в номенклатуре дел прописываются в Инструкции по делопроизводству.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел приведена в приложении № 25 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Мы заполняем именно ее (показана в Примере 4), хотя некоторые организации детализируют сведения в ней, например, вычленяют отдельно количество электронных оригиналов и копий.

Сбор сведений об организации документооборота в структурных подразделениях

Для качественного анализа и подведения итогов делопроизводственного года наш отдел осуществляет сбор информации по документообороту из структурных подразделений. И тут мы не ограничиваемся количеством заведенных дел за год, который фигурирует в итоговой записи к номенклатуре дел.

Цель мероприятия – определить степень загрузки структурного подразделения и отдельных исполнителей в области документооборота; определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений; разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций. Можно использовать следующую форму для сбора сведений:

Наличие в организации СЭД позволяет делать аналитические отчеты по документообороту в структурных подразделениях. Но есть определенная документация, которая там «не светится».

Годовой отчет по исполнительской дисциплине

Дисциплина – первый признак победы.

А.В. Суворов

Одно из важных мероприятий отдела ДОУ в начале календарного года – создание годового отчета по исполнительской дисциплине. Собрав информацию (на основе фактов) по работнику или подразделению, генеральный директор может применять корректирующие меры воздействия. В ОАО «Метрострой» отчет формируется и выгружается из СЭД в виде таблицы (Пример 7).

Примеры причин нарушения срока исполнения документов:

• недисциплинированность работников;
• перегрузка отдельных руководителей и работников;
• определенные поручения недостаточно четко сформулированы;
• отсутствие условий, ресурсов для выполнения поручений;
• подготовка проектов документов с орфографическими и пунктуационными ошибками, что влечет возврат документов на доработку и несвоевременное предоставление проектов документов на подпись генеральному директору;
• несвоевременное внесение отчета о выполнении поручения в СЭД.

Управленческие решения, возможность корректировки бюджета и плана работы отдела ДОУ

Весь массив данных, которые мы получаем в ходе сбора информации, используется для всестороннего анализа и принятия управленческих решений. Но мы понимаем, что информация сама по себе – не сила, иначе самыми могущественными людьми на свете были бы библиотекари и работники отдела ДОУ. Очень важно правильно ее интерпретировать. Кроме того, выявленная информация может быть импульсом внесения изменений в годовой план работы отдела ДОУ и бюджета. Как бы тщательно ни был разработан бюджет и план, все предусмотреть невозможно. Полученные данные могут быть причиной корректировки плана в виде:

• изменения наименований мероприятий и состава работ по ним;
• изменения их сроков исполнения и исполнителей;
• исключения или включения новых мероприятий в план.

К такому развитию событий нужно быть готовым и максимально использовать в интересах своего отдела. Предложение по изменению плана и бюджета должно быть четко сформулировано, желательно письменно, например, в служебной записке.