Электронные документы в номенклатуре дел

На страницах нашего журнала мы неоднократно касались вопросов учета и систематизации электронных документов, рассматривая разные участки работы. А сейчас решили объединить их в статье, объяснив нормативный базис и саму методологию работы. Главное, что она едина для документов в бумажной и электронной форме – опирается на одни и те же технологии делопроизводства и архивного дела.

Номенклатура дел организации является основным инструментом, который используется для систематизации документального фонда и обеспечения формирования дел, в т.ч. электронных. Электронные документы идентифицируются и учитываются в номенклатуре дел в соответствии с нормативными требованиями, но с учетом накопившегося опыта лучших практик, которые мы рассмотрим на примерах.

Нормативное регулирование и опыт лучших практик

Общие требования к разработке номенклатуры дел и систематизации документов в составе документального фонда организации установлены:

• действующими в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; п. 4.14–4.18)¹ и
• Методическими рекомендациями по их применению (М., Росархив/ВНИИДАД, 2018; п.1.1.1).

Правила 2015 года предусматривают, что электронные документы должны быть в общем порядке включены в единую сводную (на основании номенклатур дел структурных подразделений) номенклатуру дел организации с необходимыми указаниями об электронной форме их представления.

Методические рекомендации по применению Правил 2015 года уточняют, что электронные документы, сформированные в дела в системе электронного документооборота (а на практике могут формироваться и вне СЭД), включаются в номенклатуру дел на общих основаниях, при этом:

• в графе «Примечание» номенклатуры дел делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде с указанием информационной системы (базы данных) – места текущего хранения электронных документов;
• к индексу электронного дела может добавляться литера «Э» (Электронное) или «ЭД» (Электронные документы) (п. 1.1.1.4);
• а п. 1.1.1.6 содержит рекомендацию составлять отдельную итоговую запись о категориях и количестве заведенных электронных дел, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб.

Обратите внимание, что Росархив и ВНИИДАД в 2021 году подготовили новую редакцию этих архивных Правил (были опубликованы на сайте regulation.gov.ru), в которых по-прежнему в самом общем виде формулируются требования к отражению электронных дел в номенклатуре дел:

Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; п. 8.5, 8.15–8.18; далее – Примерная инструкция) и Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Рос­архива от 22.05.2019 № 71; п. 3.41, 6.4, 6.14, 6.25–6.27; далее – Правила делопроизводства) подтверждают основные положения Правил 2015 года и несколько конкретизируют их за счет:

• небольших примеров указания локализации («Электронные документы. СЭД “Канцелярия”, БД “Служебные записки”») и
• пояснений, что электронные документы формируются в одно электронное дело без разделения на тома, и объем электронного дела исчисляется в Мб.

Правила делопроизводства предусматривают также составление ежегодной итоговой записи к номенклатуре дел о категориях и количестве дел, которая «дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения» (п. 6.22), а не оформляется как самостоятельный документ. Новацией является то, что Правила делопроизводства закрепили статус номенклатуры дел в качестве классификатора СЭД, обеспечивающего размещение документов, их поиск и справочную работу по ним с использованием СЭД (п. 4.10).

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199; далее – Методические рекомендации) кратко повторяют правила формирования электронных документов в дела и их учета в номенклатуре дел без конкретизации и каких-либо примеров (п. 3.8.1, Приложения 15 и 16). Об итоговой записи там сказано, что она «дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в службу делопроизводства».

В небольших организациях со стабильным составом функций и обеспечивающих их документов действующие правила формирования электронных дел и их оформление в номенклатуре дел вполне могут применяться, причем организации – источники комплектования государственных / муниципальных архивов при участии своих кураторов от архива в основном соблюдают требования нормативных правовых актов и методических документов.

Но в организациях, где действует полнофункциональная СЭД и иные информационные системы, номенклатуры дел структурных подразделений становятся все более «специализированными», отражающими профильные вопросы и участки деятельности. В данной ситуации электронная (цифровая) форма представления документов становится основной, поэтому в крупных организациях разрабатывается такая же сводная, но самостоятельная номенклатура дел электронных документов, которые находятся в применяющихся информационных системах. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел могут быть:

• не только наименования подразделений,
• но и наименования информационных систем, в которых создаются электронные документы и формируются электронные дела.

В таком же порядке по наименованиям информационных систем могут быть систематизированы научно-технические документы, представляющие собой комплексы электронных и бумажных документов, в самостоятельной номенклатуре дел научно-технической документации (по системам НТД – строительная, технологическая и др. в зависимости от направлений деятельности организации).

Наконец, в крупных коммерческих организациях, которые не являются источниками комплектования и самостоятельно обеспечивают сохранность документального фонда, представляющего ее ценный актив, применяется иное название документа, понятное для руководства, – не номенклатура дел, а перечень документов и дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Для электронных документов и дел в настоящее время рекомендуется разработка такого отдельного перечня информации, документов и дел, существующих в электронном виде (преимущественно по функциям, административным процедурам и бизнес-процессам), который актуализируется по мере цифровой трансформации основных направлений деятельности организации и который практически выполняет функцию номенклатуры электронных дел.

Можно сделать вывод, что в современном управлении документами сложилась явная тенденция разработки специальных номенклатур дел: от отдельных номенклатур для систематизации и учета документов, относящихся к государственной тайне, для конфиденциальных документов и т.п. до перечня электронных документов и дел, создаваемых организацией-автором на информационных порталах и торговых площадках, с указанием сроков их хранения. Службы делопроизводства на практике также раздельно осуществляют подсчет бумажных и электронных дел в итоговой записи к номенклатуре дел и учитывают занимаемый последними объем на серверах организации, в чем заинтересован и ИТ-отдел. Итоговая запись к номенклатуре дел часто может быть получена как отчет из той или иной информационной системы, а составление отдельного акта о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению, который также может быть отчетом из системы, уже прямо закрепляют Методические рекомендации (п. 3.8.4).

Рекомендуем обратить внимание на одну маленькую особенность. Если в сводную номенклатуру дел организации включены электронные документы или если разработана специальная номенклатура/перечень для электронных документов, то в качестве второй подписи на ней (и ежегодно – в итоговой записи к ней) рекомендуется оформить подпись руководителя ИТ-подразделения, осуществляющего поддержку соответствующих информационных систем и обеспечивающего сохранность электронных документов, протоколирование, резервное копирование и работу серверов.

Конкретные рекомендации и примеры

Покажем на примерах, как различные электронные документы стоит отражать в номенклатуре дел, как описывать разные варианты их локализации.

«Гибридные дела»

Правилами делопроизводства введено новшество, предполагающее формирование так называемых «гибридных дел» (п. 6.26), т.е. комплекса документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме. А в Методических рекомендациях кратко в одном из абзацев Приложения 16 зафиксирован алгоритм их формирования:

• документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело;
• в дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе;
• в номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Представляется, что в вопросе «гибридности дел» проявился недостаток реальной практики и опыта экспертизы. Требование обеспечивать полноту формирования электронного дела можно объяснить стремлением дать возможность для всех сотрудников-исполнителей работать с электронными копиями поступивших документов (например, с перепиской), которые вносятся вместе с регистрационными сведениями о них в электронно-регистрационные карточки СЭД (п. 3.29 Правил делопроизводства). Но Правила делопроизводства допускают и, наоборот, распечатку документов, поступивших в электронной форме, что может обеспечить полноту формирования дел в бумажной форме с долговременным сроком хранения.

К тому же практика оформления нескольких томов одного дела с одним и тем же заголовком (заголовок может уточняться), одним и тем же индексом применяется при составлении описей дел, в которых идентификация каждого тома дела осуществляется за счет нумерации дел в валовом порядке, но в номенклатуре дел идентификация осуществляется за счет порядковых индексов дел!

Итак, п. 6.26 Правил делопроизводства предлагает нам нарушить устоявшиеся технологии работы следующим образом:

• документы на разных носителях собрать в одном деле (с единым заголовком и индексом);
• в одном деле собирать электронные оригиналы и копии документов (у копий срок хранения короче – до минования надобности, но такое дело придется хранить по сроку, установленному для подлинников этих документов).

Для удобства работы предлагаем реализовать только одно из этих новшеств – документы по одному вопросу, но на разных носителях формировать все-таки в разные дела, пусть и с разной степенью полноты состава документов (сравните Примеры 1 и 2):

• в одном деле – электронные оригиналы и электронные копии документов, созданных или поступивших в бумажной форме (в конце заголовка этого дела указывается форма представления – «Электронная форма», а не слово «Копии»);
• в другом – документы, существующие исключительно в бумажной форме.

Обратите внимание: Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления – это нормативный документ, но он не является документом прямого действия. На его основе каждый госорган и орган местного самоуправления должен разработать свою собственную Инструкцию по делопроизводству с учетом особенностей своей работы и функциональности применяемых информационных систем.

А остальные организации тем более могут четко не следовать неудобному в применении п. 6.26 Правил делопроизводства. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то данный момент стоит обсудить со своим куратором из архива (вариант, показанный в Примере 2, более привычен и скорее всего будет им одобрен).

Когда ваши документы хранятся в чужих информационных системах

Номенклатура дел как многофункциональный документ должна «взять на учет» все электронные документы, которые созданы и будут создаваться организацией-автором в статусе электронных оригиналов, копий и проектов, в т.ч. на государственных информационных ресурсах и внешних электронных торговых площадках, наименования которых фиксируются в номенклатуре дел.

Например, электронные документы по личному составу в рамках перехода на электронный кадровый документооборот могут находиться не только в информационной системе работодателя, но и на государственной платформе «Работа в России». В любом случае такие документы должны быть отражены в номенклатуре дел с указанием их локализации (см. Пример 3).

Организация может быть аккредитована на электронной торговой площадке и заключать на ней в электронной форме значимые (но не все) договоры о закупке товаров и услуг для своих нужд. В номенклатуре дел отдела договорной работы (закупок) необходимо отразить все договоры, контракты, дополнительные соглашения и журналы их регистрации, в т.ч. находящиеся на сторонней торговой площадке (Пример 4).

Как отобразить нахождение документов в информационной системе вашей организации

Большинство электронных документов организация хранит в своих информационных системах – это СЭД, бухгалтерская программа 1С и многие другие. Местоположение таких документов тоже важно отразить в номенклатуре дел. В этом случае заголовки дел формулируются по общим правилам.

В Примере 5 показан фрагмент номенклатуры дел для ситуации, когда служба делопроизводства работает в основном в СЭД, а кадровая служба в основном использует «1С:». В номенклатурах дел данных подразделений фиксируются подлинники и копии документов, отражающих их деятельность, при этом они могут существовать как в бумажной, так и в электронной формах.

Электронные документы на сервере и компьютерах сотрудников вашей организации

Даже в небольших организациях, которые не используют СЭД и другие информационные системы для работы с документами, электронные документы создаются на компьютерах сотрудников и хранятся на их жестких дисках или сервере:

• если не оригиналы (подписанные электронной подписью),
• то проекты документов (обычно в Word) и
• журналы их регистрации (обычно в Excel).

Их местоположение тоже необходимо отразить в номенклатуре дел, например:

• если проекты писем хранятся в папке на компьютере секретаря, то в номенклатуре дел указывается адрес этой папки (ее наименование будет в конце адреса, см. «1» в Примере 7);
• иногда требуется указать адрес конкретного файла, например, в случае с файлом журнала регистрации исходящих писем (см. «2» в Примере 7).

В предыдущих Примерах 3, 4 и 5, связанных с информационными системами, мы писали не физический путь до папок, а скорее логический.

Но когда речь идет о локализации папки или файла на компьютере или сервере, в номенклатуре дел фиксируется реальный «компьютерный» путь с правильным указанием всех знаков. Считается, что легче его скопировать, чем набивать на клавиатуре. Для этого войдите в интересующую вас папку в Windows, на любой файл в ней нажмите левой кнопкой «мышки» и в открывшемся меню выберите «Свойства», появится окно, на первой закладке которого будет виден путь до этого файла(«!» в Примере 6), отсюда «адрес/путь» можно скопировать и перенести в номенклатуру дел. Аналогично можно действовать и в других операционных системах. В Примере 6 адрес начинается с диска компьютера.

Но если по локальной сети вы зайдете таким же образом в свойства файла на чужом компьютере или на сервере, то в начале пути будет указан этот носитель c двумя слешами, например: «\\Server2\Doc\Reg».

При указании локализации электронного документа может быть использован идентификатор (номер) рабочей станции соответствующего сотрудника. Данные номера рабочих станций (не инвентарные) могут быть собраны в специальном перечне/схеме размещения средств вычислительной техники, который ведется в организации в рамках политики обеспечения информационной безопасности. Тогда локализация на жестком диске конкретного компьютера может быть указана в номенклатуре дел следующим образом: «Рабочая станция 01-22; D:\Doc\Reg» (см. еще «1» и «2» в Примере 7).

Наименования папок могут быть обозначены как латиницей, так и кириллицей, главное в номенклатуре дел – отобразить их реальное наименование. Слеш при этом имеет наклон влево «\», рядом с ним не должно быть пробелов².

В Примере 7 отображена ситуация, когда секретарь руководителя на своем компьютере осуществляет подготовку проектов приказов (дело 01-10), которые распечатываются и подписываются в бумажной форме (дело 01-09), а регистрируются в электронном журнале (дело 01-11).

Номенклатура дел разрабатывается как многофункциональный, организационный, учетный документ и классификатор для СЭД, поэтому в ней должны быть закреплены абсолютно все документы и дела, образующиеся в деятельности организации во всех их статусах (оригинал / копия) и формах представления (бумажная / электронная).