Контроль исполнения документов и поручений (часть 2)

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 7 / 2023

Светлана Глотова

к.и.н., доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ

Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, показали теоретическую основу процесса контроля исполнения поручений: как документ ставится на контроль, доводится до исполнителей, как осуществляется предупредительный и текущий контроль хода выполнения поручений, как исполненный документ снимается с контроля и направляется в дело, какая отчетность предоставляется руководству.

Окончание статьи. Начало в № 06 / 2023

Технологически контроль исполнения документов включает следующие этапы:

постановку документа на контроль;
доведение документов, поручений до исполнителей;
регулирование хода исполнения;
снятие исполненного документа с контроля;
направление исполненного документа в дело;
учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Постановка документа на контроль

Организации вправе самостоятельно определять, какие документы и поручения требуют постановки на контроль. С этой целью может быть разработан соответствующий перечень и приложен к Инструкции по делопроизводству. Как правило, это поручения:

поступившие от высших должностных лиц и государственных органов РФ, вышестоящих организаций;
содержащиеся в распорядительных документах самой организации, протоколах заседаний постоянно действующих коллегиальных органов организации;
содержащиеся в резолюциях руководителя на входящих и внутренних документах.

Документ ставится на контроль сотрудниками службы делопроизводства (а также сотрудниками структурных подразделений, если ведется контроль исполнения поручений на этом уровне). Осуществляется это посредством внесения информации о сроках исполнения документа и исполнителе (исполнителях) в регистрационную форму.

Ранее, когда существовала только регистрация на бумажных носителях (журналах, карточках), технология контроля предполагала создание бумажных сроковых картотек. То есть при регистрации документа оформлялась регистрационная карточка, которая первоначально помещалась в сроковую картотеку, а после исполнения документа перемещалась в информационно-справочную. Сроковая картотека выглядела как деревянный ящик с 32 разделителями, за которыми располагались карточки в соответствии с датами исполнения текущего месяца. За 32 разделителем располагались карточки со сроком исполнения, приходящимся на последующий месяц или более поздние сроки. В начале следующего месяца эти карточки перемещались за нужные разделители. Такая технология контроля, несмотря на ее простоту и архаичность, была достаточно эффективной.

В современных реалиях осуществлять контроль «дедушкиным способом» нецелесообразно. То есть даже если ведется регистрация с применением форм на бумажном носителе, осуществлять контроль лучше с применением программных средств:

специализированных (СЭД и др. информационных систем) или
неспециализированных (Excel и др.).

Это позволяет легко сортировать документы не только по срокам исполнения, но и по исполнителям, структурным подразделениям, решаемым вопросам и комбинациям этих критериев.

Особенности постановки на контроль в СЭД определяются настройками системы. Сведения о контрольной дате и исполнителе могут вноситься в регистрационную форму автоматически на основании резолюции руководителя, а также вручную секретарем или сотрудником службы ДОУ.

К неспециализированным программным средствам можно отнести приложения Microsoft Office, например MS Excel или MS Access. В них создается журнал, в колонках которого фиксируется та же информация, что и в других регистрационных формах. При таком подходе важно установить периодичность внесения сведений в данную форму и периодичность ее просмотра.

Следует также отметить, что некоторые крупные управленческие структуры, которые имеют дело с поручениями высокого уровня, практикуют дублирование...