Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Новые правила работы архивов: что изменилось?

Осенью прошлого года произошло знаковое и практически эпохальное (учитывая долгожительство российских нормативов по управлению документами) событие в сфере архивного дела: вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Посмотрим на них с точки зрения практического применения и проанализируем процессы по хранению документов, которых коснулись принципиальные изменения относительно привычных архивариусам Основных правил работы архивов организаций 2002 года. Выявим, какие новые формы документов утверждены Правилами 2015 г., и какие продолжаем использовать из Основных правил 2002 г.

Регламентация использования электронной почты: советы юриста

Давайте посмотрим на использование корпоративной электронной почты глазами юриста: о чем свидетельствует судебная практика, где возникают риски и как их можно минимизировать. Что считать подлинником и копией при наличии бумажного и электронного вариантов одного документа? Как избежать повторной регистрации бумажного оригинала, присланного вслед уже зарегистрированному электронному документу / сообщению? Что нельзя пересылать по электронной почте? Как служба делопроизводства может взять под свой контроль входящую и исходящую корреспонденцию, идущую через официальный электронный почтовый ящик организации? Что делать с личной и внутренней электронной перепиской сотрудников? Как можно ­придать ­официальный характер ­электронной переписке сторон при заключении договора?

Если в отпуск долго не пускают

Одно из типичных нарушений, которое выявляет инспекция труда при проведении контрольных мероприятий, – это накопление работодателями задолженности по очередному ежегодному отпуску в нарушение требований ст. 124 ТК РФ и ст. 9 Конвенции МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках». Это ситуация, когда работнику уже положен отпуск, но его отдохнуть не отпускают. Как определить эту дату? Чем грозит такое ­нарушение работодателю и пострадает ли от этого как-то работник?

Секретарский барьер в действии!

Обычно звонят полезные компании люди и секретарю важно их поприветствовать и переключить на правильного адресата. Но порой нужно уметь и грамотно отказать. Как принимать входящие звонки, «отделяя зерна от плевел»? Как их фиксировать, чтобы потом можно было использовать эту информацию? Что делать, если адресат отсутствует либо отказывается вести беседу? Как поступать с так называемыми «холодными звонками»: как распознать, какая роль в них отводится секретарю, как сломать сценарий назойливого продавца? Авторы предлагают примеры текстовых конструкций для всех этих задач!

Электронный документ как доказательство

С электронными документами мы работаем в условиях неразрешенного пока противоречия: специальное понятие об электронном документе и его главном удостоверяющем реквизите – электронной подписи законодательно установлено, а универсальные понятия «документ» и «официальный документ» ­регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами. Чем отличается электронное сообщение (например, по электронной почте) от электронного документа? Какие виды электронной подписи для каких целей применимы? Что нужно для создания оригинала документа в электронном виде кроме его подписания электронной подписью? Как изготовить и заверить ­бумажную копию ­электронного оригинала?

Конструктивный подход к организации хранения электронных документов

При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными. В предыдущем номере журнала мы рассказали, на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов и носители информации. А в этом майском номере журнала переходим к формулированию требований к метаданным, обеспечению сохранности документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечению целостности и аутентичности, выбору системы и инструментов для электронного архива. Кроме того, поясним, как относиться к облачным решениям.

Регламентируем систему контроля исполнения документов

Как организовать современную систему контроля исполнения? Какие виды и типы контроля существуют? Какими документами регламентируется контроль в небольшой и крупной организациях? Какие основные элементы контрольной работы должны быть отражены в составе разделов Регламента контроля исполнения документов и ­поручений?

Запрещаем работникам использовать интернет в личных целях

Если у сотрудника есть доступ к интернету, он, скорее всего, может использовать его не по назначению, т.е. не только для выполнения своих трудовых обязанностей. Как работодателю организовать контроль за использованием Всемирной паутины и ­как он может наказать нерадивых сотрудников?

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Эксперты номера 05 / 2016

Все эксперты

Архив статей

Внезапный отпуск – не по графику

Иногда человеку срочно надо в отпуск (в незапланированные в утвержденном графике отпусков даты), и даже работодатель готов пойти ему навстречу. Но тут еще важно правильно оформить документы и вовремя перечислить отпускные. Показываем, как оформить перенос отпуска, «чем прикрыть» даты, которые не укладываются в требования ТК РФ, и какие штрафы могут грозить работодателю за его доброту, если он все это не учтет.

Как достичь максимального эффекта от внедрения СЭД

Основная часть статьи – это сведенные в таблицу некорректные варианты и грамотные варианты работы с документами с использованием СЭД: при сканировании и регистрации входящих документов, отправке исходящих, согласовании проектов документов и др. Делается упор на детали, за счет изменения которых можно поменять «минус» на «плюс»: существенно снизить риск издания некорректных документов и трудозатраты. Статья написана автором по результатам внедрений СЭД в нескольких крупных организациях на стороне заказчика – пришло время делиться опытом :)

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 2)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый Порядок работы с бумажными трудовыми книжками. В этом номере мы продолжаем рассказывать об изменениях в работе с ними: при заполнении их дубликатов вкладыш можно больше не вшивать в трудовую книжку, вернули возможность проставления в этом документе печати кадровой службы, есть существенные изменения в учете трудовых книжек и бланков. Еще мы описали проблемы, которые остались не урегулированы в новом Порядке, а также дали практические рекомендации по актуализации работы с трудовыми книжками в организации.

Построение бизнеса с точки зрения ведического мировозрения

Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – ​это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.

Для кого профессиональные стандарты обязательны?

Отвечаем на важные вопросы. Для кого и в какой части профстандарты обязательны (по общему правилу)? Для каких организаций и для каких должностей / профессий есть своя специфика? На эти вопросы даем четкие ответы. Не до конца урегулированной остается только ситуация с госорганами и госорганизациями – для них одновременно существуют прямо противоположные трактовки одной и той же нормативной базы, поэтому еще объясняем, как сложилась практика.

Профессиональный стандарт «Специалист архива»: уровни и сферы применения

1 сентября 2021 г. начинает действовать профессиональный стандарт «Специалист архива». Один из его ключевых разработчиков ориентирует вас в сфере применения и содержании нового профстандарта.

Как был организован Петербургский международный экономический форум – 2021

Интервью Алексея Валькова, директора Петербургского международного экономического форума. В какие сроки сумели организовать ведущий бизнес-форум России. Как реализовали мероприятия по противодействию COVID-19 (ПЦР-тестирование, аккредитация, дистанционное измерение температуры, обработка помещений и др.). Как было организовано питание и культурная программа для гостей. Сколько участников приехало. Какова была цена участия, и от чего она зависела. Результаты Форума в цифрах.

Профессиональный стандарт для специалиста по цифровизации документированных сфер деятельности

С 1 сентября 2021 г. вступает в силу новый профессиональный стандарт «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности». С нашей помощью вы разберетесь в его «туманных» формулировках, поняв, кто же такой «цифровизатор», какие трудовые действия он выполняет, под какими наименованиями должностей «скрывается» и какие требования предъявляются к его образованию. В какой мере требования нового профстандарта распространяются на специалистов и руководителей служб документационного обеспечения управления (ДОУ) – на людей, занимающихся делопроизводством и архивным хранением. В чем основные проблемы нового профстандарта.

Осмысление судьбы профессии архивиста

Стоит ли разделять 2 специальности: историк-архивист и ИТ-архивист? Стоит ли разделять специалистов ДОУ и архивистов? Какие ИТ-технологии и в каком объеме пора осваивать, чтобы остаться на плаву? Глубокие ответы со знанием реалий дает эксперт с 40-летним опытом работы, как раз освоивший эти несколько смежных специальностей.

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы