Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Осенью прошлого года произошло знаковое и практически эпохальное (учитывая долгожительство российских нормативов по управлению документами) событие в сфере архивного дела: вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Посмотрим на них с точки зрения практического применения и проанализируем процессы по хранению документов, которых коснулись принципиальные изменения относительно привычных архивариусам Основных правил работы архивов организаций 2002 года. Выявим, какие новые формы документов утверждены Правилами 2015 г., и какие продолжаем использовать из Основных правил 2002 г.

Давайте посмотрим на использование корпоративной электронной почты глазами юриста: о чем свидетельствует судебная практика, где возникают риски и как их можно минимизировать. Что считать подлинником и копией при наличии бумажного и электронного вариантов одного документа? Как избежать повторной регистрации бумажного оригинала, присланного вслед уже зарегистрированному электронному документу / сообщению? Что нельзя пересылать по электронной почте? Как служба делопроизводства может взять под свой контроль входящую и исходящую корреспонденцию, идущую через официальный электронный почтовый ящик организации? Что делать с личной и внутренней электронной перепиской сотрудников? Как можно ­придать ­официальный характер ­электронной переписке сторон при заключении договора?

Одно из типичных нарушений, которое выявляет инспекция труда при проведении контрольных мероприятий, – это накопление работодателями задолженности по очередному ежегодному отпуску в нарушение требований ст. 124 ТК РФ и ст. 9 Конвенции МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках». Это ситуация, когда работнику уже положен отпуск, но его отдохнуть не отпускают. Как определить эту дату? Чем грозит такое ­нарушение работодателю и пострадает ли от этого как-то работник?

Обычно звонят полезные компании люди и секретарю важно их поприветствовать и переключить на правильного адресата. Но порой нужно уметь и грамотно отказать. Как принимать входящие звонки, «отделяя зерна от плевел»? Как их фиксировать, чтобы потом можно было использовать эту информацию? Что делать, если адресат отсутствует либо отказывается вести беседу? Как поступать с так называемыми «холодными звонками»: как распознать, какая роль в них отводится секретарю, как сломать сценарий назойливого продавца? Авторы предлагают примеры текстовых конструкций для всех этих задач!

С электронными документами мы работаем в условиях неразрешенного пока противоречия: специальное понятие об электронном документе и его главном удостоверяющем реквизите – электронной подписи законодательно установлено, а универсальные понятия «документ» и «официальный документ» ­регламентируются подзаконными нормативными правовыми актами. Чем отличается электронное сообщение (например, по электронной почте) от электронного документа? Какие виды электронной подписи для каких целей применимы? Что нужно для создания оригинала документа в электронном виде кроме его подписания электронной подписью? Как изготовить и заверить ­бумажную копию ­электронного оригинала?

При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными. В предыдущем номере журнала мы рассказали, на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов и носители информации. А в этом майском номере журнала переходим к формулированию требований к метаданным, обеспечению сохранности документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечению целостности и аутентичности, выбору системы и инструментов для электронного архива. Кроме того, поясним, как относиться к облачным решениям.

Как организовать современную систему контроля исполнения? Какие виды и типы контроля существуют? Какими документами регламентируется контроль в небольшой и крупной организациях? Какие основные элементы контрольной работы должны быть отражены в составе разделов Регламента контроля исполнения документов и ­поручений?

Если у сотрудника есть доступ к интернету, он, скорее всего, может использовать его не по назначению, т.е. не только для выполнения своих трудовых обязанностей. Как работодателю организовать контроль за использованием Всемирной паутины и ­как он может наказать нерадивых сотрудников?