Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь

Уже с середины декабря мы все с нетерпением ждем наступления новогодних праздников, встречи с друзьями и близкими, выходных для отдыха. И это прекрасно. Но для службы ДОУ¹ новый год означает завершение текущего и наступление нового делопроизводственного периода. Закрытие делопроизводственного года – масштабный процесс, который не получится провести за 1 день. Как правило, он начинается в декабре и заканчивается в январе следующего года. И чтобы избежать недоразумений – в лучшем случае, а в худшем – серьезных штрафов, расскажем вам о тех документах и отчетах, которые необходимо сделать.

График отпусков

График отпусков необходимо утверждать ежегодно, в 2021 г. это надо сделать не позднее 17 декабря². График сначала должен пройти процедуру учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если такой есть), далее документ подписывает руководитель кадровой службы³ и только после этого график утверждается руководителем организации.

Нарушение требования ТК РФ о сроке утверждения графика отпусков и / или об учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации подпадает под ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ, что может обернуться:

• для должностных лиц – предупреждением или штрафом от 1 000 до 5 000 руб. (при повторном нарушении – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет);
• для юридических лиц – штрафом от 30 000 до 50 000 руб. (при повторном нарушении – штраф от 50 000 до 70 000 руб.).

Чтобы быстро собрать пожелания сотрудников относительно времени отпуска можно разработать опросный лист, на основе которого удобно составлять график отпусков.

Опросные листы можно разослать по электронной почте или в СЭД  каждому сотруднику с просьбой вернуть заполненным опять же в электронном виде или бумажном (Пример 1).

Есть еще один вариант – для каждого структурного подразделения создать опросную таблицу (Пример 2) в Excel, Google.Документах или Яндекс.Документах, чтобы сотрудники могли онлайн заполнить таблицу самостоятельно. Руководители структурных подразделений так же в онлайн-режиме могут подтвердить желаемые сотрудником даты отпуска или предложить другие варианты по объективным причинам. Когда руководитель видит в единой таблице данные о желаемых отпусках своих подчиненных, ему легче сориентироваться, кого нельзя «лишиться» одновременно, когда остается слишком мало людей для выполнения сезонной нагрузки или своевременного закрытия текущих проектов.

Выбранный вариант учета пожеланий работников лучше закрепить в локальном нормативном акте (например, Положении об отпусках).

Работники часто промахиваются в определении даты начала и окончания отпуска, если внутрь него попадают праздничные нерабочие дни (ведь они в расчет не берутся). Поэтому при согласовании отпусков стоит оговорить и количество календарных дней, и даты начала и конца, чтобы прояснить эту ситуацию для работников (см. Пример 2). А в график отпусков потом заносится только планируемое количество дней и дата начала отпуска (см. Пример 3).

Унифицированные формы по учету труда, утвержденые Госкомстатом в 2004 г., были отменены в 2013 году, это коснулось и графика отпусков организации (форма № Т-7). Но на практике многие компании продолжают ее использовать для составления графиков отпусков, утвердив приказом своего руководителя (Пример 3).

Структурные подразделения могут так же составлять графики отпусков своих сотрудников по форме, максимально близкой к графику организации, чтобы потом легче было копировать данные в этот сводный график.График отпусков подразделения подписывает его руководитель, а график организации – обычно руководитель ее кадровой службы.

Для утверждения графика отпусков организации существует 2 способа:

• руководитель ставит подпись и дату в соответствующие графы документа на первом листе (этот вариант привычен для данного документа, когда он составляется по госкомстатовской форме) либо
• издается приказ, а сам график будет приложением к нему.

Если в организации есть кадровая служба, то задача создания графика отпусков ложится на ее плечи. Если же таковой нет, а на штрафы «налететь» не хочется, то данную задачу может реализовать бухгалтерия или служба ДОУ.

Отчет об исполнительской дисциплине

Одна из функций службы ДОУ – контроль исполнительской дисциплины как по отдельным сотрудникам, так и по структурным подразделениям в целом. Контроль исполнения поручений и документов – это инструмент управления системы мотивации в организации. Именно на основе подобных отчетов проводят анализ результатов KPI сотрудников, которые в дальнейшем являются факторами премирования персонала.

Единой формы отчета по исполнительской дисциплине не существует, и каждая организация самостоятельно разрабатывает ее.

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), умеющую контролировать исполнение поручений, то в нее уже встроены определенные формы отчетности (при желании их можно модифицировать под себя – если самостоятельно сделать не получится, то можно обратиться к разработчику СЭД). Таким образом, ответственный за контроль может в любой момент сформировать отчет или справку по сотруднику или структурному подразделению и выгрузить его из программы (см. Пример 4).

Сложнее, если в организации нет полнофункциональной СЭД. Приходится вести контроль исполнения вручную – обычно при помощи таблицы в Еxcel, где тоже можно отфильтровать сведения по отдельным людям и подразделениям, но информативность отфильтрованных данных будет зависеть от состава граф и способа их заполнения. А в конце года придется так же вручную собирать данные по сотрудникам и структурным подразделениям, сводить их в официальный отчет, который кладется на стол руководителю организации (Пример 5).

Отчет об объеме документооборота

Объем документооборота – совокупность всех обработанных в организации документов: входящих, исходящих и внутренних. При этом надо учитывать не только подлинники документов, но и их копии. В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по электронным каналам связи.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным, в т.ч. по учетным данным СЭД. За единицу учета принимается экземпляр документа.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов. Оптимально, если это делается ежемесячно, в этом случае анализ причин скачка объема документов или изготовления копий становится более эффективным – отреагировать можно оперативнее. См. Примеры 6 и 7.

На основе ежемесячных сведений составляется обобщенная годовая справка об объеме документооборота, которая передается руководителю организации для ознакомления (см. Пример 10). Проведя анализ этой справки, можно заметить скачки количества входящих документов в апреле и декабре. Значит, сотрудникам, которые заняты на соответствующих участках работы, не следует уходить в отпуск в эти периоды. Кроме того, в эти же месяцы увеличилось количество изготовленных копий документов, нужно выяснить, с чем это связано и как можно уменьшить данный показатель.

Утвержденных форм справки об объеме документооборота нет, поэтому организации используют разные варианты: от более-менее детальных до максимально обобщенных, где вы увидите цифры только по группам документов (входящие, исходящие и внутренние).

Закрываем журналы регистрации документов

Практически в каждой организации в процессе ведения делопроизводства появляются журналы учета и регистрации документов. Все эти журналы являются доказательством поступления или издания важных документов на предприятии.

Журналы регистрации могут вестись как в электронном виде (в СЭД, в Excel, Google.Документах и Яндекс.Документах), так и на бумажном носителе.

Теоретически итоги можно подвести в последний рабочий день текущего года, но чаще это делают в первую рабочую неделю нового года, если журнал ведется на бумажном носителе.

Перед тем как закрыть журнал регистрации, необходимо проверить: все ли записи сделаны правильно, полностью ли занесена информация, нет ли ошибок или опечаток. После предварительной проверки создается итоговая запись, в которой указывается количество зарегистрированных документов за год. Если были обнаружены ошибки в регистрации, то это стоит отразить в итоговой записи (например, пропущенный номер будет говорить о чисто технической ошибке и документ с этим номером разыскивать потом никому не придется). Сравните варианты итоговой записи: краткий в Примере 8 и с отражением выявленных «шероховатостей» в Примере 9. Журнал регистрации заверяется руководителем подразделения, где он велся, но не тем исполнителем, который его заполнял в течение года (перед заверением руководитель как раз и проверяет его работу). Если у подразделения есть своя печать, то подпись ее руководителя можно ею заверить.

Внутри электронного журнала, созданного в Excel или Word, итоговая запись может оформляться без личной подписи, а для блокировки последующего редактирования конвертируем журнал в PDF-формат и записываем его на электронный носитель. Таким образом, журнал становится электронной единицей хранения в архиве организации. Если есть электронная подпись, то электронный журнал можно и не транслировать в неизменяемый формат, а подписать ею сразу первоначальный электронный журнал.

Чтобы сохранить журнал в PDF-формате (см. Рисунок 1), необходимо войти в него, выбрать в верхнем левом углу «Файл» – потом «Сохранить документ как» – «Тип файла» – PDF и нажать кнопку «Сохранить».

В СЭД закрытие журналов регистрации происходит автоматически, как правило, программа самостоятельно закрывает их 1 января в 00:00, блокируя возможность редактирования.

Если в электронном журнале регистрируются документы постоянного срока хранения (например, приказы по основной деятельности), то его стоит распечатать в конце года, оформить итоговую запись так, как показано в Примере 8 или 9, прошить и заверить сшив. Бумажный журнал регистрации будет храниться столько же, сколько и зарегистрированные в нем бумажные документы. А электронный вариант журнала можно использовать как удобный справочник, в котором быстро и удобно работает поиск.

Номенклатура дел

До конца года номенклатура дел организации на следующий год⁴ должна пройти актуализацию, переоформление и утверждение руководителем компании, чтобы с 1 января следующего года она вступила в действие как локальный нормативный акт. Так как в этом процессе участвуют разные подразделения, распределение задач между ними и сам запуск процесса работы лучше осуществить приказом руководителя организации.

Существенному пересмотру номенклатура дел подлежит 1 раз в 5 лет либо в случае полного изменения профиля деятельности компании, а в последний раз все организации «развлекались» этим в связи с выходом нового Перечня управленческих документов со сроками хранения 2019 г.

В начале года подводятся итоги по количеству заведенных дел и оформляется итоговая запись к номенклатуре дел предыдущего года. Сначала сведения собираются из подразделений и потом служба делопроизводства оформляет итоговую запись к сводной номенклатуре всей организации.

График передачи дел из подразделений в архив

На основе полученных от подразделений данных удобно планировать работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения и по передаче в архив организации документов со сроком хранения выше 10 лет. Правила 2015 г. в п. 4.33 предусматривают утверждение графика передачи документов в архив, чтобы равномернее распределить эту нагрузку, но:

• не приводят формы такого документа (можете воспользоваться нашим вариантом из Примера 11; подразделения удобно перечислять здесь в том же порядке, как они фигурируют в номенклатуре дел организации)
• и не говорят, когда он должен быть утвержден.

Если вы планируете деятельность службы ДОУ и архива в конце года на следующий и примерно представляете объемы документов, накапливаемых подразделениями, то такой график можно утвердить и в конце года.