Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив

Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Рубрика: Оформление документов

В данном разделе пока еще нет статей

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Выбери вариант доступа

Получать бесплатные статьи на e-mail по теме:

Архив статей

Разрешение конфликтных ситуаций в работе службы делопроизводства

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2025
Современное делопроизводство

Автор делится богатым опытом разрешения и предотвращения конфликтных ситуаций между работниками службы делопроизводства и других подразделений. Все разбирается на ситуациях из практики: когда от службы делопроизводства требуют выполнения функций, возложенных на других работников (например, заводить РКК в СЭД на исходящее письмо; доставлять бумажные документы в подразделения), когда частые задержки на работе превращаются в норму, когда на вас пытаются переложить ответственность за ошибки при выполнении смежных процессов. Вам это знакомо? Тогда воспользуйтесь конкретными решениями, которые вы можете внедрить в своей организации, чтобы дышать свободнее!

Елена Орлова
руководитель делопроизводственных служб крупных предприятий с 20-летним опытом работы в этой должности

Сшив, подшивка, переплет документов дела – что из этого делать архиву?

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2025
Архивное дело

Дела перед сдачей в архив необходимо подшить в специальные обложки или переплести в картон (этого требуют архивные Правила 2023 года). Но данная технология отличается от оформления и заверения сшива документов – объясняем, какие дела надо готовить для хранения именно таким образом и на основании каких нормативных актов. А главное – почему не надо создавать гибрид этих технологий! Поводом для разбирательств стал вопрос подписчика.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Как оптимизировать регистрацию и нормоконтроль документов: метод дробления и автоматизация (часть 2)

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2025
Современное делопроизводство

В этой части статьи разбираемся с работой нормоконтролера, который стоит на страже грамотности издаваемых в организации документов. Основные принципы его работы, за что он отвечает. Какие удобные инструменты может использовать: бесплатные в интернете и платные программы, работа с чек-листами. Как можно оптимизировать процессы ДОУ по 7 принципам «бережливого производства». Показываем пример анализа и ускорения процесса регистрации входящих документов при помощи «схемотехники»: как выявить проблемы, выстроить новый алгоритм работы и вычислить выигрыш во времени.

Ирина Соловьева
руководитель направления методологии и эффективности документационного обеспечения промышленной корпорации

Применение Excel в работе службы делопроизводства: создание и настройка внешнего вида таблиц

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2025
Информационные технологии

Большую тему работы с таблицами в Excel мы начинаем с базовых вещей. Показываем 2 алгоритма создания таблиц: 1) классический со множеством регулируемых характеристик в окне «Формат ячеек» и 2) быстрый по готовым шаблонам Excel. Показываем, как можно настроить отображение границ ячеек таблицы; используемые шрифты; залить ячейки фоном; какие способы отображения чисел, дат, денежных сумм можно установить; как регулировать направление текста в ячейках и др. Как можно автоматически переформатировать готовую таблицу так, чтобы ее строки и колонки поменялись местами. Как закрепить «шапку» (верхние строки и/или правую колонку), чтобы при прокрутке большой таблицы смещалось только ее содержимое, а «шапка» всегда была закреплена на экране.

Дарья Конева
документовед и методолог построения процессов ДОУ в СЭД

Отпуск при увольнении работника

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2025
Права и обязанности

Что выгоднее человеку: взять компенсацию за неиспользованный отпуск или отгулять его перед увольнением? После ответа на этот важный вопрос объясняем правила осуществления этих вариантов (требования законодательства, разъяснения сложных моментов от Роструда и Минтруда России, к чему склоняется судебная практика). Предоставление отпуска с последующим увольнением – более сложная «схема» действий. Какой день считается последним рабочим? Когда можно передумать увольняться? И др. Показываем образцы оформления заявления работника и приказов об отпуске и увольнении.

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

Воинский учет: с чего начать?

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2025
Современное делопроизводство

Воинский учет обязаны вести все организации. Штрафы за нарушения в этой сфере доходят до 500 000 руб. для юрлиц и до 80 000 руб. для должностных лиц. Мы свели в таблицу сведения о том, за что и на сколько могут оштрафовать. Объясняем, как поставить свою организацию на воинский учет: куда обращаться, с каким комплектом документов. Показываем образцы: письма о постановке на учет, карточки учета организации (по форме № 18), приказа об организации воинского учета, плана работы по воинскому учету.

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

На кого распространяются ведомственные перечни документов со сроками хранения

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2025
Современное делопроизводство

Большинство практиков не совсем правильно понимают, на какие организации распространяются ведомственные перечни в обязательном порядке. Данный вопрос разбираем на примере перечней для сельскохозяйственных предприятий, т.к. именно об этом нас спросил подписчик. Но проблема шире, и о ее «двойном дне» стоит знать всем.Объясняем, где лучше отслеживать список действующих перечней (типовых и ведомственных) федерального уровня, чтобы их скачать. Что дополнительно может быть на региональном уровне. Из какого перечня брать срок хранения дела, есть он есть и в типовом, и в ведомственном перечне.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Кого ставить на воинский учет

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2025
Права и обязанности

На воинский учет следует ставить всех работников мужского пола. Какие исключения есть из этого правила? Кроме того, женщин каких профессий и специальностей это тоже касается? Разбираемся и со сложными случаями – что делать с людьми, отбывавшими наказание в виде лишения свободы (в отношении них правила изменились 24.06.2023); с только что получившими российское гражданство; с принятыми на работу по совместительству или студентами очной формы обучения. Достаточно распространена ситуация, когда человек не имеет регистрации в месте проживания, где он устроен на работу. Для уведомления военкомата о таких работниках предусмотрены специальные формы документов, примеры заполнения которых мы показываем.

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

Как назначить ответственного за воинский учет?

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2025
Современное делопроизводство

Как определить количество ответственных за ведение воинского учета в организации – здесь надо придерживаться нормативов. Кто это может быть.В каком порядке действовать: сначала оформить ответственного на работу и потом предлагать его кандидатуру на согласование в военкомат... или наоборот? Вопрос возникает из-за того, что 2 основных документа по ведению воинского учета в организациях «расходятся во мнении».Показываем возможный алгоритм действий (с вариациями), примеры приказа об организации воинского учета граждан и акта приема-передачи документов по воинскому учету.

Ольга Свириденко
юрист по трудовому праву компании «Мир трудовых отношений»
Наталия Сараева
эксперт журнала

Как оптимизировать регистрацию и нормоконтроль документов: метод дробления и автоматизация (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2025
Современное делопроизводство

В первой части статьи в этом номере журнала задаемся вопросом: «А зачем дополнительно оптимизировать регистрацию и нормоконтроль документов, если они и так работают?» И сами же отвечаем. Самыми любопытными станут реальные примеры из жизни, которые вы сможете использовать в качестве аргументов при разговоре с коллегами и руководством.Перечисляем, из-за чего обычно тормозится регистрация входящих документов. Даем отдельные практические рекомендации, которые можно внедрить для ускорения работы на этом участке: метод дробления больших массивов документов, использование матрицы распределения входящих документов, разные типы автоматического взаимодействия СЭД и почтовой программы и др.

Ирина Соловьева
руководитель направления методологии и эффективности документационного обеспечения промышленной корпорации

Кто и как отвечает в организации за работу с персональными данными

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2024
Современное делопроизводство

Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.

Юлия Жижерина
юрист по трудовому праву

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2024
Современное делопроизводство

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Наталья Коршакова
эксперт по внутреннему документообороту телекоммуникационной компании

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2023
Архивное дело

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Ольга Ударова
заведующий отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Анна Бороздина
заместитель заведующего отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Новый ГОСТ вместо ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2025
Современное делопроизводство

Вступает в силу обновленный терминологический стандарт. Один из его ключевых разработчиков комментирует внесенные изменения: на какую нормативную базу опирались, как и у каких ключевых терминов изменились определения, что появилось и что изъяли. Терминология закладывает фундамент нормативного регулирования и практической работы. Например, обратите внимание на термин «архивный документ», потому что на архивные документы не распространяются требования закона о защите персональных данных, что существенно облегчает работу с ними (вас порадует, что таковыми признаются не только те, что лежат в архиве). Появилось и обновилось много терминов, связанных с применением информационных технологий. Однако определение «электронного документа» было изъято. Самые важные изменения терминологического ГОСТа автор систематизировал и объяснил в данной статье (для наглядности комментируемые и связанные с ними понятия приводятся в таблицах, что помогает сразу сориентироваться в них).

Елена Романова
заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Варианты оформления оплаты в договоре

Делопроизводство и архив
№ 08 / 2025
Права и обязанности

Какие возможности и ограничения устанавливает законодательство (если условия договора будут им противоречить, то они будут признаны недействительными). Объясняем их понятно и четко (например, лимит на оплату наличными; для кого в какой валюте возможен платеж и др.).Какие варианты определения момента оплаты могут быть (показываем условия договора, выгодные плательщику либо получателю денег). Если оплата возможна только в рублях, то как привязать цену к валюте.Выплата аванса (предоплата) или постоплата, рассрочка, отсрочка, абонентская плата, можно добавить условия коммерческого кредита (когда на задерживаемую сумму будут начисляться проценты) – это все разные варианты. Объясняем разницу между ними и тонкости, чтобы вы выбрали наиболее удобный вариант и правильно оформили его в договоре.

Марина Дячук
частнопрактикующий юрист

Разрешение конфликтных ситуаций в работе службы делопроизводства

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2025
Современное делопроизводство

Автор делится богатым опытом разрешения и предотвращения конфликтных ситуаций между работниками службы делопроизводства и других подразделений. Все разбирается на ситуациях из практики: когда от службы делопроизводства требуют выполнения функций, возложенных на других работников (например, заводить РКК в СЭД на исходящее письмо; доставлять бумажные документы в подразделения), когда частые задержки на работе превращаются в норму, когда на вас пытаются переложить ответственность за ошибки при выполнении смежных процессов. Вам это знакомо? Тогда воспользуйтесь конкретными решениями, которые вы можете внедрить в своей организации, чтобы дышать свободнее!

Елена Орлова
руководитель делопроизводственных служб крупных предприятий с 20-летним опытом работы в этой должности

Дела с перепиской в вопросах и ответах

Делопроизводство и архив
№ 09 / 2024
Современное делопроизводство

Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2023
Архивное дело

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Вера Марышева
руководитель муниципального архива

Ответ в бумажном виде на электронное обращение

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2025
Современное делопроизводство

Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Ознакомление с приказами

Делопроизводство и архив
№ 12 / 2023
Современное делопроизводство

С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.

Светлана Глотова
к.и.н., доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ

Раздел не найден.