В данном разделе пока еще нет статей
Учет каких бланков документов организация вести обязана, а каких вправе. Где и что надо регламентировать. Как нумеровать бланки при их изготовлении типографским способом и распечатке из СЭД. Как вести журнал учета бланков: по какой форме, как отражать выдачу и возврат бланков (показали 2 варианта логики заполнения журнала), как защищать журнал (показали примеры заверения сшива и итоговой записи за год).
По каким критериям можно понять, что пора наводить порядок в исполнительской дисциплине работников и руководителей организации. Опытный руководитель в сфере ДОУ делится своими выводами, на каких принципах стоит выстраивать систему исполнения управленческих решений. Предлагает рабочую формулу для расчета исполнительской дисциплины, которую можно применять для оценки как конкретного работника, подразделения, так и организации в целом. Показан пример Положения об исполнении управленческих решений.
Автор делится своим опытом настройки и использования в Excel матрицы распределения документов определенных тематик по определенным ответственным лицам. Показываем разные варианты вам на выбор: как можно систематизировать информацию; как пользоваться «простой» и «умной» таблицей (как создавать и ради чего); какие отметки удобно использовать; как осуществлять поиск, связь с внешними источниками и др.; какие макросы стоит внедрить. Все это поможет ускорить работу и уменьшить количество ошибок при использовании большой матрицы.
В этом номере журнала рассказываем, как действовать, если дело уже сформировано, прошито, включено в уже утвержденную опись дел и передано в архив, а после этого в подразделении обнаружились документы, которые должны были быть подшиты в это дело. Объясняем, как вшить или вклеить новые листы в ранее обработанное дело, перенумеровать все листы, оформить новый лист-заверитель, что исправить на обложке дела, как отразить изменения в описи дел.
Как организовать запись посетителей на прием к руководителю и аккумулировать информацию о проведенных встречах. Какие требования защиты персональных данных надо соблюсти. Какие виды пропусков бывают. Как встречать посетителей. Что стоит фиксировать в журнале учета посетителей и журнале приема граждан по личным вопросам. Как представлять «гостей» руководителю, готовить для него документы и необходимую справочную информацию. Как регистрировать и передавать на исполнение документы посетителей и решения руководителя по итогам встреч.
Как освободить руководителя организации от необходимости рассматривать большой вал входящих документов для выдачи по ним поручений исполнителям? Можно перенаправить основной поток напрямую на его заместителей, руководителей подразделений и ответственных работников. Показываем, как выявить темы документов и по какой логике распределять их между этими «адресатами». Как учитывать важность и срочность вопросов, какие установки обсудить с руководителем. Как работать с нерегистрируемой корреспонденцией. Как оформить матрицу распределения документов. Что регламентировать. Как преодолеть сопротивление изменениям со стороны руководителей и остальных сотрудников компании.
Что сейчас тормозит прием-передачу электронных документов в архивные учреждения. Какая нормативная база уже есть и что ожидаем в ближайшем будущем. Как развивается работа на специальной государственной платформе «Центр хранения электронных документов» – какой прорыв в технологических решениях нас ожидает до конца 2030 года.
Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.
Россия занялась технологичеcким суверенитетом, а значит, нас ожидает очередная прорывная индустриализация и работать с научно-техническими документами мы будем активнее. Востребованность специалистов в этой сфере очень высока, соответственно, и уровень зарплатных ожиданий специалистов технического документационного контроля намного выше, чем у специалистов по работе с управленческими документами. Ведь на кону сдача крупных инвестиционных проектов в срок и все созданное должно работать! В статье показаны 2 реестра учета как ключевые инструменты контроля за технической документацией (по которой будут строить и по которой должны вовремя поставляться материалы, оборудование). Автор делится передовой практикой западных и азиатских компаний, которая уже пустила корни в России.
Показываем, как можно оформить титульный лист и предисловие к годовому разделу описи дел. Могут ли быть описаны документы разных лет в одном годовом разделе. Как отразить изменение наименования организации. Кто может составлять опись дел, кто ее должен согласовать и утвердить. Какие требования содержат Правила 2023 года, что они не конкретизируют, как в результате делают эту работу на практике. Какие элементы справочного аппарата к описи дел стоит составлять к каждому годовому разделу, а какие только после завершения описи (кроме титульного листа и предисловия могут потребоваться перечень переименований и изменения подведомственности, оглавление, список сокращений, указатели). Когда опись дел можно завершить.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Вступает в силу обновленный терминологический стандарт. Один из его ключевых разработчиков комментирует внесенные изменения: на какую нормативную базу опирались, как и у каких ключевых терминов изменились определения, что появилось и что изъяли. Терминология закладывает фундамент нормативного регулирования и практической работы. Например, обратите внимание на термин «архивный документ», потому что на архивные документы не распространяются требования закона о защите персональных данных, что существенно облегчает работу с ними (вас порадует, что таковыми признаются не только те, что лежат в архиве). Появилось и обновилось много терминов, связанных с применением информационных технологий. Однако определение «электронного документа» было изъято. Самые важные изменения терминологического ГОСТа автор систематизировал и объяснил в данной статье (для наглядности комментируемые и связанные с ними понятия приводятся в таблицах, что помогает сразу сориентироваться в них).
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.
Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.
Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?
С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.
По каким критериям можно понять, что пора наводить порядок в исполнительской дисциплине работников и руководителей организации. Опытный руководитель в сфере ДОУ делится своими выводами, на каких принципах стоит выстраивать систему исполнения управленческих решений. Предлагает рабочую формулу для расчета исполнительской дисциплины, которую можно применять для оценки как конкретного работника, подразделения, так и организации в целом. Показан пример Положения об исполнении управленческих решений.
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Юридический справочник руководителя»
можно в любом отделении почты:
