Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Делопроизводство и архив

Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Рубрика: Оформление документов

В данном разделе пока еще нет статей

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Выбери вариант доступа

Получать бесплатные статьи на e-mail по теме:

Архив статей

Правила работы архивов организаций: методические решения некоторых вопросов

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Архивное дело

Когда ожидается официальная публикация Методических рекомендаций к Правилам работы архивов организаций 2023 года. Что принципиально нового появилось в них: о составлении описи дел электронных документов и реестра файлов; об аудиовизуальных документах; документах ограниченного доступа и др. Когда документ становится архивным, соотношение понятий «исполненный документ» и «документ, законченный делопроизводством», как это влияет на техно- логию работы.

Наталия Суровцева
д.и.н., профессор кафедры АСДОУ Российского государственного гуманитарного университета

Обновленный порядок предоставления документов акционерам

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Современное делопроизводство

С 02.01.2026 действуют новые требования к порядку предоставления АО документов и информации своим акционерам (указание Банка России от 02.10.2025 № 7199-У заменило указание от 28.06.2019 № 5182-У). Объясняем обновленные правила, по которым надо работать АО. Кому какие документы предоставлять (в виде подробной схемы). Как акционеру их затребовать. Когда АО может отказать либо сдвинуть сроки предоставления. Правила организации ознакомления с подлинниками и направления копий. Сроки выполнения различных действий, которые важно соблюсти АО. Образцы требования акционера и писем АО: с отказом предоставить копии некоторых документов, о продлении срока предоставления копий, об отсутствии запрошенного документа. Какие обоснования важно включить в эти документы.

Аркадий Колпащиков
управляющий партнер юридической компании «ДеКонс»

Ведение личных дел в негосударственных организациях

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Современное делопроизводство

Негосударственные организации не обязаны вести личные дела на своих работников. На кого их вести все-таки стоит? И какие возникают риски? Какие документы помещают в личное дело работника при его трудоустройстве, а какие потом в процессе работы. За какие документы в личном деле штрафует Роскомнадзор (стремясь защитить персональные данные) и как «выйти из-под удара». Как регистрировать личные дела в книге учета, отражать их в номенклатуре дел, указывать конкретный номер на обложке дела. Как документировать выдачу дела во временное пользование. Когда и как оформлять внутреннюю опись документов дела, лист-заверитель, обложку. Сколько хранить личные дела уволенных в кадровой службе до их передачи в архив организации.

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

В какие описи дел включать электронные документы?

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Современное делопроизводство

Почему нельзя все электронные документы определенного года включать в одну опись (по форме из Приложения № 12 к архивным Правилам 2023 года)? На какие группы их следует разбить как минимум (каждую включив в свою опись электронных документов)? И какие дополнительные разновидности описей используют практики для удобства работы? Поводом для «разбирательств» стал вопрос читателя.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Как утверждать описи дел

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Современное делопроизводство

Руководитель организации должен утверждать описи дел организации (годовые разделы) и акт о выделении документов к уничтожению. Где это установлено? Что делать, если руководитель не хочет «утруждаться» и требует сократить количество своих подписей? Можно ли делегировать это его заместителю? Стоит ли утверждать такие документы единым приказом либо использовать факсимиле? Кто подписывает описи дел структурных подразделений? Как стоит усовершенствовать утвержденную форму?

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Переписка с контрагентами как доказательство в суде

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2026
Современное делопроизводство

Как подтвердить дату отправки и доставки бумажной и электронной корреспонденции через «Почту России»? Какие варианты существуют? И надо ли нотариально заверять распечатки с сайта «Почты России» для суда? Как подтвердить отправку и получение документов через независимую службу доставки (CDEK и др.)? Какая электронная переписка может быть признана в качестве доказательства в суде: что кроме электронной почты, сообщений в мессенджерах и соцсетях может быть использовано? Каким критериям должна соответствовать такая переписка? Как самим можно снять скриншот с нее и приобщить к исковому заявлению или ходатайству в суд? Когда придется обратиться за заверением переписки к нотариусу? И как выглядит протокол ее осмотра нотариусом? Можно ли использовать в суде переписку из запрещенных мессенджеров? Как в договоре оговорить юридическую силу электронной переписки между сторонами (определить уполномоченных лиц, их контактные данные и каналы связи)?

Кристина Высоцкая
управляющий партнер Адвокатского бюро «Легис Виа», адвокат
Дарья Шумилина
помощник адвоката Адвокатского бюро «Легис Виа»

Срок действия приказов и распоряжений

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2026
Современное делопроизводство

Как различаются сроки действия и сроки хранения разных приказов и распоряжений в нормативной базе федерального уровня. Зачем некоторые организации на локальном уровне закрепляют издание приказов по долгосрочным и постоянным вопросам, а распоряжений – по оперативным вопросам деятельности. Какие плюсы и риски это несет. Как это сделать грамотно.

Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Как разработать Регламент конвертации / миграции электронных документов

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Информационные технологии

На основании какой нормативно-методической базы и каких ГОСТов разрабатывать ЛНА по работе с электронными документами. На что опираться при разработке ЛНА по конвертации / миграции электронных документов. Как его назвать: когда это будет инструкция, а когда регламент или положение, порядок. Какие вопросы необходимо регламентировать. Какие разделы включить.

Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Электронные подписи в руках мошенников и юридические последствия

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2026
Права и обязанности

Эволюция мошенничества: чем пытались завладеть раньше, как усовершенствовали законодательство, на что после этого стали целиться мошенники. Рассмотрели 2 самые распространенные схемы махинаций с ЭП руководителя организации и их юридические последствия (на базе судебной практики): 1) когда гендиректор доверяет свою электронную подпись бухгалтеру в бесконтрольное пользование; 2) когда удостоверяющий центр выпускает электронную подпись гендиректору организации, но ее получают мошенники и пытаются скорректировать данные о гендиректоре в ЕГРЮЛ. Предупрежден – значит вооружен!

Любовь Исаева
доктор юридических наук, профессор, полковник полиции в отставке

Искусственный интеллект «наступает на пятки»

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2026
Права и обязанности

Какие задачи поставил Путин по трансформации системы отечественного образования в связи с колоссальными изменениями, которые вносит в работу искусственный интеллект. Пример с поиском срока хранения личных дел с использованием ИИ показывает, почему к работе ИИ надо все-таки относиться критически. Как перестраиваться специалистам по делопроизводству и архивному делу, чтобы «не вылететь на обочину истории».

Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Кто и как отвечает в организации за работу с персональными данными

Делопроизводство и архив
№ 04 / 2024
Современное делопроизводство

Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.

Юлия Жижерина
юрист по трудовому праву

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2024
Современное делопроизводство

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Наталья Коршакова
эксперт по внутреннему документообороту телекоммуникационной компании

Переписка с контрагентами как доказательство в суде

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2026
Современное делопроизводство

Как подтвердить дату отправки и доставки бумажной и электронной корреспонденции через «Почту России»? Какие варианты существуют? И надо ли нотариально заверять распечатки с сайта «Почты России» для суда? Как подтвердить отправку и получение документов через независимую службу доставки (CDEK и др.)? Какая электронная переписка может быть признана в качестве доказательства в суде: что кроме электронной почты, сообщений в мессенджерах и соцсетях может быть использовано? Каким критериям должна соответствовать такая переписка? Как самим можно снять скриншот с нее и приобщить к исковому заявлению или ходатайству в суд? Когда придется обратиться за заверением переписки к нотариусу? И как выглядит протокол ее осмотра нотариусом? Можно ли использовать в суде переписку из запрещенных мессенджеров? Как в договоре оговорить юридическую силу электронной переписки между сторонами (определить уполномоченных лиц, их контактные данные и каналы связи)?

Кристина Высоцкая
управляющий партнер Адвокатского бюро «Легис Виа», адвокат
Дарья Шумилина
помощник адвоката Адвокатского бюро «Легис Виа»

Кто должен разрабатывать номенклатуры дел структурных подразделений

Делопроизводство и архив
№ 10 / 2025
Современное делопроизводство

Кто должен разрабатывать номенклатуры дел структурных подразделений и сводную по организации? Какое распределение обязанностей предусмотрено в нормативных актах Росархива. И что делать, если руководитель вашей организации требует от службы делопроизводства разработать номенклатуру делдля (и за) всех подразделений. Поводом для статьи стал вопрос подписчика. Объясняем, как организовать работу так, чтобы не пугать подразделения требованием разработать свои номенклатуры дел, но при этом получить необходимую информацию для составления сводной номенклатуры. Показываем алгоритм действий, аргументы для руководства, примеры приказа о разработке номенклатуры дел на следующий год.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Номенклатура дел: как нумеровать, где хранить, документы ДСП

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2026
Современное делопроизводство

Как нумеруются номенклатуры дел в организации, если есть и номенклатуры отдельных подразделений, и сводная? В действующих нормативных и методических документах этот вопрос до конца не урегулирован. Как это можно делать на практике? Показываем примеры. Сколько экземпляров номенклатуры дел составлять? В каких делах и сколько их нужно хранить? Как отразить эти дела в номенклатуре дел? Где искать сроки хранения документов ДСП, в какую номенклатуру включать? В этой статье объединили ответы на вопросы читателей.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Распространенные ошибки в номенклатуре дел

Делопроизводство и архив
№ 11 / 2025
Современное делопроизводство

Эта статья поможет вам проверить себя и вовремя скорректировать работу. Рассматриваем не только простые случаи (которые большинство понимает правильно), но и более «заковыристые». Кому можно не вести номенклатуру дел? Как правильно оформлять заголовки дел и наименования разделов? Как предусмотреть резервные номера? Как отражать в графе 3 и суммировать в итоговой записи количество образовавшихся за год единиц хранения (с бумажными и электронными документами, переходящих и гибридных дел)? И многое другое. Больше всего путаницы возникает при определении сроков хранения и ссылках на их основания. Мы показали, какие ситуации в типовом Перечне какие возможности дают организации, как сделанный ею выбор надо отразить и аргументировать в номенклатуре дел. Как ссылаться на сроки, установленные другими нормативными актами, на решения ЭК организации, на статьи, пункты и примечания типового Перечня. Кто и на каком основании может сократить постоянный срок хранения типового Перечня до 10 лет (или более) в своей номенклатуре дел.

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

Ответ в бумажном виде на электронное обращение

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2025
Современное делопроизводство

Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.

Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Правила работы архивов организаций: методические решения некоторых вопросов

Делопроизводство и архив
№ 03 / 2026
Архивное дело

Когда ожидается официальная публикация Методических рекомендаций к Правилам работы архивов организаций 2023 года. Что принципиально нового появилось в них: о составлении описи дел электронных документов и реестра файлов; об аудиовизуальных документах; документах ограниченного доступа и др. Когда документ становится архивным, соотношение понятий «исполненный документ» и «документ, законченный делопроизводством», как это влияет на техно- логию работы.

Наталия Суровцева
д.и.н., профессор кафедры АСДОУ Российского государственного гуманитарного университета

Срок действия приказов и распоряжений

Делопроизводство и архив
№ 02 / 2026
Современное делопроизводство

Как различаются сроки действия и сроки хранения разных приказов и распоряжений в нормативной базе федерального уровня. Зачем некоторые организации на локальном уровне закрепляют издание приказов по долгосрочным и постоянным вопросам, а распоряжений – по оперативным вопросам деятельности. Какие плюсы и риски это несет. Как это сделать грамотно.

Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

Новый ГОСТ вместо ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Делопроизводство и архив
№ 01 / 2025
Современное делопроизводство

Вступает в силу обновленный терминологический стандарт. Один из его ключевых разработчиков комментирует внесенные изменения: на какую нормативную базу опирались, как и у каких ключевых терминов изменились определения, что появилось и что изъяли. Терминология закладывает фундамент нормативного регулирования и практической работы. Например, обратите внимание на термин «архивный документ», потому что на архивные документы не распространяются требования закона о защите персональных данных, что существенно облегчает работу с ними (вас порадует, что таковыми признаются не только те, что лежат в архиве). Появилось и обновилось много терминов, связанных с применением информационных технологий. Однако определение «электронного документа» было изъято. Самые важные изменения терминологического ГОСТа автор систематизировал и объяснил в данной статье (для наглядности комментируемые и связанные с ними понятия приводятся в таблицах, что помогает сразу сориентироваться в них).

Елена Романова
заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Раздел не найден.