Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?

Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Показываем алгоритм действий при подаче документов в суд 3 способами: нарочным (при личной явке), по почте, в электронном виде через систему «Мой Арбитр». Объясняем, как заверить копии представляемых в суд документов, даем примеры ходатайств о приобщении материалов к делу (арбитражного суда и суда общей юрисдикции; от имени физлица и организации). Поясняем, как их подписать от имени организации в бумажном и электронном виде, как оформить доверенность на представителя. В каком случае сотрудник суда поставит на ваш экземпляр документа отметку о приеме.

Обычно служба делопроизводства централизованно регистрирует все документы и потом направляет их на рассмотрение руководству либо напрямую на исполнение в подразделения. Какие классификаторы в этом могут помочь. Какие документы вообще не принято регистрировать. Как закрепить децентрализованную регистрацию определенных документов непосредственно в подразделениях-исполнителях. Отвечаем на вопрос читателя на примере юридического департамента.

Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:

Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?

В конце мая мы провели онлайн-семинар «Работа с персональными данными без ошибок». По его итогам собрали ответы спикера Юлии Жижериной на вопросы слушателей семинара, дополнив их ссылками на нормативную базу и расширенной аргументацией. Можно ли не издавать приказ о месте хранения и обработки персданных, а прописать это в ЛНА? Кого указывать в приказе о перечне лиц, имеющих доступ к персданным, можно ли его составить без Ф.И.О.? Надо ли получать согласие работника на ведение видеозаписи, если камеры установлены только в коридорах? Что делать, если работник отзывает свое согласие на обработку персданных? Сколько целей обработки персданных можно указать в одном согласии? Нужно ли согласие работника при добавлении его в общий чат мессенджера? И др.

В какой экземпляр утвержденной номенклатуры дел в течение года вносятся рабочие корректировки. Какие организации и когда оформляют дополнение к утвержденной номенклатуре дел. Как отразить появление новых дел (не предусмотренных изначально), как уточнить заголовки дел, исправить срок хранения, что вносится в графу «Примечание», как действовать при изменении структуры организации, как отразить количество заведенных томов дел.