Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Разберемся со сроками хранения приказов на отпуск, в т.ч.: на отпуск по беременности и родам, на дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, на дополнительный социальный отпуск по коллективному договору (на бракосочетание, смерть родственника и т.д.), на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови или за работу в районах Крайнего Севера. Поводом стал вопрос читателя, который не нашел соответствующих статей в действующем типовом Перечне 2019 года. Объясняем, как определять сроки хранения таким документам: сейчас (отталкиваясь от формулировок Перечня 2019 года) и потом (исходя из проекта нового варианта этого Перечня, утверждения которого мы ждем в 2025 году).

С 1 марта 2025 года вступила в силу очередная порция изменений в закон об АО. Объясняем, как изменилась терминология, которой теперь надо пользоваться при составлении документов. Как изменились полномочия органов управления АО. Как подготовить годовое заседание общего собрания акционеров. Что потребуется для дистанционного участия в заседании. Порядок голосования и использования бюллетеней. Обновленные правила оформления протокола заседания общего собрания акционеров и его образец. Пример требования акционера о проведении внеочередного заседания общего собрания акционеров.

Участились фейковые запросы на предоставление документов и информации якобы от имени контролирующих органов. Объясняем, что вас должно насторожить, – перечисляем критерии, по которым можно вычислить злоумышленников.

Какие требования появились к проведению заседания общего собрания акционеров с дистанционным участием: кто его может проводить, какие функциональные возможности должны быть у технических средств для их проведения, как хранить записи трансляции заседания.

Учет каких бланков документов организация вести обязана, а каких вправе. Где и что надо регламентировать. Как нумеровать бланки при их изготовлении типографским способом и распечатке из СЭД. Как вести журнал учета бланков: по какой форме, как отражать выдачу и возврат бланков (показали 2 варианта логики заполнения журнала), как защищать журнал (показали примеры заверения сшива и итоговой записи за год).

По каким критериям можно понять, что пора наводить порядок в исполнительской дисциплине работников и руководителей организации. Опытный руководитель в сфере ДОУ делится своими выводами, на  каких принципах стоит выстраивать систему исполнения управленческих решений. Предлагает рабочую формулу для расчета исполнительской дисциплины, которую можно применять для оценки как конкретного работника, подразделения, так и организации в целом. Показан пример Положения об исполнении управленческих решений.

Как освободить руководителя организации от необходимости рассматривать большой вал входящих документов для выдачи по ним поручений исполнителям? Можно перенаправить основной поток напрямую на его заместителей, руководителей подразделений и ответственных работников. Показываем, как выявить темы документов и по какой логике распределять их между этими «адресатами». Как учитывать важность и срочность вопросов, какие установки обсудить с руководителем. Как работать с нерегистрируемой корреспонденцией. Как оформить матрицу распределения документов. Что регламентировать. Как преодолеть сопротивление изменениям со стороны руководителей и остальных сотрудников компании.

Автор делится своим опытом настройки и использования в Excel матрицы распределения документов определенных тематик по определенным ответственным лицам. Показываем разные варианты вам на выбор: как можно систематизировать информацию; как пользоваться «простой» и «умной» таблицей (как создавать и ради чего); какие отметки удобно использовать; как осуществлять поиск, связь с внешними источниками и др.; какие макросы стоит внедрить. Все это поможет ускорить работу и уменьшить количество ошибок при использовании большой матрицы.

Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.

Россия занялась технологичеcким суверенитетом, а значит, нас ожидает очередная прорывная индустриализация и работать с научно-техническими документами мы будем активнее. Востребованность специалистов в этой сфере очень высока, соответственно, и уровень зарплатных ожиданий специалистов технического документационного контроля намного выше, чем у специалистов по работе с управленческими документами. Ведь на кону сдача крупных инвестиционных проектов в срок и все созданное должно работать! В статье показаны 2 реестра учета как ключевые инструменты контроля за технической документацией (по которой будут строить и по которой должны вовремя поставляться материалы, оборудование). Автор делится передовой практикой западных и азиатских компаний, которая уже пустила корни в России.