Опыт ликвидации организации: что делать службе делопроизводства

Президент Российской Федерации подписал Указ «О совершенствовании государственного управления в сфере цифрового развития, связи и массовых коммуникаций» 20.11.2020 № 719, в котором было принято решение о ликвидации Федерального агентства связи и Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям. В тот момент руководила делопроизводственным подразделением в одном из этих госорганов. Ликвидация организации – это очень сложный процесс, в т.ч. для тех, кто работает с документами и архивом. В этой статье опишу свой опыт его прохождения.

С момента выхода Указа начались подготовительные работы, составление планов на период ликвидации. До выхода распоряжения Правительства Российской Федерации нужно было продумать конкретные действия, которые необходимо предпринять, чтобы ликвидация прошла успешно. Каждый отдел составил четкий план. Первоначальный план отдела делопроизводства включал следующие пункты:

1. Проведение подготовительной работы с представителями государственного архива Российской Федерации (далее – ГА РФ).
2. Составление описи дел временного срока хранения с 2016 по 2020 гг.
3. Переплетные работы документов постоянного срока хранения за 2016–2020 гг.
4. Подготовка актов на уничтожение документов за 2014–2015 гг. временного срока хранения.
5. Уничтожение дел за 2014–2015 гг. с истекшими сроками хранения.
6. Передача электронных носителей (мы называли его электронным архивом) Россвязи правопреемнику.
7. Передача бумажных документов правопреемнику и госархиву.

После выхода распоряжения Правительства Российской Федерации от 09.12.2020 № 3266-р «О проведении ликвидационных мероприятий по упразднению Роспечати и Россвязи» началась кропотливая работа, на которую отведено было 6 месяцев.

Шаг 1. Обратились в архив и к правопреемнику

Мы написали письма правопреемнику и в ГА РФ о приеме документов Россвязи в связи с упразднением с указанием количества дел, которые необходимо принять. В качестве основания в обоих письмах фигурировало распоряжение Правительства Российской Федерации. Кстати, обратите внимание: в документах наименование государства «Российская Федерация» не принято сокращать до «РФ» или «Россия».

Далее покажем примеры документов с изменением реальных фамилий, названий и цифр, зато из них вы сможете почерпнуть остальную полезную информацию: формулировки и логику оформления.

Шаг 2. Составление описей дел

Наше агентство являлось федеральным органом исполнительной власти, поэтому было источником комплектования ГА РФ. С нами работал куратор от государственного архива, который оказывал методическую помощь в организации работы нашего архива:

• помогал в составлении описей дел постоянного хранения, по личному составу и временного хранения открытого и закрытого делопроизводства;
• разъяснял пункты нормативных документов, связанных с архивным делом;
• участвовал в проведении экспертизы ценности документов;
• помогал в передаче дел на государственное хранение.

На государственное хранение были переданы документы с 2004 по 2016 гг., которые были упорядочены, а опись и справочно-поисковые системы утверждены на Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ.

На упорядочение документов с 2017 по 2020 гг. был заключен государственный контракт с ГА РФ, и к моменту завершения ликвидационных мероприятий документы были включены в план приема ГА РФ на 2022 год.

В результате:

• на государственное хранение мы готовили документы открытого и закрытого делопроизводства постоянного хранения, в том числе сайт агентства;
• документы по личному составу и документы временного хранения, завершенные и незавершенные делопроизводством за 2017–2021 гг., были приняты Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации как правопреемником упраздненного агентства.

Совет: не запускайте работу в архиве предприятия, каждый год внимательно обрабатывайте документы, каждые 5 лет проводите экспертизу ценности и уничтожайте документы с истекшими сроками хранения.

Пока все сотрудники в строю (на это было определено 3 месяца), закипела работа по составлению описи дел временного срока хранения с 2016 по 2020 гг. Была направлена докладная записка (Пример 2) по структурным подразделениям для подсчета сформированных дел, чтобы понимать объемы работы. В конце января – начале февраля 2021 г. дела были подсчитаны и составлена опись дел временного срока хранения с 2016 по 2020 гг.  

Следует отметить, что и основная работа продолжалась. Регистрация документации за 2021 г. шла полным ходом, т.к. правопреемнику необходимо было сдать всю документацию и временного, и постоянного срока хранения с 2016 по 2020 гг. плюс то, что накопилось в Россвязи до окончания процесса ликвидации, т.е по июнь 2021 г.

Шаг 3. Проведение переплетных работ

Для проведения переплетных работ необходимо привлекать профессионалов, соответственно в ликвидационную смету следует заложить денежные средства для этого.

Так как мы являлись источником комплектования государственного архива, то за данной услугой в первую очередь обратились к ним и расценки на рынке даже не мониторили. Текущие расценки ГА РФ выложены на его сайте https://statearchive.ru (см. Рисунок 1): чтобы найти их, на главной странице в верхнем меню выберите «Деятельность архива», в открывшемся списке – «Прейскурант платных услуг». Сейчас на сайте вывешен прейскурант, утвержденный в декабре 2021 года. Его фрагменты показаны в Примере 3, чтобы дать вам ориентир по ценам и составу выполняемых работ. Конечно, перед тем как заключить договор на обработку своего архива, прейскурант надо тщательно изучить целиком. Это в т.ч. поможет правильно составить  техническое задание (прояснив, что уже сделано, что еще будете делать своими силами, а что с привлечением сторонних специалистов за деньги).

Шаг 4. Подготовка актов на уничтожение документов

В связи с тем, что сотрудники Россвязи очень добросовестно выполняли свои обязанности в процессе всех лет работы, подготовка актов на уничтожение документов за 2014–2015 гг. временного срока хранения заняла меньше 2 недель.

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно, процесс подготовки дел к уничтожению занимает время. Сначала необходимо провести экспертизу ценности (ЭЦ). В процессе экспертизы срок хранения, конечно, определяющий, но не единственный критерий отбора. При проведении ЭЦ были выделены документы с истекшим сроком хранения, которые могут пригодиться в дальнейшей работе. Экспертная комиссия (ЭК) состояла:

• из представителей всех структурных подразделений и
• представителя государственного архива.

ЭК провела серьезную работу. Проработали номенклатуры дел за 2014–2015 гг., провели совещания по вопросам продления сроков хранения и приняли решение о выделении дел к уничтожению.

Совет: собрать сразу в 1 день все бумаги нет возможности, поэтому:

• составьте график приема дел по структурным подразделениям (Пример 4);
• определите место сбора;
• распорядитесь, в каком виде необходимо сдать документы (вытащить документы из папок, убрать скрепки, перевязать шпагатом и т.д.).

Шаг 5. Уничтожение дел

Решение, каким способом уничтожать дела с истекшими сроками хранения, принимает ликвидационная комиссия. Аргументацию готовит начальник отдела делопроизводства. После обсуждения было принято решение уничтожать документы с помощью промышленного шредера. Для этого необходимо было найти компанию, которая профессионально занимается уничтожением бумаг, договориться обо всех тонкостях (дата, время, цена вопроса), заключить договор и уничтожить документы.

Совет: договор составляйте так, чтобы уничтожение документов было на вашей территории, так вы сможете все проконтролировать. Да и при большом объеме уничтожаемых документов легче привезти шредер, чем отвезти несколько грузовиков документов.

Шаг 6. Передача электронных носителей

Электронные носители документов у нас появлялись ежегодно, после каждой обработки архивных документов, начиная с 2012 г. Хранили их у системных администраторов, по мере выделения денежных средств пополняли базу данных, которая впоследствии должна была стать «Электронным архивом Россвязи». Поскольку полноценный «Электронный архив» не был создан, правопреемнику передали электронные носители по акту приема-передачи (Пример 5).

Шаг 7. Передача бумажных документов

Все обработанные дела по 2020 год включительно (в т.ч. не подлежащие передаче в ГА РФ) были систематизированы, упакованы в короба, зашифрованы архивными шифрами, оформлены описи на каждый год хранения, и составлены акты приема-передачи дел:

• один на передачу в ГА РФ (Пример 6),
• другой – правопреемнику (по аналогичной форме).

На этапе составления описей дел (шаг 2) мы уже определились, кому какие документы будем передавать.

Правда, в первоначальном плане не были упомянуты документы 2021 года. А по факту их получилось достаточно. Мы обрабатывали их в обычном порядке, ориентируясь на номенклатуру дел, в самом конце работы собрали дела из всех подразделений в один большой шкаф, опись на них не составляли и в середине года по списку передали правопреемнику.

Таким образом:

• в госархив передали документы постоянного срока хранения за 2004–2016 гг. (более ранние уже там были, а более поздние отдали правопреемнику);
• правопреемнику передали:
  • документы постоянного срока хранения за 2017–2021 гг., потому что ГА РФ принимает документы только после прохождения ими его Экспертно-проверочной комиссии. У правопреемника они осели временно – до прохождения этой комиссии. Вторая причина – документы последних лет еще могли пригодиться в оперативной работе;
  • документы по личному составу и временного хранения, завершенные и незавершенные делопроизводством за 2017–2021 гг.

29 июня 2021 года акты приема-передачи были подписаны, дела приняты. На этом наша эпопея завершилась.