Показываем на примерах, как можно находить и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность из определенной сферы деятельности с конкретным профстандартом. Показываем список действующих профстандартов для административно-офисного персонала. Как можно воспользоваться сформулированными в профстандарте требованиями к образованию и опыту работы, к составу трудовых действий и необходимым знаниям и умениям: при описании вакансии, проведении аттестации, распределении обязанностей между сотрудниками своего подразделения (избавление от дубляжа, обнаружение «бесхозного» функционала), составлении должностных инструкций.

Елена Игнатьева

лауреат Национальной премии в области протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России 2020–2022», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА

Требования какого профстандарта или ЕКС надо применять к специалисту службы ДОУ?

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2023

Права и обязанности

В каких случаях организациям надо руководствоваться профстандартами, квалификационными справочниками. Какие требования по составу должностных обязанностей и уровню образования предъявляют все эти нормативные документы к специалисту службы ДОУ, делопроизводителю, документоведу. Почему должности в штатном расписании могут быть названы неправильно, и на что тогда ориентироваться. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

Елена Игнатьева

Закон о русском языке: что изменилось?

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2023

Права и обязанности

Последние изменения в законе «О государственном языке Российской Федерации» преподносятся как установленный запрет иностранных заимствований в официальных документах, розничной торговле и др. Давайте разбираться, что и в каких сферах запретили. На какие словари можно ориентироваться и чего ждать дальше.

Алексей Каблучков

юрисконсульт ООО «Торговый Дом Авто Ресурс», канд. юрид. наук

Что такое машиночитаемые доверенности, или Как подписывать электронные документы с 1 сентября 2023 г.

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2023

Информационные технологии

Какие квалифицированные электронные подписи останутся в работе после 01.09.2023. Кому потребуются машиночитаемые доверенности (МЧД) от работодателя. Как с их помощью подписывать и пересылать электронные подлинники документов уже сейчас и после 01.09.2023, когда полноценно заработает единое блокчейн-хранилище таких доверенностей (оно позволит проверять действительность МЧД). Какое разнообразие требований существует к формату МЧД и кодам предоставленных полномочий... и как «выкручиваться» в этой ситуации. Чему надо успеть научить свою СЭД, чтобы после 01.09.2023 продолжить в ней полноценно работать с электронными подлинниками.

Владимир Андреев

президент компании «ДоксВижн», член рабочей группы по развитию ПО для обработки документов при Экспертном совете Минкомсвязи России по развитию отрасли информационных технологий

Как отражать переходящие дела в номенклатуре дел

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2023

Современное делопроизводство

Мы показываем, как в номенклатуре дел надо описывать переходящие дела (в т.ч. личные дела, а также дела, формируемые на протяжении учебного года, который захватывает 2 календарных года): в графе «примечание», как в заголовке дела можно отражать годы. По какой логике включать переходящие дела в соответствующие графы итоговой записи к номенклатуре дел после завершения года (кстати, они не всегда оказываются в графе «переходящие»). Как заносить переходящие дела в описи дел при сдаче в архив. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

«Библиотека знаний»: как создать и использовать

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2023

Информационные технологии

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Из статьи вы узнаете, какие задачи способна решить «библиотека знаний», какую обучающую информацию и в какой форме лучше включать (по видам документов и способам представления информации), где это формировать. В этой 1-й части статьи рассказываем о стандартах, памятках, чек-листах, регламентах и инструкциях (а во 2-й части статьи в следующем номере журнала будут шаблоны документов, презентаций, действий, скрипты разговоров, видеоролики и др.).

Анна Сосновая

основатель бизнес-школы ассистентов и помощников «АС», сертифицированный эксперт в области менеджмента знаний, преподаватель ВШЭ, РАНХиГС

Кого временно лишили права голоса

Делопроизводство и архив

№ 03 / 2023

Права и обязанности

Указ Президента РФ от 17.01.2023 № 16 лишил права голоса представителей недружественных стран в органах управления отечественными организациями. Поясняем, каких органов управления в каких организациях это касается. Кого могут лишить права голоса и на какой период, какие есть исключения. Как это может быть реализовано. Какие страны признаны недружественными. О целях данного «мероприятия» высказался глава РСПП Александр Шохин.

Сергей Россол

корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2023

Архивное дело

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Объясняем, что такое «региональный контроль», как подготовиться к возможным внешним документальным проверкам (и как в этом поможет новое Руководство – фактически оно по пунктам перечисляет, какие требования из каких нормативных документов будут проверяться).

Вера Иритикова

Регистрация документов

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2023

Современное делопроизводство

Какими бывают регистрационные номера по назначению и структуре (речь идет про индекс автора и входящий номер, присваиваемый получателем). Как их оформлять на самих документах. Какие сведения фиксировать в журналах регистрации для входящих, исходящих и внутренних документов. Какие сроки регистрации надо соблюдать (считаем от даты поступления документа в организацию). Какие документы подлежат регистрации, а какие нет. Как применение СЭД влияет на процесс регистрации. Некоторые из описанных в статье правил касаются исключительно госорганов и госорганизаций. Остальные их соблюдать не обязаны, но могут следовать этой продуманной технологии работы.

Светлана Глотова

к.и.н., доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ

Электронные документы: как учитывать в номенклатуре дел, при передаче в архив и в актах на уничтожение

Делопроизводство и архив

№ 03 / 2023

Современное делопроизводство

Какими бывают электронные документы. Как их отразить в номенклатуре дел и потом в ее итоговой записи по завершении года (показываем разные варианты). Как оформить опись электронных дел на их передачу из подразделений в архив организации. Как составить к ней реестры с описанием содержимого каждого передаваемого электронного дела. Почему в архив поступает мало электронных документов и копий. Как оформить передачу электронных копий в качестве фонда пользования в дополнение к бумажным оригиналам. Как составить акт о выделении к уничтожению электронных дел. На какую нормативную базу можно опереться. В чем заключаются «шероховатости» зафиксированной в ней теории. И как их преодолевать на практике.

Валентина Янковая

канд. ист. наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Делопроизводство и архив

№ 05 / 2022

Оформление документов

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Лариса Доронина

к.э.н., доцент кафедры Государственного управления и кадровой политики МГГУ при Правительстве Москвы

Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить

Делопроизводство и архив

№ 10 / 2022

Оформление документов

Счет-договор и счет-оферта позволяют соблюсти золотую середину между необходимостью согласовать существенные условия сделки и компактностью, простотой, скоростью оформления документа. Объясняем, в каких ситуациях их лучше использовать, каковы риски. Приводим образцы оформления счета-договора на поставку товара и счета-оферты на оказание услуг.

Сергей Слесарев

частнопрактикующий юрист, эксперт Экспертного центра «Общественная Дума»

Правила оформления даты в документах

Делопроизводство и архив

№ 02 / 2022

Оформление документов

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.

Лариса Доронина

к.э.н., доцент кафедры Государственного управления и кадровой политики МГГУ при Правительстве Москвы

Как оформить гарантийное письмо

Делопроизводство и архив

№ 11 / 2022

Оформление документов

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Сергей Россол

корпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Делопроизводство и архив

№ 05 / 2022

Современное делопроизводство

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Елена Юсипова

начальник аппарата генерального директора АО «НТЦ Промтехаэро»

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Делопроизводство и архив

№ 06 / 2022

Оформление документов

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Лариса Доронина

к.э.н., доцент кафедры Государственного управления и кадровой политики МГГУ при Правительстве Москвы

Как загрузить документы в СЭД

Делопроизводство и архив

№ 07 / 2021

Современное делопроизводство

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Лариса Иванова

ведущий эксперт по документообороту отдела разработки программ документооборота фирмы «1С»

Руслан Кудабаев

руководитель направления 1С отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании СофтЭксперт

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Делопроизводство и архив

№ 05 / 2021

Права и обязанности

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Елена Игнатьева

член НАСПЭ, консультант по этикету, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель «Smart and Talented»

Отметка о приложении в сопроводительном письме

Делопроизводство и архив

№ 04 / 2022

Оформление документов

Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.

Лариса Доронина

к.э.н., доцент кафедры Государственного управления и кадровой политики МГГУ при Правительстве Москвы

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Делопроизводство и архив

№ 12 / 2022

Информационные технологии

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.

Елена Скрипко

руководитель научно-методического центра и направления образовательных программ ООО «ДокМенеджмент Консалт», член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International

Софья Ульянцева

к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ

ГЛАВНЫЙ РЕДАКТОР

Наталия Лобанова

главный редактор журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

Конструктор документов

Ответы на вопросы

Развитие

Уважение – ключик, который открывает солидные двери

Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Рубрика: Формула успеха

Новости

Ответы на вопросы

Выбери вариант доступа

Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту

Архив статей