Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

После проведения экспертизы ценности документов архивист должен принять в архив дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу. Подскажем, как лучше организовать и провести этот процесс. Когда это надо делать. Как составить график приема-передачи дел разными подразделениями в архив организации, как его утвердить (показываем возможные варианты). Образец описи дел структурного подразделения на передачу их в архив сопровождаем подробными комментариями по ее составлению. Как на основе итоговой записи номенклатуры дел рассчитать количество ожидаемых к поступлению в архив дел, как рассчитать необходимое место на стеллажах (к математическому примеру добавляем важную оговорку, т.к. чистая математика здесь не спасет). Как выбрать стеллажи. Документы со сроком хранения до 10 лет включительно не включаются в архивный фонд, но в исключительных случаях могут быть переданы в архив на депозитарное хранение – показываем пример акта для этого.

Многие организации хранят свои документы в одном помещении, куда год за годом стихийно переносят коробки и папки, а то и просто пачки файлов, которые уже не помещаются в кабинетах. Порядка в таких помещениях нет. Рано или поздно кому-то предстоит разобрать эти завалы и начать движение к системе архивного хранения документов компании. Автор статьи неоднократно справлялась с этой задачей на практике и делится своей оптимальной методикой: порядок действий, ценные тонкости, таблица для систематизации.

Дела перед сдачей в архив необходимо подшить в специальные обложки или переплести в картон (этого требуют архивные Правила 2023 года). Но данная технология отличается от оформления и заверения сшива документов – объясняем, какие дела надо готовить для хранения именно таким образом и на основании каких нормативных актов. А главное – почему не надо создавать гибрид этих технологий! Поводом для разбирательств стал вопрос подписчика.

Мы разобрались в сложном вопросе, потому что в действующих архивных Правилах 2023 года не дана четкая технология действий. Поэтому на практике поступают по-разному. Мы описали все эти варианты и пояснили, от чего зависит выбор каждого их них, какие + и – надо учитывать. Если обнаружены документы, которые составляют отдельные дела или тома дел за тот период, за который документы уже сданы в архив, то можно действовать по-разному: внести изменения рукописно в первоначальный вариант описи дел, оформить отдельный документ – дополнение к описи дел или дополнительную опись, можно даже полностью переработать опись. Объясняем, в каком порядке действовать; как составить акт об обнаружении неучтенных документов или дел; как нумеровать новые единицы хранения; оформлять лист-заверитель этих дел; как корректировать итоговую запись к годовому разделу описи дел; надо ли подписывать, согласовывать и утверждать эти изменения.

В этом номере журнала рассказываем, как действовать, если дело уже сформировано, прошито, включено в уже утвержденную опись дел и передано в архив, а после этого в подразделении обнаружились документы, которые должны были быть подшиты в это дело. Объясняем, как вшить или вклеить новые листы в ранее обработанное дело, перенумеровать все листы, оформить новый лист-заверитель, что исправить на обложке дела, как отразить изменения в описи дел.

Показываем, как можно оформить титульный лист и предисловие к годовому разделу описи дел. Могут ли быть описаны документы разных лет в одном годовом разделе. Как отразить изменение наименования организации. Кто может составлять опись дел, кто ее должен согласовать и утвердить. Какие требования содержат Правила 2023 года, что они не конкретизируют, как в результате делают эту работу на практике. Какие элементы справочного аппарата к описи дел стоит составлять к каждому годовому разделу, а какие только после завершения описи (кроме титульного листа и предисловия могут потребоваться перечень переименований и изменения подведомственности, оглавление, список сокращений, указатели). Когда опись дел можно завершить.

Продолжаем подробный разговор об оформлении описи дел – показываем все на примере описи дел по личному составу. В этом номере журнала разбираем правила оформления табличной части, где описываются все единицы хранения (дела / тома), подлежащие передаче в архив: как заполнить каждую графу описи дел и как эти сведения соотносятся с зафиксированными на обложке дела и в листе-заверителе; тонкости уточнения в описи заголовка дела (впервые сформулированного в номенклатуре дел); когда срок хранения дела не получится просто перенести из номенклатуры дел в опись; что фиксируется в примечании. Как заполнить итоговую запись к описи. Кто в каком порядке подписывает, согласовывает и утверждает опись.

Что сейчас тормозит прием-передачу электронных документов в архивные учреждения. Какая нормативная база уже есть и что ожидаем в ближайшем будущем. Как развивается работа на специальной государственной платформе «Центр хранения электронных документов» – какой прорыв в технологических решениях нас ожидает до конца 2030 года.

Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации. Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.

Начинаем подробный разговор об оформлении описи дел – показывать будем на примере описи дел по личному составу, дадим оптимальный алгоритм действий и предупредим о тонкостях в сложных ситуациях. В этом номере журнала разбираем следующие вопросы: по какой форме составлять данный документ? когда стоит указывать сокращенное наименование организации? какие наименования организации указать в верхнем левом углу и в грифе утверждения, если название в описываемый период отличается от текущего? а что делать, если оно изменилось в течение описываемого периода? кто и какие номера фонда и описи указывает на этом документе, какие буквенные индексы при этом обычно используют? и др.