Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Начинаем подробный разговор об оформлении описи дел – показывать будем на примере описи дел по личному составу, дадим оптимальный алгоритм действий и предупредим о тонкостях в сложных ситуациях. В этом номере журнала разбираем следующие вопросы: по какой форме составлять данный документ? когда стоит указывать сокращенное наименование организации? какие наименования организации указать в верхнем левом углу и в грифе утверждения, если название в описываемый период отличается от текущего? а что делать, если оно изменилось в течение описываемого периода? кто и какие номера фонда и описи указывает на этом документе, какие буквенные индексы при этом обычно используют? и др.

В каких описях следует отражать такие электронные документы, как тексты выступлений руководства на мероприятиях, презентации для докладов на совещаниях в формате Power Point, фотографии, видеозаписи заседаний и мини-фильмы об истории организации. В архивных Правилах 2023 г. существенно изменили форму описи электронных документов (по сравнению с фигурировавшей в предыдущих Правилах 2015 г.). Показываем на примере, как ее надо заполнять данными аудиовизуальных документов. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

В предыдущих Правилах работы архивов организаций 2015 года не было методики расчета загруженности архивохранилища. В Правилах 2023 года появился принцип расчета площади архивохранилищ. Мы сделали расчет для одной и той же ситуации по старому алгоритму (при котором практики отталкивались только от фактических данных) и по новому (который базируется на плановом показателе), чтобы вы почувствовали разницу и смогли выбрать свой способ расчета загруженности архивохранилища. Он понадобится не только для представления отчетности в конце года в архивное учреждение (необходимо для источников комплектования), но и для разговора с собственным руководством, когда назревает дефицит свободной площади.

Показываем, какие номера возникают у дела и его томов при заведении в структурном подразделении (это индекс по номенклатуре), потом на этапе описания в структурном подразделении, в архиве организации, после передачи в государственный или муниципальный архив. Как нумеровать дела внутри описей. Когда заполнять индекс на обложке дела и архивный шифр, включающий номер дела.

Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.

Какие требования к составу сведений на титульном листе описи дел предъявляют архивные Правила 2023 года? Кстати, образца его оформления там нет, его показываем мы, опираясь на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие дополнительные сведения стоит включить в титульный лист описи, чтобы облегчить поиск информации в архиве? Стоит ли оформлять его к каждому годовому разделу описи? Все предлагаемые варианты мы иллюстрируем примерами.

На примерах разбираем заполнение всех граф паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию: откуда брать данные, по какой логике что надо суммировать и где указывать. Показываем образец полностью заполненного паспорта архива.

Распространяется ли закон о персданных на архивные документы? Какие документы считаются архивными? Заметим, что ответы на эти вопросы пока не однозначны. Как тогда архиву защищать персональные данные при ответе на запросы граждан, в т.ч. из-за рубежа? На какую нормативную базу можно опереться? Данная статья стала результатом подготовки ответов на вопросы наших читателей, которым сложно работать при отсутствии ясной и логичной нормативной базы.

Нюансы заполнения паспорта архива организации, хранящего управленческую документацию, а также пример оформления пояснительной записки к нему.

Продолжаем тему учетных документов в архиве организации. Теперь расскажем о паспорте архива организации, хранящем управленческую документацию. Разбираться будем во всех подробностях, в т.ч. обговорим моменты, которые вы вряд ли найдете в методической литературе по его составлению. В этом номере читайте 1-ю часть статьи. Какие организации и когда обязаны составлять паспорт своего архива? На какую нормативную базу опираться? Как заполнить адресную часть и раздел «Общие сведения»? Как считается количество фондов? Что учитывать при расчете площади архивохранилища? Как вычислить его загруженность в %?