Журнал: Кадровая служба и управление персоналом предприятия

Опираясь на обширную судебную практику, рассказываем, какие документы вправе запросить сотрудник; каким образом лучше организовать работу по ответам на подобные запросы; как правильно рассчитать срок, в течение которого надо выдать запрошенные работником документы (на конкретном примере); когда можно отказать сотруднику в выдаче документов и как такой отказ лучше оформить; что делать, если в запрошенных документах содержатся персональные данные других работников. Даем удобные таблицы-шпаргалки с перечнем документов, на копии которых, по мнению судов и консультантов Роструда, работники претендовать не могут, а какие вправе запрашивать (с выделением спорных ситуаций); с реквизитами для оформления выписок из документов. В вашем распоряжении также образцы письменного отказа в выдаче работнику части копий запрошенных им документов, оформления выписки из приказа, а также формулировок для Инструкции по кадровому делопроизводству о выдаче работникам копий документов (выписок из них), связанных с работой.

Табель учета рабочего времени – обязательный документ для работодателя. Поэтому он довольно часто упоминается в судебной практике в делах, связанных с нарушением работниками трудовой дисциплины. Разбираем несколько практических ситуаций, в свете которых табель учета рабочего времени фигурирует в судебных спорах. В частности, как суд в целом оценивает табель учета рабочего времени в трудовых конфликтах, насколько доверяет сведениям из него в отсутствие других достоверных доказательств (например, при решении вопроса о невыплате зарплаты при неявке на работу, фактическом отсутствии на рабочем месте в течение рабочего времени, об оплате за работу в выходные дни и т. п.). Говорим и о том, каковы могут быть последствия расхождений данных из табеля со сведениями из системы контроля и учета рабочего времени, исходя из конкретных обстоятельств трудовых споров (при привлечении к дисциплинарной ответственности, сверхурочной работе и пр.).

Каким образом кодируется информация о рабочем времени в табеле, зачем нужны дополнительные коды, как их ввести. Как отразить вахтовый цикл и работу по суточным графикам, сверхурочные и ночные часы, труд в нерабочие праздничные, выходные и предпраздничные дни, отпуска, отгулы, сокращенное и неполное рабочее время, дополнительные выходные дни. Особенности отражения неявок на работу и периода приостановки действия трудового договора. Показываем образцы заполнения табеля.

Рассказываем, по какой форме вести табель учета рабочего времени и почему данные пропускной системы не могут им считаться. Что учесть при оформлении табеля в виде электронного документа. Кто должен вести табель, как зафиксировать такую обязанность в кадровых документах. Когда именно ставить отдельные коды, например «ПР» (прогул). Даем удобную таблицу-шпаргалку, из которой видно, на основании каких документов заполняется табель). Как вносятся изменения в уже сданный в бухгалтерию табель. Сколько его надо хранить. Приводим образцы допсоглашения к трудовому договору о поручении дополнительной работы по учету фактически отработанного времени, формулировок в инструкцию по кадровому делопроизводству о ведении табеля учета рабочего времени, а также оформления шапок для обычного и корректирующего табелей, составляемых по госкомстатовской унифицированной форме.

Номенклатура дел утверждается в конце года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Все структурные подразделения, в том числе отдел кадров, составляют свои номенклатуры, а потом на их основе оформляется сводная номенклатура по всей организации. В редакцию журнала пришло множество вопросов, касающихся составления и ведения этого документа, которые мы рассмотрели. Например, кто может не утверждать номенклатуру? Какую форму следует использовать? Какие заголовки дел и наименования разделов использовать? В какой последовательности располагать заголовки? Каков порядок их исправления? Как правильно индексировать дела? Можно ли предусмотреть резервные номера? Каким образом отражать сроки хранения в номенклатуре дел? Как ссылаться на статьи со сроками хранения документов и на другие нормативные акты, решения экспертной комиссии организации, установившие сроки хранения? Какие записи надо сделать в номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года?

Рассказываем о реквизитах приказов: какие из них изменились, а какие остались прежними. Показываем, как правильно размещать на документе товарный знак и другие изображения, какие шрифты, интервалы, абзацные отступы и нумерации страниц можно использовать, как составлять заголовок и текст приказа, как оформлять приложения, визы согласования, каков порядок подписания и регистрации приказа. Учитываем последние изменения в связи со вступлением в силу нового ГОСТа Р 7.0.97-2025 об оформлении организационно- распорядительных документов.

Для чего требуются справки с места работы. Что включить в справку в зависимости от цели получения и документов, которыми ее можно заменить на практике. Какие реквизиты предусмотреть. Какова ответственность за нарушение срока выдачи справки. Готовые образцы разных справок. В частности, о периоде работы в организации, условиях работы, датах отпуска, использовании дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом, стаже работы и зарплате.

Рассказываем, когда необходимо заявление для составления графика отпусков, по какой форме его составлять (даем традиционный и рекомендуемый формуляры), какие реквизиты и сведения в него необходимо включать, когда лучше оформить отметку о приложении, а когда перечислить основания в тексте, как регистрировать заявление и в какой срок его потребуется рассмотреть, когда работодатель не сможет отказать в просьбе работнику. Показываем разные варианты составления заявления о планировании ежегодного оплачиваемого отпуска (многодетного родителя, нового специалиста за 1 год работы, с разбивкой на части, не по графику и пр.).

Письменная речь содержит помимо букв и другие знаки: арабские и римские цифры, орфографические небуквенные знаки, а также знаки препинания. Предлагаем вспомнить простые в исполнении знаки, очень схожие между собой, научиться не путать их и использовать правильно. Заодно повторим некоторые тонкости правил русского языка, в том числе не относящиеся к общеизвестным. Например, когда используется дефис, а не тире, как образуются наращения в числительных, записанных цифрами, как формируются наращения у нескольких идущих подряд числительных, как используются знаки в обозначении дат и времени, в каких случаях между числительными ставится тире, а не дефис, когда уместно в тексте документа поставить слеш (косую черту), когда ставятся пробелы в перечисленных знаках. Статья будет полезна всем кадровым специалистам, работающим с документами и стремящимся быть грамотными.

Выясняем сроки хранения приказов по личному составу: на отпуск (по беременности и родам, допотпуск за ненормированный рабочий день, бракосочетание, смерть родственника, дополнительный социальный отпуск по коллективному договору и пр.), на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови и за работу в районах Крайнего Севера. Дело в том, что в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, многие приказы не указаны. Как определять сроки хранения таких документов? Опираемся на действующие нормативные правовые акты, а также на проект нового варианта типового Перечня хранения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.