В конце года кадровые специалисты не только занимаются организацией новогодних корпоративов, но и следят за тем, все ли обязанности выполнил работодатель, в частности утвердил ли график отпусков, номенклатуру дел, издал ли приказ о работе в выходные и нерабочие новогодние праздничные дни, оформил ли план работы и приказ по воинскому учету, проанализировал и подготовил ли кадровые документы к архивному хранению либо уничтожению. Читайте, что должна сделать кадровая служба до конца декабря, со ссылками на полезные материалы, опубликованные в нашем журнале, благодаря которым вы узнаете об ошибках работодателей, получите необходимые рекомендации и образцы юридически выверенных документов.
1. Составить и утвердить график отпусков на 2026 год
Разработать и утвердить график отпусков нужно всем работодателям (кроме микропредприятий) не позднее чем за две недели до нового года. В 2025 году утвердить график отпусков на 2026 год необходимо до 17.12.2025. В статье «ТОП-8 ответов на вопросы о составлении графика отпусков» в № 12’ 2024 на стр. 11 читайте, какую форму графика выбрать, в какой последовательности целесообразно указывать работников (в алфавитном порядке, по подразделениям, по дате начала отпуска), как указывать время отпуска (конкретную дату или только месяц), как учитывать пожелания работников, как делить отпуск на части и отражать это в графике, как отражать в графике отпусков совместителей (и новых работников), а также отгулы.
Из статьи «Пять ответов на вопросы по графику отпусков» в № 11’ 2023 на стр. 11 узнаете, надо ли включать в график на будущий год отпуска, перенесенные с текущего года, обязан ли работодатель перед составлением графика сообщать работникам-льготникам об их праве выбрать удобное время отдыха, как планировать отпуска декретниц и находящихся в отпусках по уходу за ребенком, нужно ли включать их в график отпусков, а также можно ли в графике запланировать работнику отпуск, который выходит за пределы его рабочего, но не календарного года.
Об особенностях составления графика отпусков также читайте в статьях «Минтруд и Роструд о графике отпусков» в № 11’ 2021 на стр. 11 и «О чем нужно помнить при составлении графика отпусков» в № 12’ 2014 на стр. 52, «График отпусков по правилам» в № 12’ 2013 на стр. 20.
2. Разработать и утвердить план работы и приказ по воинскому учету на 2026 год
Приказ об организации воинского учета и план работы по осуществлению воинского учета на следующий год необходимо утверждать и согласовывать в военном комиссариате до конца текущего года. О том, кто обязан вести воинский учет, каковы штрафы за нарушения, в какой военкомат обратиться и какие документы оформить (с проектами приказа об организации воинского учета, плана работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе, и сопроводительным письмом), подробно рассказали в статье «Как начать вести воинский учет» в № 9’ 2025 на стр. 20.
В статье «Ставим работников на воинский учет» в № 10’ 2025 на стр. 21 рассказываем, всех ли мужчин и женщин каких профессий надо ставить на воинский учет. Приводим образец заявления гражданина, не имеющего регистрации, о постановке на воинский учет. А в статье «Работник не встал на воинский учет» в № 11’ 2025 на стр. 22 говорим, как поставить уклониста на воинский учет и можно ли не принимать его на работу.
В статье «Организация воинского учета в вопросах и ответах» в № 4’ 2025 на стр. 40 читайте, когда вновь организованной компании надо вставать на учет, какие документы должны быть в организации кроме приказа и плана работы, как назначить ответственное за воинский учет лицо, какие сведения и когда надо передавать в военкомат. Также вам могут быть полезны статьи «Сверка и отчетность в военкомат» в № 6’ 2022 на стр. 63, «Учет военнообязанных: новые требования и ответственность» в № 4’ 2022 на стр.44, «Воинский учет: типичные ошибки работодателей» в № 11’ 2016 на стр. 22, «Проверка военкоматом: готовим документы» в № 4’ 2014 на стр. 11
3. Составить и утвердить номенклатуру дел на 2026 год
До конца года следует составить номенклатуру дел на следующий календарный год. Утвержденная в конце 2025 года номенклатура в действие вводится с 01.01.2026. В организации, как правило, утверждают сводную номенклатуру дел и номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатуре дел кадровой службы придается важное значение. Ведь обеспечить должное хранение документов по личному составу обязана любая организация независимо от формы собственности, причем сроки хранения многих документов из-за их особого значения довольно продолжительны (50/75 лет). Об особенностях составления номенклатуры дел кадровой службы и сроков хранения кадровых документов см. в статьях «Как составить номенклатуру дел кадровой службы» в № 12’ 2024 на стр. 43, «Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров» в № 12’ 2015 на стр. 41, «Отражаем электронный кадровый документооборот в номенклатуре дел» в № 3’ 2022 на стр. 43, «Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.» в № 8’ 2020 на стр. 46, «Новые сроки хранения кадровых документов: инструкция по применению» в № 6’ 2020 на стр. 29, «Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов» в № 5’ 2020 на стр. 53, «Год издания и срок хранения документов по личному составу» в № 7’ 2022 на стр. 31, «Документы с персональными данными в архиве» в № 7’ 2017 на стр. 67
4. Проверить документы на предмет сроков хранения и подготовить для сдачи в архив или уничтожения те, у которых закончился срок хранения
Большинство кадровых документов имеет длительный срок хранения, ведь от их наличия зависят пенсионные права работников, поэтому к их хранению работодателям следует подойти предельно аккуратно. Конкретные документы и сроки их хранения указаны в номенклатуре дел (см. пункт 3). Найти все документы можно и в описи дел по личному составу. При их наличии отобрать для архива документы за предыдущий год, а также проверить документы из архива на предмет истечения сроков хранения будет просто. О порядке проведения экспертизы ценности документов, выборе документов на уничтожение и правилах их уничтожения (с учетом требований норм уничтожения документов с персональными данными), составлении акта и описи дел по личному составу мы написали в следующих статьях: «Правила уничтожения персональных данных» в № 4’ 2024 на стр. 53, «Акт о выделении документов к уничтожению» в № 7’ 2023 на стр. 29, «Как закон о защите персданных распространяется на архивные документы» в № 9’ 2024 на стр. 57, «Если кадровые документы в архиве не обнаружены…» в № 10’ 2020 на стр. 50, «Формируем, храним и уничтожаем локальные нормативные акты» в № 9’ 2021 на стр. 30, «Архив по личному составу с нуля» в № 3’ 2017 на стр. 42, «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» в № 1’ 2017 на стр. 15, «Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров» в № 12’ 2016 на стр. 40, «Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать» в № 11’ 2016 на стр. 42, «Описи дел по личному составу» в № 1’ 2016 на стр. 32, «Уничтожение кадровых документов» в № 12’ 2015 на стр. 48
5. Составить приказ о работе в выходные и нерабочие праздничные дни в конце 2025 года – начале 2026 года
6. Провести кадровый аудит
Раз в год работодателю рекомендуется проводить кадровый аудит, который поможет обнаружить допущенные ошибки и снизит риски их появления в будущем. А когда этим заняться, если не в конце года (хотя сделать это можно и в любые другие сроки, но желательно осуществлять на регулярной основе). Законодательство не устанавливает обязательности проведения, порядка, периодичности или сроков кадрового аудита, поэтому работодатель может сам регламентировать эти вопросы. Он может составить приказ о проведении кадрового аудита в целом по организации или только по какому-то отделу. А итоги аудита – оформить отчетом. В рамках аудита следует проверить:
- наличие обязательных локальных нормативных актов (ЛНА), их соответствие требованиям действующего трудового законодательства, а также подписи сотрудников об ознакомлении с ними. Необходимо актуализировать старые ЛНА. Если же какие-то ЛНА отсутствуют (например, положения об оплате труда или защите персональных данных), следует в кратчайшие сроки их разработать и утвердить, а также актуализировать ЛНА;
- трудовые договоры работников и дополнительные соглашения к ним: правильно ли они оформлены, все ли подписаны обеими сторонами, содержится ли в них подпись о получении экземпляра работником. Если есть срочные трудовые договоры, то нужно проверить, когда они истекают, чтобы не пропустить момент их окончания и заблаговременно предупредить об их прекращении временных сотрудников;
- трудовые книжки (и вкладыши в них): посмотреть, внесены ли в них записи о приеме на работу, переводах, награждениях и др. (например, о переименовании организации), нет ли лишних записей, внесены ли сведения на титульный лист трудовой книжки. При обнаружении ошибок следует признать такие записи недействительными и внести верные;
- кадровые документы и документы по охране труда (приказы по личному составу, инструкции, графики, штатные расписания и пр.). Проверить наличие обязательных, а также их оформление, подписи работников об ознакомлении с ними, соблюдение правил работы с персональными данными и т. д.;
- утвержденные формы кадровых документов (есть ли необходимость внести в них изменения, добавить новые и пр.).
Подробнее о том, что и как проверять во время кадрового аудита, как внести изменения в ЛНА, трудовые книжки, какие требования к обработке и хранению персональных данных существуют, мы писали в статьях «Аудит работы с персональными данными» в № 7’ 2021 на стр. 41, «Аудит трудовых книжек: титульный лист и сведения о работе» в № 2’ 2014 на стр. 28, «Аудит трудовых книжек: общие вопросы» в № 1’ 2014 на стр. 49, «Корректируем записи в трудовых книжках и сведениях о трудовой деятельности» в № 5’ 2025 на стр. 61, «Топ-5 условий ЛНА (трудового договора), которые могут быть признаны незаконными» в № 10’ 2025 на стр. 11, «ТОП-6 изменений, которые срочно нужно учесть при актуализации ЛНА» в № 2’ 2025 на стр. 22, «Семь изменений 2023 года, которые требуют корректировки ЛНА» в № 1’ 2024 на стр. 27, «Какие изменения нужно срочно внести в ЛНА» в № 8’ 2021 на стр. 11, «Как внести изменения в ЛНА» в № 2’ 2021 на стр. 43, «Когда срочный трудовой договор станет действовать неопределенный срок» в № 11’ 2024 на стр. 38, «Судебная практика о дате увольнения в срочном трудовом договоре» в № 3’ 2017 на стр. 53, «Что Роскомнадзор проверит в первую очередь и за что накажет» в № 3’ 2025 на стр. 31, «9 согласий на обработку персональных данных» в № 6’ 2023 на стр. 23, «Топ-10 обязанностей операторов персональных данных» в № 10’ 2025 на стр. 72. Также можно руководствоваться формами проверочных листов, утвержденных приказом Роструда от 01.02.2022 № 20. Обратите внимание: с 04.11.2025 в часть проверочных листов внесли поправки. Подробнее читайте в новости «Некоторые чек-листы изменились» в № 12’ 2025 на стр. 9
7. Утвердить производственный календарь на 2026 год и довести его до сведения работников
Принимать собственный производственный календарь работодатель не обязан, но, как показывает практика, делать это целесообразно, а также доводить его до сведения всех работников под личную подпись. Так сотрудники будут в курсе, какие дни являются нерабочими праздничными и когда продолжительность рабочего дня сокращена на час.
В статье «Нужно ли утверждать свой производственный календарь работодателю» в № 1’ 2020 на стр. 66 рассказали, что представляет собой производственный календарь и что в нем отражается, привели образцы приказов об утверждении производственного календаря, о доведении до сотрудников информации о работе в связи с нерабочими праздничными днями и шапки утвержденного документа. См. также «Производственный календарь на 2026 год» в № 12’ 2025 на стр. 83
8. Проверить, попала ли организация в план проверок госорганов в 2026 году
И, кстати, все перечисленные статьи есть на сайте журнала в навигаторе тем – см. «Успеть до конца года».
